Monte o trabalho que sempre volta.

É isso que é um fluxo de trabalho: uma receita com nome, feita de etapas, cada uma um agente seu fazendo um único serviço e entregando o que fez à seguinte. Primeiro o pesquisador reúne, depois quem escreve redige, depois o editor confere, depois aquilo cai no seu cofre. Aquilo se lê como uma receita — primeiro isto, depois aquilo —, e não como um fluxograma. Não há setas para desenhar e não há lógica para ligar.

O guia de agentes é sobre contratar os especialistas. Este é sobre dar a eles um serviço comum que se repete — para o resumo de segunda, a caixa de entrada separada e o preparo das reuniões simplesmente acontecerem.

Você monta um fluxo de trabalho descrevendo. Diga qual é o serviço, mais ou menos quem faz o quê e quando ele deve rodar, e o 1Presence molda aquilo em etapas com nome — cada uma com o agente dela, o briefing dela e um resumo de uma linha — e te mostra a fileira. O construtor é onde você então vê essas etapas dispostas da esquerda para a direita, arrasta uma para outra ordem, acrescenta ou remove uma, troca o agente de uma etapa e define o horário.

Os próprios agentes — a voz deles, as habilidades deles, o que eles têm permissão de alcançar — você também molda conversando com o 1Presence, e não preenchendo formulários (isso é o guia de agentes). Descrever monta a receita; o construtor é onde você rearruma as peças.

Uma etapa é a unidade de trabalho: um agente, um serviço. Abra qualquer etapa e você encontra um punhado de coisas simples.

• O agente. Qual especialista roda esta etapa.
• O papel dela. Poucas palavras — reunir as entradas, escrever o resumo, conferir os fatos.
• Um resumo de uma linha. A frase no cartão da etapa — escreve os resumos da semana que vem a partir do apanhado de pesquisa e sinaliza qualquer coisa que ainda não dê para redigir. Escrita quando a etapa é montada e atualizada sempre que o briefing muda, então a fileira de cartões sempre descreve o que roda.
• Uma instrução. O briefing específico da etapa — do jeito que você diria a alguém para que serve este passo.
• Habilidades em jogo. As habilidades do próprio agente vêm junto. Uma etapa pode acrescentar as que o agente normalmente não carrega, só para este passo.
• Passa adiante. Diga o que esta etapa entrega — um arquivo como findings.md, um resultado curto — para a etapa seguinte poder pegar.

As partes escritas — o briefing, o resumo — são mudadas pedindo. Toda etapa carrega um botão escuro Editar a etapa com a marca do próprio Presence, o que quer dizer que o Presence escreve isto. Aperte e abre uma conversa que te cumprimenta com a própria etapa e já segura o briefing atual dela; diga o que deve mudar, e briefing e resumo voltam reescritos juntos. O guia É só pedir explica por que a maquinaria é editada assim.

Passagens de bastão: como uma etapa alimenta a seguinte

Quando uma etapa termina, o que ela produziu — os arquivos que escreveu, as coisas de que lembrou, qualquer coisa que ela passe adiante — vira o material de partida da etapa seguinte. Quem escreve abre a vez dele já segurando o que o pesquisador achou. Você nunca liga a conexão na mão; terminar a etapa é a passagem de bastão.

Rodando etapas lado a lado

As etapas normalmente rodam uma depois da outra. Mas quando duas não dependem uma da outra — varrer o seu e-mail e varrer a sua agenda, digamos —, marque para rodarem em paralelo no mesmo passo e elas vão de uma vez. A etapa depois delas espera as duas terminarem antes de começar.

Um fluxo de trabalho pode rodar sob demanda — você toca em Rodar agora quando quiser — ou num horário que você define: diário, semanal (escolha os dias) ou mensal, num horário do seu próprio fuso. Uma prévia te diz exatamente quando ele vai disparar da próxima vez, antes de você salvar. Pausar o horário segura a cadência sem esquecê-la; Retomar o horário a traz de volta no mesmo ritmo.

Depois disso ele roda sozinho. Na maior parte do tempo você simplesmente encontra o resultado já esperando — uma anotação no seu cofre, um painel atualizado, um cartão na sua caixa de entrada do 1Presence — e, se uma etapa precisar de você, ela pausa e pergunta em vez de chutar. Veja como funcionam as execuções e a caixa de entrada.

Uma rotina é o tipo mais simples de serviço agendado: um agente rodando na cadência dele — alguém que cuida da caixa de entrada e confere os seus e-mails toda manhã. Ela é, de propósito, uma coisinha própria, montada numa tela própria. Quando um serviço pede etapas — um reunir, depois um escrever, depois um conferir —, monte um fluxo de trabalho em vez disso. O guia de rotinas.

Alguns fluxos de trabalho chegam prontos. Instale o Kit Morning & Inbox e o fluxo Morning replies vem junto, com agentes atribuídos e horário definido; o Meetings & Actions e o Support Desk & Calls trazem um cada também. Tudo o que um Kit instala é seu para remodelar como qualquer coisa que você mesmo tenha descrito.

Os bons primeiros fluxos de trabalho costumam ser as coisas que você já faz na mão toda semana:

• Resumo de segunda de manhã. Toda segunda às 7h: um pesquisador puxa a agenda e o contexto da semana, quem cuida da caixa de entrada sinaliza qualquer coisa urgente do fim de semana, e tudo cai como um resumo só no seu cofre.
• Triagem da caixa de entrada. Todo dia útil: separe os e-mails da noite, ponha o barulho de lado, traga à tona o que precisa de você e escreva respostas para os rotineiros, para a sua revisão.
• Preparo pré-reunião. Toda manhã, para as reuniões do dia: um resumo de uma página por reunião — quem está na sala, conversas anteriores, anotações da última vez — pronto antes de a primeira começar.
• Apanhado de sexta. Toda sexta: o que foi entregue, o que foi decidido, o que continua em aberto, o que vale ruminar no fim de semana.
• Reaproveitamento de conteúdo. Toda sexta, para qualquer novidade na sua pasta de publicados: variações para cada canal, escritas e preparadas para você aprovar.