Neste guia· 4 capítulos
A primeira entrada é a montagem
Não existe um passo de “criar banco de dados”. Você cita a coisa, e o registo começa.
Conte ao 1Presence sobre algo que vale acompanhar e ele reconhece o formato: isto não é um parágrafo, é uma lista à qual você vai voltar. Ele se oferece para manter isso como um registo vivo — e, daí em diante, acrescentar é só conversar. Ou pegue um pronto: todo Kit vem com os registos de que aquele canto da vida precisa, já tipados e ligados a um painel.
Mantenha uma lista corrente das minhas despesas de trabalho.
Começa o registo com colunas tipadas que fazem sentido — data, descrição, valor, categoria.
Acrescente a passagem de comboio de ontem — 24,50 €, visita a cliente.
Uma linha nova, tipada e somada. A resposta te diz como o mês está agora.
Quanto eu gastei com viagem neste trimestre?
Lê o registo e responde com o número de verdade, e não um palpite.
Comece uma lista de leitura e ponha nela o livro que o Sam recomendou.
Um registo que depois vai chegar no ecrã como uma estante de lombadas de livro.
As colunas são tipadas — um valor em dinheiro é dinheiro, uma data é uma data, um link clica, um número de telefone é arrumado numa forma única e limpa, de tocar para ligar. É isso que faz os totais baterem, a ordenação fazer sentido e o registo valer a pena.
Importe aquela que você já mantém
Anos de despesas numa folha de cálculo? Um extrato que você acabou de transferir? Uma exportação de uma ferramenta que você está a deixar? Aponte o 1Presence para o ficheiro e a coisa toda vira um registo vivo num passo.
- 1
Entregue o ficheiro
Anexe na conversa, ou aponte para um que já esteja no seu cofre ou no Drive: “transforme esta folha de cálculo num registo”.
- 2
Confirme as colunas — só se for preciso
Se os cabeçalhos não estiverem claros, ele confere com você antes. Do contrário ele simplesmente faz: toda linha lida, nada redigitado, por maior que seja o ficheiro. O seu original fica exatamente como estava.
- 3
Acrescente pedindo
Daqui em diante é o mesmo registo vivo que qualquer outro — “acrescente a entrada de hoje”, “como está março?”.
- 4
Reimporte uma exportação nova quando quiser
Transfira o extrato do mês que vem e entregue. O 1Presence incorpora em vez de começar do zero — reconhecendo as linhas que você já tem, atualizando as que mudaram, acrescentando só o que é novo. Sem duplicatas, sem perder nada.
Guarde a fonte junto com o facto
Alguns registos são pesquisa — montados a partir de uma dúzia de fontes antes de uma ligação ou de uma decisão. Para esses, peça um registo que lembre, para cada facto, de onde ele veio e se você já conferiu. Os factos não confirmados ficam marcados como tal; quando você verificar um, diga, e ele se forma — o número intacto, o histórico guardado.
Comece um registo de pesquisa sobre a Acme antes da ligação de quinta.
Um registo em que cada facto carrega a fonte dele e um estado de confirmado / não confirmado.
Anote a receita deles como aproximadamente 1,2m € — do relatório anual deles, não confirmado.
Arquivado com fonte e confiança, visivelmente esperando uma conferida.
Eles confirmaram o número da receita na ligação — marque como verificado.
O facto se forma como confirmado; a fonte e o histórico ficam.
Quanto do registo da Acme ainda está por confirmar?
Uma resposta honesta sobre o estado da sua lição de casa.
Quando uma coisa é dona de muitas — uma organização e as pessoas dela, um projeto e as tarefas dele —, peça registos ligados e eles ficam conectados em vez de embolados: da visão geral para qualquer um deles e de volta. E quando cada coisa merece a própria página — um ficheiro por oportunidade, ao lado das anotações e dos e-mails sobre ela —, peça “uma página para cada oportunidade na minha pasta Vendas” e é isso que você recebe, com uma lista arrumada mantendo a visão geral por baixo.
De registo a painel a rotina
Um registo bem mantido segue compensando. Acrescente algumas entradas e peça para ver — o mesmo registo vira um painel que se redesenha conforme você acrescenta mais, e que pode manter a lista inteira e buscável bem ao lado dos gráficos. Ele chega com a cara do que é: uma lista de leitura como lombadas de livro, uma lista de assistir como filme, um voo como cartão de embarque, um hábito como uma sequência — com um único botão para uma faixa arrumada e etiquetada, se você preferir. Qualquer registo com data também se lê como um calendário — um dia, uma semana, um mês ou um ano por vez.
- Trabalhe a tabela diretamente. Selecione várias linhas de uma vez para agir sobre elas, e desfazer devolve o que você acabou de mudar.
- Colunas que você molda. Arraste uma coluna para mais larga ou mais estreita, deixe uma célula longa quebrar linha, e um link numa célula é um link que você pode tocar.
- Filtros que sabem dizer “entre”. Peça as linhas entre duas datas, ou entre dois valores, e a lista se estreita exatamente para elas.
E um registo pode tocar as suas automações. Um serviço que roda para um dos seus registos — um resumo por cliente, um levantamento por oportunidade — pede que você escolha o assunto numa lista buscável dos reais, então você nunca consegue nomear um que não existe. Coloque num horário e você escolhe uma vez; toda execução depois disso já sabe.
O retorno
Me mostre as minhas despesas como um painel.
Gasto por mês e por categoria, desenhado ao vivo a partir do registo — a um pedido de distância de ser guardado e mantido.
Rode o resumo de cliente para a Meridian.
Escolhido dos seus registos de cliente de verdade; a escolha acompanha cada passo do serviço.
Mantido, não escrito
Uma anotação é verdade no dia em que você a escreveu. Um registo acompanha.
Comece numa frase ou importe a folha de cálculo; acrescente uma linha pedindo; guarde as fontes junto com os factos; e no momento em que você quiser ver, ele já é um painel.
Perguntas frequentes
Q Importar muda a minha folha de cálculo original?
Não. O ficheiro é lido, nunca tocado — ele fica exatamente onde e como estava. O registo é uma coisa nova e viva no seu cofre.
Q O que acontece se eu importar os mesmos dados duas vezes?
Ele incorpora. As linhas que você já tem são reconhecidas, as que mudaram são atualizadas, as novas são acrescentadas. Reimportar uma exportação nova é o jeito pensado de manter um registo atual a partir de uma ferramenta que exporta.
Q Que tipos de valor um registo entende?
Dinheiro (somado direito), datas, links da web, endereços de e-mail, números de telefone (arrumados numa forma única e consistente, de tocar para ligar), notas, etiquetas e texto simples. Cada coluna é guardada como aquilo que ela é, e é por isso que os totais e a ordenação simplesmente funcionam.
Q Devo manter os meus contactos ou a minha agenda como registo?
Normalmente não — qualquer coisa que já viva numa conta conectada é lida ao vivo da fonte, então nada do que você mantém fica desatualizado em relação à ferramenta que é dona daquilo. Os registos brilham nas listas de que nada mais é dono: despesas, leitura, oportunidades, pesquisa, hábitos.
Q Outra pessoa pode atualizar só um registo?
Pode — com as páginas por registo, você pode partilhar a página de um único registo com um ajudante que mantém só aquele atualizado, podendo mudar aquele e nada mais. Mais sobre partilhar.