Contratos e conformidade

Como funciona

A mecânica deste kit, sem rodeios — o que roda e quando, onde os dados ficam, e o que você olha.

• Vigia de renovações roda segundas · 9h e mantém o painel Contratos atualizado. Segundas — recalcula cada data de aviso, lista o que tem de ser decidido, e sinaliza o que o registo não consegue responder.
• O que é capturado cai no conjunto de dados Registo de contratos, que fica em Data/Contract Register no seu cofre — seu para abrir, buscar e editar como qualquer outro ficheiro.
• O painel Contratos lê do conjunto de dados e mostra, de relance: cada contrato do registo · o que tem de ser decidido · em que pé está cada um · no registo · contratos por parte · sinais de risco · prazos de aviso · vigências ao longo do ano · como este painel funciona · o registo.

A ligação entre as peças, em uma frase: Captura de contratos escreve em Registo de contratos · Contratos mostra Registo de contratos · Vigia de renovações mantém Contratos em dia · Hawthorn executa Vigia de renovações · Hawthorn guarda Captura de contratos.

A tirar o máximo dele

Um kit merece o seu lugar quando muda o que você olha e o que você diz, não quando é instalado. Este é o ritmo que faz valer a pena.

• Semeie o registo numa sentada só e pare quando enjoar. Hawthorn oferece o território primeiro — software e serviços, fornecedores, imóveis, seguros, finanças, contratos com clientes, prestadores, parcerias, confidencialidade — e depois vai um de cada vez. Três contratos já são um registo funcionando; os que você esqueceu podem entrar depois, e o painel é honesto de qualquer jeito.
• Leia O que tem de ser decidido na manhã de segunda, depois de o Vigia de renovações ter passado pelo registo. É mais cedo primeiro e é o único painel que pede algo de você — um contrato ali é uma decisão para esta semana, não uma coisa com que se preocupar. Todo o resto do painel é contexto.
• Trate Avisar até como aritmética, não como evangelho. É o fim da vigência menos o prazo de aviso, e Hawthorn diz isso toda vez — então, antes de agir sobre uma data, abra o contrato e confira. Onde faltar um dos dois números, nenhuma data é mostrada e o contrato aparece em Sinais de risco, que é exatamente onde uma pergunta sem resposta pertence.
• Largue o próprio contrato no seu cofre quando tiver. A Captura de contratos lê as partes, a vigência, o comportamento de renovação e o prazo de aviso direto dele, regista onde a cópia mora, e você nunca mais tem de achar o PDF para responder “quanto aviso a gente deve a eles?”.
• Diga as mudanças do jeito que você diria a um colega — “a gente reassinou o contrato de limpeza, vai até março que vem, agora com sessenta dias de aviso” — e a linha se mexe. É essa a correção que mantém o painel verdadeiro entre as segundas.
• Conte a Hawthorn os factos permanentes uma vez: com quanta antecedência você quer ser avisado de uma data de aviso, como você chama cada fornecedor, quais contratos nunca importam. Se os avisos de renovação chegam por e-mail, diga isso e ligue essa verificação pelo nome — nada fora dos seus próprios registos é lido até você ligar.

Deixe do seu jeito

Nada aqui é fixo. As peças são agentes, rotinas, conjuntos de dados e painéis comuns, então tudo o que você sabe sobre moldá-los se aplica. Aposente o que não render nada.

O que as pessoas costumam mudar primeiro

Diga qualquer uma destas coisas no chat, ou edite-as na página do kit dentro da aplicação.

• Com quanta antecedência você quer ser avisado de uma data de aviso — noventa dias de saída, dito uma vez como regra permanente ou definido por contrato.
• Como cada contrato e cada contraparte são chamados: o nome no registo é a palavra que Hawthorn usa de volta.
• Se o vigia de segunda lê e-mail atrás de avisos de renovação. Ele não lê até você nomear essa verificação, e só procura avisos das partes que já estão no seu registo.
• Quando o vigia roda, ou pausá-lo e manter o registo à mão — a aritmética é refeita sempre que você mencionar um contrato, de um jeito ou de outro.
• O que acontece com um contrato que termina: marque-o como encerrado e a linha fica com o histórico dela, fora das contagens e fora dos painéis ativos.

A sua primeira execução

Instalar começa uma conversa curta de configuração — não um formulário. Responda por alto, corrija depois.

1. Adicionar o Kit começa com “Conheça Hawthorn” em vez de uma primeira varredura, porque os contratos que obrigam você moram na sua cabeça e numa pasta — não em nenhuma conta que este Kit consiga ler. Hawthorn abre com um painel de seleção múltipla oferecendo o território inteiro, para que o contrato em que você não pensaria tenha a chance dele, e depois vai pegando os que você escolher um de cada vez: como você o chama, com quem é, mais ou menos quando a vigência termina, se ele renova sozinho, quanto aviso precisa.
2. Cada contrato é escrito no Registo de contratos conforme é acordado, não em lote no fim, então parar depois de três deixa você com um registo funcionando. Qualquer coisa de que você não tiver certeza fica em branco em vez de chutada — um contrato sem data aparece como sem data, o que é honesto, e aparece em Sinais de risco em vez de contar como tudo certo.
3. Até o registo ter a primeira linha não há nada para vigiar, então o Vigia de renovações pula a execução de segunda e deixa um cartão na sua caixa de entrada do 1Presence, na voz de Hawthorn, oferecendo essa mesma conversa. A página do Kit e o painel também oferecem discretamente, e os três param no momento em que um contrato está no registo.
4. Daí em diante o vigia roda nas manhãs de segunda: recalcula cada data de aviso a partir da vigência e do prazo de aviso, descobre em que pé está cada contrato contra a sua janela de aviso, redesenha o painel, e levanta um cartão só quando uma data de aviso entrou nessa janela, acabou de passar, ou uma vigência terminou.
5. De saída, o Kit não lê nada fora dos seus próprios registos. Conte a Hawthorn que os avisos de renovação chegam por e-mail e ligue essa verificação pelo nome, e o vigia de segunda lê exatamente o que você nomeou — e nada mais.

Acompanhe a primeira passagem e depois conte o que você teria feito diferente — essa correção ensina mais do que qualquer configuração.

O essencial

Aprendizagem, preferências e custo de execução funcionam igual em todos os kits — por isso são tratados uma vez só, no guia dos Kits.

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