Faturação e recebimentos

Como funciona

A mecânica deste kit, sem rodeios — o que roda e quando, onde os dados ficam, e o que você olha.

• Varredura de notas roda segundas · 8h e mantém o painel Recebimentos atualizado. Segundas — arquiva o que você faturou, marca o que foi pago, e diz o que passou da data.
• Cobrança de notas roda quintas · 9h, em 2 etapas: Brook lê e escolhe (entregando precisa de cobrança), depois Sorrel escreve as cobranças (entregando rascunho pronto).
• O que é capturado cai no conjunto de dados Livro de notas fiscais, que fica em Data/Invoice Book no seu cofre — seu para abrir, buscar e editar como qualquer outro ficheiro.
• O painel Recebimentos lê do conjunto de dados e mostra, de relance: a receber · vencido · pago nos últimos 90 dias · notas no livro · devido, pelo quanto atrasou · no livro, por situação · emitido, mês a mês · pronto para cobrar · o livro · como este quadro funciona · todas as notas — toque numa para abrir aquele cliente.

A ligação entre as peças, em uma frase: Brook guarda Captura de notas · Sorrel guarda Cobranças de notas escritas · Captura de notas escreve em Livro de notas fiscais · Varredura de notas escreve em Livro de notas fiscais · Recebimentos mostra Livro de notas fiscais · Varredura de notas mantém Recebimentos em dia · Brook executa Varredura de notas · Livro de notas fiscais alimenta Cobrança de notas · Brook passa o bastão para Sorrel.

A tirar o máximo dele

Um kit merece o seu lugar quando muda o que você olha e o que você diz, não quando é instalado. Este é o ritmo que faz valer a pena.

• Abra Recebimentos numa segunda, depois de a Varredura de notas ter rodado. A receber e Vencido são os dois números; Devido pelo quanto atrasou diz se isto é uma nota teimosa ou uma deriva no livro inteiro.
• Diga uma nota no momento em que ela sair — “mandei para a Aisha a INV-1042 do trabalho da fase um, 4.800, trinta dias” — e a Captura de notas arquiva exatamente onde a varredura teria arquivado, com data de vencimento e tudo.
• Quando um comprovante ou um extrato bancário chegar, cole na conversa ou largue no seu cofre. A Captura de notas casa com as linhas em aberto e marca só o que encaixa, perguntando quando duas notas poderiam receber o mesmo pagamento — é isso que mantém A receber honesto sem folha de cálculo.
• Leia Pronto para cobrar na quinta, depois da passagem de Cobrança de notas, e então abra os seus rascunhos: o texto já está calibrado para o quanto cada uma atrasou. Mude o que quiser, envie as que você pretende enviar, e deixe o resto.
• Pergunte a Brook as coisas que um livro-razão faria você calcular — “quanto a Contoso ainda tem em aberto”, “quanto eu faturei no trimestre passado”, “o que foi pago este mês” — e as respostas vêm do seu próprio livro.
• Conte a Brook as regras permanentes uma vez: os seus prazos, quando uma cobrança deve sair pela primeira vez e com que frequência depois, o cliente que você nunca cobra. Cada varredura e cada passagem de cobrança trabalham por elas — e quando uma linha estiver errada, diga; é essa correção que mantém o painel verdadeiro.

Deixe do seu jeito

Nada aqui é fixo. As peças são agentes, rotinas, conjuntos de dados e painéis comuns, então tudo o que você sabe sobre moldá-los se aplica. Aposente o que não render nada.

O que as pessoas costumam mudar primeiro

Diga qualquer uma destas coisas no chat, ou edite-as na página do kit dentro da aplicação.

• Os seus prazos — trinta dias, quarenta e cinco para os clientes maiores — ditos uma vez e usados em cada linha arquivada depois.
• Quando uma cobrança deve sair pela primeira vez e com que frequência depois, e os clientes que nunca são cobrados.
• A caixa de onde as suas notas saem, para a varredura olhar num lugar só em vez de em tudo o que ela alcança.
• Quando a varredura de segunda e a passagem de cobrança de quinta rodam — ou desligar qualquer uma e manter o livro à mão.

A sua primeira execução

Instalar começa uma conversa curta de configuração — não um formulário. Responda por alto, corrija depois.

1. Adicionar o Kit termina no próprio ecrã da primeira varredura, onde o acesso ao e-mail é pedido — é esse o argumento inteiro, então o pedido fica na frente. Comece e Brook lê um ano dos seus e-mails enviados para trás atrás das notas que você emitiu — número, cliente, valor, vencimento — e do que voltou atrás dos comprovantes que as quitaram, e monta o livro a partir disso. Ele lê; nunca envia nada, nunca responde, e nunca cobra um cliente. É uma execução de verdade e consome créditos como qualquer outra.
2. Quando essa primeira varredura termina, Brook deixa uma nota curta na sua caixa de entrada do 1Presence dizendo o que arquivou — quantas notas, para quantos clientes — e convida você para alguns minutos sobre as três coisas que só você sabe: de qual caixa as suas notas saem, quais destas são de facto suas para cobrar, e quais são os seus prazos. É ali também que você diz o que já foi pago.
3. Pule a varredura e o livro ainda funciona à mão: conte a Brook as notas que você tem em aberto — o número, para quem foi, do que se trata, o valor e quando venceu — e o painel se enche com isso. Nada nessa conversa toca no seu e-mail, e a Varredura de notas espera no seu ecrã de Rotinas até você decidir rodá-la.
4. Depois disso a varredura roda nas manhãs de segunda: arquiva o que é novo, marca como paga só a nota que um comprovante casa sem dúvida, redesenha o painel, e levanta um cartão só quando alguma coisa passou da data ou um pagamento não pôde ser encaixado. Nas manhãs de quinta roda a passagem de cobrança — Brook escolhe as notas que demoraram demais, pulando qualquer uma sobre a qual você já tenha falado nas últimas duas semanas, e Sorrel escreve cada cobrança nos seus rascunhos. Nada é enviado.

Acompanhe a primeira passagem e depois conte o que você teria feito diferente — essa correção ensina mais do que qualquer configuração.

O essencial

Aprendizagem, preferências e custo de execução funcionam igual em todos os kits — por isso são tratados uma vez só, no guia dos Kits.

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