Neste guia· 6 capítulos
Dê um nome, e ela é sua
O espaço comum de uma empresa começa com um único toque.
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Abra o alternador e crie
No alternador de contexto — aquele controlezinho de identidade na barra lateral — escolha Criar uma organização. Dê um nome e escolha uma cor; essa cor vira o jeito como toda a gente sabe, num relance, que está a trabalhar no espaço da empresa e não no próprio.
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Deixe provisionar
Num instante a organização tem o cofre partilhado dela e a memória dela — um cérebro limpo e vazio para a equipa inteira construir em cima. Você é o primeiro dono dela.
Agora você tem dois espaços sob um login só: o seu espaço privado e o da empresa. O alternador vira entre eles, e o app muda de cor para você sempre saber em qual está.
Pessoas, por e-mail, com um papel
Abra Gerir na organização para chegar ao painel de administração e vá para o separador Membros. Convide pessoas por e-mail — uma ou várias de uma vez — e dê a cada uma o papel que couber:
- Dono — controle total, inclusive da cobrança. Mantenha pelo menos um; você pode acrescentar mais.
- Administrador — pode convidar pessoas e administrar membros e equipas, e enxerga a Faturação da equipa, mas não pode cancelar o plano.
- Membro — trabalha na organização em cima do conhecimento comum.
Cada pessoa aceita pelo próprio e-mail e entra com a própria conta. Um convite está amarrado ao endereço para o qual foi mandado, então um link encaminhado não consegue inscrever a pessoa errada, e ele expira sozinho se não for usado. Você pode reenviar ou revogar um convite pendente, e mudar ou remover qualquer pessoa depois. Trazer uma segunda pessoa também é onde o plano de equipa começa: até lá o espaço de trabalho roda no seu próprio plano e no seu próprio crédito, e o primeiro convite pausa para oferecer os planos — por posto, com um fundo comum.
Dê a cada equipa o canto dela
As equipas são como você decide quem alcança o quê. No separador Equipas, crie uma equipa, dê um nome, dê uma cor e defina o acesso dela — este é o coração da montagem inteira:
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Vincule as pastas que ela deve segurar
Tudo no cofre partilhado está aberto a todo membro a menos que uma pasta seja vinculada. Na secção Pastas do separador Equipas, dê a uma pasta uma única vinculação: Pasta de equipa (só a equipa abre — mais ninguém vê que ela existe) ou Guardada por uma equipa (toda a gente lê, a equipa edita). Cada membro também tem Meu cofre — um cofre só dele que nem um administrador consegue abrir. O guia de pastas tem o modelo inteiro.
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Escolha como ela usa a memória comum
Escolha uma postura de memória — Aberta (aprende com a empresa inteira e alimenta ela), Escritas privadas (lê tudo, guarda as próprias anotações), Contribuir (publica para toda a gente a partir de um contexto focado) ou Isolada (memória própria e murada). Uma linha em português claro embaixo de cada opção diz exatamente o que ela quer dizer.
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Acrescente pessoas
Na visão Pessoas da equipa, acrescente membros. Alguém pode estar em mais de uma equipa; o acesso dessa pessoa é simplesmente a soma das equipas em que ela está. Donos e administradores abrem tudo o que é partilhado no cofre, com duas exceções: uma pasta de equipa em que eles não estão, e o espaço próprio de cada membro.
Você pode pré-atribuir pessoas a equipas já no painel de convite, para elas chegarem com o acesso certo no momento em que entrarem. A visão Acesso mostra, em palavras simples, exatamente o que cada pessoa consegue abrir — um jeito rápido de conferir que ninguém alcança mais do que deveria.
Conexões de trabalho, mantidas à parte
No separador Conectores, conecte as ferramentas com que a organização trabalha. Elas vivem no espaço da empresa, inteiramente separadas das conexões pessoais de qualquer um — e, onde um serviço tem permissões próprias por pessoa, cada membro conecta a dele e alcança apenas aquilo que o serviço já permite a ela. O bot do Slack da própria organização — o agente da equipa que qualquer pessoa num canal pode marcar — também é montado aqui; o guia do agente de equipa do Slack percorre a instalação.
Para desenhar com firmeza a borda da empresa, informe o seu domínio do Google Workspace ou do Microsoft 365, ou aponte a organização para o espaço de trabalho do Notion da sua empresa: os membros então só conseguem conectar contas que pertencem à empresa, nunca uma pessoal perdida.
Privado primeiro, partilhado quando você mandar
Agora é só trabalhar. No espaço da empresa, o 1Presence se serve do cofre e da memória comuns — toda a gente acrescenta ao mesmo conhecimento que cresce, em vez de começar do zero. Qualquer coisa que você fizer começa privada para você:
Escreva a nossa atualização do conselho do 3º trimestre a partir do cofre partilhado e da do trimestre passado.
Trabalha a partir do conhecimento da empresa — dentro daquilo que você pessoalmente alcança — e guarda o rascunho no cofre partilhado.
Partilhe este painel com a equipa de Vendas.
Entrega àquela equipa e a mais ninguém; uma etiqueta no cartão passa a mostrar até onde ele alcança.
Monte um resumo de segunda para a empresa inteira.
Uma rotina que qualquer um pode rodar ou que roda sozinha; as pessoas veem o resultado que você desenhou, e não tudo em que ele encostou.
Quando você entrega algo a uma equipa ou à empresa inteira, você está a mudar apenas quem consegue ver — e nunca dando a alguém acesso a dados que ela já não pudesse alcançar. Mais sobre isso em 1Presence para equipas.
Uma carteira, um retrato claro
Abra Faturação da equipa no menu da sua conta enquanto estiver na organização — é ali que mora o gasto dela. Cada posto alimenta um único fundo de crédito partilhado do qual a equipa inteira se serve, então uma semana movimentada de um colega é coberta por uma semana tranquila de outro. Você pode colocar um teto mensal em qualquer membro com um único número, abrir a página de qualquer pessoa para um detalhamento dia a dia e ler uma fatura clara da empresa. Depois que um plano de equipa está a rodar, o trabalho da empresa nunca encosta no crédito de ninguém.
Montado em minutos
Crie, convide, delimite, conecte — e depois é só trabalhar.
Uma organização com o cérebro comum dela, pessoas em equipas com exatamente o alcance certo, ferramentas da empresa separadas das pessoais e uma fatura simples — com o espaço privado de cada um continuando só dele.
Perguntas frequentes
Q Quem pode criar uma organização?
Qualquer pessoa com uma conta no 1Presence. Você vira o dono dela e pode convidar o resto da sua equipa de imediato.
Q Meus colegas precisam das próprias contas?
Precisam — cada pessoa entra com a própria conta gratuita, pelo e-mail de convite. É isso que mantém o acesso e o espaço pessoal de cada um como dela.
Q E se alguém estiver em várias equipas?
O acesso dessa pessoa é a soma dessas equipas — a união de cada pasta e a postura de memória mais ampla que ela tiver. Donos e administradores alcançam tudo o que é partilhado, fora as pastas de equipa em que não estão e o espaço próprio de cada membro.
Q Posso mover alguém entre equipas depois?
A qualquer momento, no separador Equipas. O acesso acompanha na hora, e a visão Acesso deixa você confirmar exatamente o que cada pessoa consegue abrir.