Neste guia· 2 capítulos
Toda execução deixa um comprovante
Toda vez que um fluxo de trabalho roda — no horário, ou porque você tocou em Rodar agora —, ele abre uma execução: uma linha do tempo das etapas dele, de cima para baixo. Você pode assistir ao vivo enquanto acontece, ou reler um ano depois. Nada acontece fora do registo.
Toda etapa na linha do tempo mostra quem a fez, quanto tempo levou e até onde chegou:
Pronto
A etapa terminou e passou o trabalho dela para a seguinte.
A rodar
O agente está a trabalhar nisso agora mesmo — abra para acompanhar ao vivo.
A perguntar a você
A etapa pausou e precisa de alguma coisa sua. Ela está a esperar na sua caixa de entrada do 1Presence.
Na fila
Enfileirada, esperando uma etapa anterior terminar primeiro.
Abra qualquer etapa para ver de que ela partiu (entradas recebidas), o que ela produziu (saídas), os ficheiros que ela escreveu no seu cofre, o que ela lembrou e qualquer e-mail que ela tenha rascunhado. Há uma transcrição também, se você quiser ler o raciocínio de facto.
Enquanto uma execução acontece, você está no comando dela. Cancelar a execução para tudo. Retomar continua uma execução que está a esperar por você — ou uma que falhou, a partir da etapa que parou, sem repetir o trabalho já feito. E Rodar agora inicia uma execução nova a qualquer momento.
Quando um agente precisa de você
Os agentes não invadem. Quando um esbarra em algo que só você consegue resolver, a execução pausa — educadamente — e um cartão aparece na sua caixa de entrada do 1Presence: coisas que os seus agentes precisam de você. Responda e a execução continua exatamente de onde parou.
Pergunta
Ele pergunta algo que não consegue decidir sozinho. Escreva uma resposta, escolha uma das opções que ele oferece, ou deixe para depois.
Precisa de ficheiro
Ele precisa de um documento para continuar — um contrato, uma folha de cálculo, um briefing. Solte o ficheiro ali e ele segue.
Aprovação
Um sim ou um não antes de ele ir em frente. Aprove, peça para ver a execução antes, ou recuse.
E-mail para enviar
Ele rascunhou uma mensagem e segurou para você. Revise, edite se quiser, e mande — ou descarte.
Permissão
Na primeira vez que ele quer ler uma conta ou fazer algo que alcança o mundo lá fora, ele pede o aval.
Trabalho parado
Uma rotina parou por algo que só você consegue resolver — um acesso que ela não tem, um ficheiro que ela não acha. O botão Resolver com, nomeando o agente, abre uma conversa já segurando o problema; resolva ali e a rotina volta a rodar.
De uma execução
Uma execução concluída deixou um recado — uma rotina notando que o próprio trabalho dela mudou, ou um resultado que vale uma olhada. Nada está a esperar por você; isso se lê como informação.
Mais um cartão não vem de execução nenhuma: Partilhado com você, quando uma pessoa partilha um documento com você pelo nome e você pode aceitar ou recusar. Cada cartão te diz qual agente, qual fluxo de trabalho, qual etapa e há quanto tempo está a esperar. Você pode responder ali mesmo, ou abrir a linha do tempo completa da execução antes. Os cartões respondidos caem em Já resolvido, logo abaixo — nada é eliminado — e um cartão que você resolveu de outro jeito pode ser encerrado com Marcar como resolvido. Ligue as notificações e você recebe um aviso no telefone no momento em que algum precisar de você.
A caixa de entrada também é onde você fica sabendo de trabalho que está a mudar em silêncio. Se uma rotina começa a produzir bem menos, ou a desviar daquilo para que você a montou, chega um recado — um cartão De uma execução — dizendo isso em palavras simples, com o motivo provável já conferido, como uma conexão que expirou ou um ficheiro que se mudou. Onde houver um conserto pequeno e seguro, ele vem escrito por inteiro: o que está escrito agora, o que mudaria e por quê — seu para aprovar com um toque ou descartar. Mudanças em instruções que você escreveu sempre esperam o seu sim. E uma rotina que claramente parou de fazer o trabalho dela é pausada, nunca em silêncio — o cartão explica por quê, e retomar é um toque.
Permissões: nada sai sem o seu aval
Numa execução, a primeira vez que uma etapa lê uma conta conectada — o seu e-mail, a sua agenda — ela pergunta uma vez, e essa resposta fica guardada, então ela não para toda vez depois. O mesmo vale para a primeira vez que uma etapa tenta algo que deixa marca no mundo — enviar um e-mail, publicar em algum lugar, escrever dentro de uma pasta —: ela para e pergunta, uma vez, para aquele destinatário ou pasta exata. Você permite ou nega; ela lembra da sua resposta; e você pode retirar qualquer concessão depois.
É por isso que um fluxo de trabalho que você nunca rodou não vai te surpreender. O passo de consequência espera na sua caixa de entrada do 1Presence na primeira vez — e só na primeira vez.
Como uma pausa acontece
- 1
Uma etapa precisa de você
No meio da execução, um agente esbarra numa pergunta que não consegue responder, num ficheiro que falta ou num passo que precisa do seu sim.
- 2
Ela espera na sua caixa de entrada do 1Presence
A execução pausa e um cartão aparece — no seu telefone também, se você tiver ligado as notificações. Nada mais trava; o outro trabalho segue.
- 3
Você responde com um toque
Responda, anexe o ficheiro, aprove ou conceda a permissão — direto do cartão, ou depois de abrir a execução.
- 4
Ela segue em frente
A execução retoma exatamente daquela etapa, com a sua resposta em mãos. Sem começar do zero, sem perder o lugar.
Nos seus termos
Ele espera por você, e não o contrário.
As execuções pausam educadamente, e só pelas coisas que genuinamente precisam de uma pessoa. Todo o resto simplesmente é feito e cai onde você pediu, com uma linha do tempo que você sempre pode reler.
Perguntas frequentes
Q Onde eu vejo o que um fluxo de trabalho de facto fez?
Abra a execução dele. A linha do tempo lista cada etapa com aquilo de que ela partiu, o que produziu, os ficheiros que escreveu e as anotações que fez — mais uma transcrição, se você quiser o detalhe.
Q Os agentes fazem coisas sem me perguntar?
Numa execução, a primeira leitura de uma conta conectada e a primeira tentativa de enviar, publicar ou escrever algo para fora param e perguntam — para aquela conta, destinatário ou pasta exata — e lembram da sua resposta, então só perguntam uma vez.
Q O que acontece se eu perder uma pausa?
Ela simplesmente espera. A execução fica pausada e o cartão fica na sua caixa de entrada do 1Presence até você responder. Ligue as notificações e você recebe um empurrãozinho quando algo precisar de você.
Q Dá para parar uma execução que está a dar errado?
Dá — Cancelar a execução, na linha do tempo dela, quando você quiser. Uma execução só pausa sozinha, para esperar por você; Retomar a leva adiante, e uma execução que falhou retoma a partir da etapa que parou.