Von einer Person zum ganzen Unternehmen.

Sie halten nun zwei Bereiche unter einem Login: Ihren eigenen privaten Bereich und den des Unternehmens. Der Umschalter wechselt zwischen beiden, und die App wechselt die Farbe, damit Sie immer wissen, wo Sie sind.

Öffnen Sie „verwalten“ an der Organisation, um in die Administrationskonsole zu gelangen, und gehen Sie auf den Reiter „Members“. Laden Sie Leute per E-Mail ein — einzeln oder viele auf einmal — und geben Sie jeder Person die passende Rolle:

• „Owner“ — volle Kontrolle, Abrechnung eingeschlossen. Halten Sie mindestens eine Person; weitere sind möglich.
• „Admin“ — kann einladen sowie Mitglieder und Teams verwalten und sieht „Team-Abrechnung“, kann den Plan aber nicht kündigen.
• „Member“ — arbeitet in der Organisation auf dem gemeinsamen Wissen.

Jede Person nimmt aus ihrem eigenen Postfach an und tritt mit ihrem eigenen Konto bei. Eine Einladung ist an die Adresse gebunden, an die sie ging — ein weitergeleiteter Link kann also niemand Falsches aufnehmen —, und sie verfällt von selbst, wenn sie ungenutzt bleibt. Eine offene Einladung lässt sich erneut senden oder zurückziehen, und jede Person später ändern oder entfernen. Die zweite Person hereinzuholen ist auch, wo der Teamplan beginnt: Bis dahin läuft der Arbeitsbereich auf Ihrem eigenen Plan und Guthaben, und die erste Einladung hält inne, um die Tarife anzubieten — pro Platz, mit einem gemeinsamen Pool.

Über Teams entscheiden Sie, wer was erreicht. Legen Sie auf dem Reiter „Teams“ ein Team an, benennen Sie es, geben Sie ihm eine Farbe und setzen Sie seinen Zugriff — hier schlägt das Herz der ganzen Einrichtung:

Sie können Personen schon im Einladungsfeld Teams zuweisen, damit sie mit dem richtigen Zugriff ankommen. Die Ansicht „Access“ zeigt in einfachen Worten, was jede Person genau öffnen kann — ein schneller Weg, um zu prüfen, dass niemand weiter reicht, als er sollte.

Verbinden Sie auf dem Reiter „Connectors“ die Werkzeuge, mit denen die Organisation arbeitet. Sie leben im Raum des Unternehmens, vollständig getrennt von privaten Verbindungen — und wo ein Dienst eigene personenbezogene Rechte kennt, verbindet jedes Mitglied seinen eigenen Zugang und erreicht nur, was dieser Dienst ohnehin erlaubt. Der eigene Slack-Bot der Organisation — der Team-Agent, den jede Person in einem Kanal markieren kann — wird ebenfalls hier eingerichtet; die Anleitung zum Slack-Team-Agenten führt durch die Installation.

Damit die Unternehmensgrenze klar gezogen ist, nennen Sie Ihre Domäne bei Google Workspace oder Microsoft 365 oder verweisen die Organisation auf den Notion-Bereich Ihres Unternehmens: Mitglieder können dann nur Konten verbinden, die zum Unternehmen gehören, nie ein verirrtes privates.

Jetzt arbeiten Sie einfach. Im Unternehmensraum schöpft 1Presence aus dem gemeinsamen Tresor und Gedächtnis — alle bauen am selben wachsenden Wissen, statt kalt anzufangen. Was Sie erstellen, ist zunächst privat:

Wenn Sie etwas an ein Team oder das ganze Unternehmen übergeben, ändern Sie nur, wer es sehen kann — Sie geben nie Zugriff auf Daten, die ohnehin unerreichbar wären. Mehr dazu unter 1Presence für Teams.

Öffnen Sie „Team-Abrechnung“ aus Ihrem Kontomenü, während Sie in der Organisation sind — dort liegen ihre Ausgaben. Jeder Platz speist einen gemeinsamen Guthabentopf, aus dem das ganze Team schöpft — die volle Woche der einen Person deckt die ruhige Woche der anderen ab. Sie können jedem Mitglied mit einer einzigen Zahl eine Monatsobergrenze setzen, die Seite jeder einzelnen Person für eine tagesgenaue Aufschlüsselung öffnen und eine klare Rechnung für das Unternehmen lesen. Sobald ein Teamplan läuft, rührt Firmenarbeit nie an das eigene Guthaben von irgendjemandem.