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Von der Datei, der Sie trauen, zur Vorlage
Nicht neu geschrieben. Die, die Sie ohnehin nutzen — wiederverwendbar gemacht.
Bringen Sie das Dokument so mit, wie Sie es haben: als PDF, als Word- oder PowerPoint-Datei, sogar als Bildschirmfoto davon. Ihre Vorlagen liegen in einer ruhigen Ecke Ihres Tresors; ziehen Sie eine Datei direkt auf die Seite oder übergeben Sie sie im Chat.
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Legen Sie das Dokument ab
Auf der Seite Templates in Ihrem Tresor, oder hängen Sie es im Chat an: „Mach daraus eine Vorlage“.
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Nehmen Sie die Vorlage entgegen
Gleiches Layout, gleiches Markenband, gleiche Anmutung — mit den wechselnden Stellen als Felder zum Ausfüllen. Sie sehen sie neben dem Original und beurteilen die Ähnlichkeit selbst.
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Berichtigen Sie, was falsch geraten wurde
Soll ein Wert fest sein oder eine feste Zeile ein Feld werden, sagen Sie es einfach — die Vorlage lässt sich ändern wie alles andere hier.
Die Zahlen dieses Monats, hineingegossen
Das Neufüllen ist der Teil, der den Nachmittag rettet. Verlangen Sie die Vorlage mit aktuellen Werten, und 1Presence holt sie aus Ihrer verbundenen Welt — die Zahlen aus der Tabelle in Ihrem Drive, die Angaben aus einem Mail-Verlauf, den Stand einer Liste, die Sie führen — und gießt sie in die Felder, wobei jeder Wert zeigt, woher er stammt, damit Sie ihm auf einen Blick trauen oder ihn berichtigen können.
Füll das Einseiten-Papier für den Beirat mit den Oktoberzahlen neu.
Umsatz aus der Finanztabelle, Personalstand aus dem Team-Dokument, Abwanderung aus der Durchsicht der letzten Woche — jedes Feld mit seiner Quelle beschriftet.
Die Abwanderungszahl soll aus dem Kennzahlen-Dashboard kommen, nicht aus dem Durchsichts-Dokument.
Richtet das Feld auf die bessere Quelle; jede künftige Füllung folgt ihr.
Exportier das als PDF.
Ein sauberes, vorzeigbares PDF, fertig zum Versand.
Werte werden geholt, nie erfunden — findet sich etwas nicht, sagt das Feld es, statt still ausgedacht zu werden. Sie rücken zurecht, was es braucht, und exportieren dann.
August neben September neben Oktober
Jede Füllung lässt sich als benannte, datierte Fassung sichern — die dieses Monats neben der des letzten Quartals, nichts wird überschrieben. Holen Sie jede Fassung mit einem Tippen in die Felder zurück oder sichern Sie eine Kopie an beliebiger Stelle im Tresor, zum Ablegen oder Teilen.
Sichere das als Oktober-Fassung.
Was haben wir dem Beirat im August geschickt?
Öffnet die August-Fassung — genau das Dokument, wie es hinausging.
Einer Routine übergeben
Eine Vorlage entfaltet sich erst, wenn Sie sie nicht mehr anfassen. Übergeben Sie eine an eine Routine, und das Dokument füllt sich nach Zeitplan selbst: der Wochenbericht jeden Montag geschrieben, die fertige Fassung im Tresor, bevor Sie am Schreibtisch sitzen, und jede Zahl trägt weiterhin ihre Quelle.
Füll jeden Montag um 07:00 die Wochenbericht-Vorlage mit den Zahlen der Vorwoche und sichere sie als neue Fassung.
Eine Routine übernimmt. Sie bestätigen den Zeitplan einmal; danach läuft sie von selbst, und Sie können sie jederzeit anhalten.
Ehrlich zu den Rändern
Ein Dokument getreu nachzubauen ist wirklich schwer, und 1Presence ist ehrlich, wie weit es kommt: Schriften werden der nächstähnlichen verfügbaren angeglichen, ein Logo oder ein Diagramm kommt womöglich als Bild statt perfekt neu gezeichnet herüber, und eine Word- oder PowerPoint-Datei kommt als PDF zurück. Sie sehen Ihre Vorlage immer neben dem Original — sie bringt Sie in Sekunden fast ans Ziel und überlässt die letzten Prozent Ihrem Auge.
Behalten, wiederverwendet, belegt
Das Dokument, dem Sie trauten, trägt sich selbst weiter.
Legen Sie den Bericht, das Angebot, die Rechnung ab, die Sie ohnehin nutzen. Zurück kommt eine Vorlage, die genauso aussieht — in einem Satz neu gefüllt oder von einer Montags-Routine, und jede Zahl zeigt, woher sie kam.
Häufige Fragen
Q Woraus kann ich eine Vorlage machen?
Aus einem PDF, einem Word-Dokument, einer PowerPoint-Präsentation oder einem Bildschirmfoto davon. Berichte, Einseiten-Papiere, Angebote, Leistungsbeschreibungen, Rechnungen, Formulare, wiederkehrende Briefe — alles, wo der Aufbau bleibt und die Werte wechseln.
Q Woher kommen die eingefüllten Werte?
Aus Ihrer verbundenen Welt: Drive-Tabellen, Mail-Verläufe, Tresor-Notizen, Listen, die Sie führen. Jedes gefüllte Feld zeigt seine Quelle, und Werte werden geholt, nie erfunden.
Q Wird mein Originaldokument verändert?
Nein — das Original wird gelesen, nie angefasst. Die Vorlage ist etwas Neues in Ihrem Tresor und liegt daneben.
Q Sieht sie genauso aus wie mein Original?
Sehr ähnlich, ehrlicherweise nicht immer pixelgenau: Schriften werden der nächstähnlichen angeglichen, und ein Logo oder Diagramm kann als Bild herüberkommen. Sie sehen Vorlage und Original nebeneinander und behalten den letzten Schliff.