Setzen Sie die Arbeit auf, die immer wiederkommt.

Genau das ist ein Ablauf: ein benanntes Rezept aus Stufen, jede davon ein Agent von Ihnen, der eine Sache erledigt und das Ergebnis weiterreicht. Erst sammelt der Rechercheur, dann schreibt der Verfasser, dann prüft der Lektor, dann landet es in Ihrem Tresor. Das liest sich wie ein Rezept — erst dies, dann das — und nicht wie ein Flussdiagramm. Keine Pfeile zu zeichnen, keine Logik zu verdrahten.

In der Anleitung zu Agenten geht es darum, die Fachkräfte zu holen. Hier geht es darum, ihnen einen gemeinsamen, wiederkehrenden Auftrag zu geben — damit das Montagsbriefing, das sortierte Postfach und die Besprechungsvorbereitung einfach geschehen.

Sie bauen einen Ablauf, indem Sie ihn beschreiben. Sagen Sie, worum es geht, ungefähr, wer was tut, und wann es laufen soll, und 1Presence formt daraus benannte Stufen — jede mit ihrem Agenten, ihrem Briefing und einer einzeiligen Zusammenfassung — und zeigt Ihnen die Zeile. Der Builder ist dann der Ort, an dem Sie diese Stufen von links nach rechts sehen, eine in eine andere Reihenfolge ziehen, eine hinzufügen oder entfernen, den Agenten einer Stufe tauschen und den Zeitplan setzen.

Die Agenten selbst — ihre Stimme, ihre Fähigkeiten, das, was ihnen anvertraut ist — formen Sie ebenfalls im Gespräch mit 1Presence, nicht über Formulare (das ist die Anleitung zu Agenten). Beschreiben baut das Rezept; der Builder ist der Ort, an dem Sie die Teile umordnen.

Die Stufe ist die Arbeitseinheit: ein Agent, eine Aufgabe. Öffnen Sie eine beliebige Stufe, und Sie finden eine Handvoll einfacher Dinge.

• Der Agent. Welche Fachkraft diese Stufe übernimmt.
• Seine Rolle. Ein paar Worte: Material sammeln, das Briefing schreiben, die Fakten prüfen.
• Eine einzeilige Zusammenfassung. Der Satz auf der Karte der Stufe — schreibt die Briefings nächste Woche aus der Recherche-Zusammenfassung und markiert alles, was noch nicht entworfen werden kann. Geschrieben, wenn die Stufe gebaut wird, und aktualisiert, sobald sich das Briefing ändert, sodass die Kartenreihe immer zeigt, was läuft.
• Eine Anweisung. Das Briefing dieser einen Stufe — so, wie Sie jemandem erklären würden, wozu dieser Schritt da ist.
• Aktive Fähigkeiten. Die eigenen Fähigkeiten des Agenten sind automatisch dabei. Eine Stufe kann welche hinzufügen, die der Agent sonst nicht trägt, nur für diesen einen Schritt.
• Was weitergereicht wird. Benennen Sie, was diese Stufe übergibt — eine Datei wie findings.md, ein kurzes Ergebnis —, damit die nächste es aufnehmen kann.

Die geschriebenen Teile — das Briefing, die Zusammenfassung — ändert man, indem man fragt. Jede Stufe trägt eine dunkle Schaltfläche Edit Stage mit dem eigenen Zeichen von Presence darauf, was bedeutet: Presence schreibt das. Drücken Sie sie, und ein Gespräch öffnet sich, das Sie mit der Stufe selbst begrüßt und ihr aktuelles Briefing schon in sich trägt; sagen Sie, was sich ändern soll, und Briefing und Zusammenfassung kommen gemeinsam neu geschrieben zurück. Die Anleitung „Einfach fragen“ erklärt, warum die Mechanik so bearbeitet wird.

Übergaben: wie eine Stufe die nächste speist

Ist eine Stufe fertig, wird alles, was sie erzeugt hat — die geschriebenen Dateien, das Gemerkte, alles Weitergereichte —, zum Ausgangsmaterial der nächsten. Der Verfasser beginnt seinen Zug bereits mit den Funden des Rechercheurs in der Hand. Sie verdrahten die Verbindung nie von Hand; das Beenden der Stufe ist die Übergabe.

Stufen nebeneinander laufen lassen

Meist laufen Stufen nacheinander. Hängen zwei aber nicht voneinander ab — etwa das Durchsehen von Post und Kalender —, markieren Sie sie im selben Schritt als parallel, und sie starten gemeinsam. Die Stufe danach wartet, bis beide fertig sind.

Ein Ablauf kann auf Zuruf laufen — Sie tippen Run now, wann immer Sie mögen — oder nach einem Zeitplan, den Sie setzen: täglich, wöchentlich (mit gewählten Tagen) oder monatlich, zu einer Uhrzeit in Ihrer eigenen Zeitzone. Eine Vorschau sagt Ihnen vor dem Sichern genau, wann er das nächste Mal auslöst. Pause schedule hält den Takt an, ohne ihn zu vergessen; Resume schedule bringt ihn im selben Rhythmus zurück.

Danach läuft er von selbst. Meist finden Sie das Ergebnis einfach schon vor — eine Notiz in Ihrem Tresor, ein aufgefrischtes Dashboard, eine Karte in Ihrem 1Presence-Posteingang —, und braucht eine Stufe Sie, hält sie an und fragt, statt zu raten. So funktionieren Läufe und der Eingang.

Eine Routine ist der einfachste geplante Auftrag: ein Agent nach eigenem Zeitplan — ein Postfach-Agent, der jeden Morgen die Post durchsieht. Sie ist bewusst ihre eigene kleine Sache, auf ihrem eigenen Bildschirm eingerichtet. Will ein Auftrag Stufen — erst sammeln, dann entwerfen, dann prüfen —, bauen Sie stattdessen einen Ablauf. Die Anleitung zu Routinen.

Manche Abläufe kommen fertig an. Installieren Sie das Kit Morning & Inbox, kommt sein Ablauf Morning replies mit — Agenten zugewiesen, Zeitplan gesetzt; Meetings & Actions und Support Desk & Calls liefern je einen eigenen. Alles, was ein Kit installiert, gehört Ihnen zum Umformen wie alles, was Sie selbst beschrieben haben.

Gute erste Abläufe sind meist die Dinge, die Sie ohnehin jede Woche von Hand tun:

• Montagsbriefing. Jeden Montag um 07:00: Ein Rechercheur holt Kalender und Zusammenhang der Woche, ein Postfach-Agent markiert alles Dringende vom Wochenende, und alles landet als ein Briefing im Tresor.
• Postfach sortieren. Jeden Werktag: die Post der Nacht sortieren, das Rauschen beiseitelegen, das Wichtige hervorholen und Antworten auf das Routinehafte zur Durchsicht entwerfen.
• Besprechungsvorbereitung. Jeden Morgen, für die Besprechungen des Tages: ein einseitiges Briefing pro Besprechung — wer im Raum sitzt, frühere Verläufe, Notizen vom letzten Mal — fertig, bevor die erste beginnt.
• Freitags-Rückblick. Jeden Freitag: was fertig wurde, was entschieden wurde, was offen ist und worüber sich am Wochenende nachdenken lässt.
• Inhalte weiterverwenden. Jeden Freitag, für alles Neue in Ihrem Veröffentlicht-Ordner: Varianten für jeden Kanal, entworfen und zur Freigabe bereitgelegt.