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Ein Ablauf ist ein Rezept, kein Flussdiagramm
Stellen Sie sich ein kleines Team mit einem Auftrag vor. Jede Person macht einen Teil und reicht weiter.
Genau das ist ein Ablauf: ein benanntes Rezept aus Stufen, jede davon ein Agent von Ihnen, der eine Sache erledigt und das Ergebnis weiterreicht. Erst sammelt der Rechercheur, dann schreibt der Verfasser, dann prüft der Lektor, dann landet es in Ihrem Tresor. Das liest sich wie ein Rezept — erst dies, dann das — und nicht wie ein Flussdiagramm. Keine Pfeile zu zeichnen, keine Logik zu verdrahten.
In der Anleitung zu Agenten geht es darum, die Fachkräfte zu holen. Hier geht es darum, ihnen einen gemeinsamen, wiederkehrenden Auftrag zu geben — damit das Montagsbriefing, das sortierte Postfach und die Besprechungsvorbereitung einfach geschehen.
Woraus ein Ablauf besteht
Ein Name und eine Zeile
Ein menschlicher Name — „Montagsbriefing“, „Postfach sortieren“ — und ein Satz dazu, was dabei herauskommen soll. Ein guter Name deutet sogar den Takt an.
Stufen
Die geordnete Liste der Arbeit, von links nach rechts. Jede Stufe ist ein Agent mit einer Aufgabe, der weiterreicht, was er erzeugt hat.
Ein Auslöser
Wie es beginnt: nach einem Zeitplan, den Sie setzen, oder auf Zuruf, wenn Sie Run now antippen.
Übergaben
Was eine Stufe weiterreicht — die geschriebenen Dateien, die gemachten Notizen — wird zum Ausgangsmaterial der nächsten.
Pausen
Eine Stufe darf anhalten und Sie etwas fragen: eine Rückfrage, eine Datei, ein Ja. Sie wartet in Ihrem Eingang, bis Sie antworten, und macht dann weiter.
Ein Verlauf der Läufe
Jeder Lauf hinterlässt einen Beleg in Ihrem Tresor: was jeder Agent tat, was er erzeugte, was er fragte. Der von letztem Montag und der von letztem Jahr sind Sekunden entfernt.
Einen Ablauf ordnen
Einen Ablauf ordnen Sie im Builder — einer Reihe von Stufen, die Sie selbst von links nach rechts legen. Sie benennen den Auftrag, fügen die Stufen in der Reihenfolge des Arbeitsflusses ein und wählen, welcher Ihrer Agenten welche übernimmt.
- 1
Benennen Sie den Auftrag
Geben Sie ihm einen menschlichen Namen und eine Zeile dazu, was ein Lauf erreichen soll. Mehr ist das Briefing ganz oben nicht.
- 2
Fügen Sie Ihre Stufen ein
Jede Stufe ist ein Agent. Legen Sie sie von links nach rechts in der Reihenfolge, in der die Arbeit fließt: sammeln, dann entwerfen, dann prüfen.
- 3
Geben Sie jeder Stufe ihr Briefing
Öffnen Sie eine Stufe und legen Sie ihre Rolle fest, eine kurze Anweisung, welche Fähigkeiten des Agenten hier greifen und was sie weiterreicht.
- 4
Starten Sie ihn oder planen Sie ihn
Tippen Sie Run now, um ihn einmal von Anfang bis Ende zu erproben, oder setzen Sie einen Takt, damit er von da an von selbst läuft.
Die Agenten selbst — ihre Stimme, ihre Fähigkeiten, das, was ihnen anvertraut ist — formen Sie im Gespräch mit 1Presence, nicht über Formulare (das ist die Anleitung zu Agenten). Der Builder ist schlicht der Ort, an dem Sie sie für einen Auftrag aufstellen.
Stufen, aus der Nähe
Die Stufe ist die Arbeitseinheit: ein Agent, eine Aufgabe. Öffnen Sie eine beliebige Stufe, und Sie formen eine Handvoll einfacher Dinge.
- Der Agent. Welche Fachkraft diese Stufe übernimmt.
- Seine Rolle. Ein paar Worte: Material sammeln, das Briefing schreiben, die Fakten prüfen.
- Eine Anweisung. Das Briefing dieser einen Stufe — so, wie Sie jemandem erklären würden, wozu dieser Schritt da ist.
- Aktive Fähigkeiten. Kreuzen Sie an, welche Fähigkeiten dieses Agenten hier greifen. Derselbe Agent darf in einer Stufe weniger und in einer anderen mehr.
- Was weitergereicht wird. Benennen Sie, was diese Stufe übergibt — eine Datei wie
findings.md, ein kurzes Ergebnis —, damit die nächste es aufnehmen kann.
Übergaben: wie eine Stufe die nächste speist
Ist eine Stufe fertig, wird alles, was sie erzeugt hat — die geschriebenen Dateien, das Gemerkte, alles Weitergereichte —, zum Ausgangsmaterial der nächsten. Der Verfasser beginnt seinen Zug bereits mit den Funden des Rechercheurs in der Hand. Sie verdrahten die Verbindung nie von Hand; das Beenden der Stufe ist die Übergabe.
Stufen nebeneinander laufen lassen
Meist laufen Stufen nacheinander. Hängen zwei aber nicht voneinander ab — etwa das Durchsehen von Post und Kalender —, markieren Sie sie im selben Schritt als parallel, und sie starten gemeinsam. Die Stufe danach wartet, bis beide fertig sind.
Auf Zuruf oder nach Zeitplan
Ein Ablauf kann auf Zuruf laufen — Sie tippen Run now, wann immer Sie mögen — oder nach einem Zeitplan, den Sie setzen: täglich, wöchentlich (mit gewählten Tagen) oder monatlich, zu einer Uhrzeit in Ihrer eigenen Zeitzone. Eine Vorschau sagt Ihnen vor dem Sichern genau, wann er das nächste Mal auslöst.
Danach läuft er von selbst. Meist finden Sie das Ergebnis einfach schon im Tresor vor — und braucht eine Stufe Sie, hält sie an und fragt, statt zu raten. So funktionieren Läufe und der Eingang.
Eine Routine ist nur der einfachste Ablauf: ein Agent in seinem eigenen Takt — ein Postfach-Agent, der jeden Morgen die Post durchsieht. Dieselbe Mechanik, kleineres Rezept. Wächst der Bedarf, wird aus einer Routine durch eine zweite Stufe ein Ablauf.
Ein paar zum Bauen
Gute erste Abläufe sind meist die Dinge, die Sie ohnehin jede Woche von Hand tun:
- Montagsbriefing. Jeden Montag um 07:00: Ein Rechercheur holt Kalender und Zusammenhang der Woche, ein Postfach-Agent markiert alles Dringende vom Wochenende, und alles landet als ein Briefing im Tresor.
- Postfach sortieren. Jeden Werktag: die Post der Nacht sortieren, das Rauschen beiseitelegen, das Wichtige hervorholen und Antworten auf das Routinehafte zur Durchsicht entwerfen.
- Besprechungsvorbereitung. Vor einem Kalendereintrag: ein einseitiges Briefing — wer im Raum sitzt, frühere Verläufe, Notizen vom letzten Mal — fertig, bevor Sie beitreten.
- Freitags-Rückblick. Jeden Freitag: was fertig wurde, was entschieden wurde, was offen ist und worüber sich am Wochenende nachdenken lässt.
- Inhalte weiterverwenden. Sobald ein neuer Beitrag in Ihrem Veröffentlicht-Ordner landet: Varianten für jeden Kanal, entworfen und zur Freigabe bereitgelegt.
Einmal aufgesetzt, läuft weiter
Das Briefing, das sich jeden Montag selbst schreibt.
Ein Ablauf ist ein Rezept aus Stufen, jede von einem Ihrer Agenten betreut. Einmal geordnet, mit einem Takt versehen, macht er sich an die Arbeit — und kommt nur zurück, wenn wirklich eine Entscheidung fällig ist.
Häufige Fragen
Q Baue ich einen Ablauf im Gespräch oder in einem Builder?
Den Ablauf selbst — seine Stufen, ihre Reihenfolge, den Zeitplan — ordnen Sie im visuellen Builder. Die Agenten, die die Stufen füllen, formen Sie im Gespräch mit 1Presence. Der Builder stellt das Team auf; das Gespräch gibt jedem seinen Charakter.
Q Worin unterscheiden sich Agent und Ablauf?
Ein Agent ist eine einzelne Fachkraft. Ein Ablauf ist ein Auftrag, den mehrere Agenten gemeinsam, der Reihe nach und wiederkehrend erledigen — je eine Stufe pro Agent, immer weitergereicht.
Q Kann eine Stufe auf mich warten?
Ja. Eine Stufe darf anhalten, um zu fragen, eine Datei anzufordern oder eine Freigabe einzuholen. Sie landet in Ihrem Eingang, und der Lauf wartet dort, bis Sie antworten; danach geht es genau an dieser Stelle weiter. Mehr zu Läufen und dem Eingang.
Q Was ist eine Routine?
Die einfachste Art von Ablauf: ein Agent nach eigenem Zeitplan, etwa ein morgendlicher Durchgang durch die Post. Dasselbe wie ein Ablauf, nur mit einer einzigen Stufe.