Die meisten Türen offen. Ein paar Räume vorbehalten.

Jeder Ordner im Tresor einer Organisation steht allen Mitgliedern offen, bis die Verwaltung ihn bindet. Binden ist die Ausnahme, nicht die Regel — Handbuch, gemeinsame Projekte und Firmennotizen bleiben also dort, wo alle sie erreichen: im Explorer, in der Suche und in jedem Gespräch mit einem Team-Agenten.

Die Verwaltung bindet einen Ordner in einer von zwei Formen. Ein Team-Ordner gehört den darauf benannten Teams: Deren Mitglieder öffnen und bearbeiten ihn, sonst sieht niemand, dass es ihn gibt. Ein von einem Team gepflegter Ordner ist einer, den alle lesen, aber nur dieses Team ändert — der Markenleitfaden, die Preisliste, die Richtlinie, auf die sich alle verlassen.

Für jemanden außerhalb des Teams ist ein Team-Ordner nicht verschlossen, sondern nicht vorhanden. Er taucht weder im Explorer noch in Suchergebnissen auf, ein Link darauf meldet „nicht gefunden“, und die Gespräche dieser Person erreichen ihn nicht — weder durch höfliches Fragen noch über eine Routine. Die Verwaltung bildet keine Ausnahme: Wer einen Team-Ordner sehen will, tritt dem Team bei, und das steht auf dessen Mitgliederliste wie jede andere Änderung.

Für das Team ist es schlicht ein Ordner, mit einem Schloss und der Teamfarbe neben dem Namen. Alles, was das Team dort ablegt — Notizen, Datensätze, ein daraus gebautes Dashboard —, bleibt drinnen. Ein firmenweit geteiltes Dashboard, das aus einem Team-Ordner schöpft, zeigt Kolleginnen außerhalb des Teams nur einen schlichten Hinweis, dass die Quelle in einem für sie verschlossenen Ordner liegt — mehr nicht.

Die Verwaltung bindet Ordner im Reiter Teams: Team öffnen, Bind a folder antippen, Form wählen. Auf der Seite des Ordners selbst leistet Who can open this dasselbe für jeden Ordner.

Ganz oben im Tresor der Organisation steht Your space, Ihr Bereich. Einmal antippen, und ein eigener Ordner erscheint, allein Ihnen vorbehalten. Nicht einmal die Verwaltung kann ihn öffnen. Entwürfe, Arbeitsnotizen, das Angebot, das noch nicht so weit ist — hier liegen sie, solange sie Ihnen gehören.

Veröffentlichen ist eine Bewegung. Ziehen Sie eine Datei aus Ihrem Bereich in einen gemeinsamen oder einen Team-Ordner, sehen Kolleginnen und Kollegen sie; ziehen Sie sie zurück, sehen sie sie nicht mehr. Ihre Team-Agenten dürfen mit Ihnen in Ihrem Bereich arbeiten, und was sie sich daraus merken, bleibt bei Ihnen statt im gemeinsamen Gedächtnis der Firma.

Es sind Firmendaten, ehrlich verwahrt. Verlassen Sie die Organisation, geht Ihr Bereich an die Eigentümerin, statt gelöscht zu werden, und deren Gesamt-Download des Tresors lässt die Bereiche aller anderen aus. Ihr persönliches 1Presence ist ein völlig eigener Ort und nie Teil davon.

Das Gedächtnis bleibt im Raum. Ein Team-Ordner bleibt durchsuchbar, statt vollständig behalten zu werden, sodass nichts daraus in der Erinnerung einer Kollegin auftaucht; die Ordnerseite sagt, warum. Ihr Bereich darf vollständig behalten werden — von Ihnen allein.

Abgleiche und Uploads landen dort, wo Sie schreiben dürfen. Ein Ordner, den Sie lesen, aber nicht ändern dürfen, wird bei der Zielwahl für einen Abgleich oder ein Speichern als verschlossen gezeigt, und ein Schreibversuch wird mit Begründung abgelehnt.

Das Teilen bleibt Ihre Sache. Sie können ein Dokument aus einem Team-Ordner genau wie bisher an jemanden außerhalb der Organisation schicken; das Teilen-Fenster erinnert daran, dass es damit das Team verlässt.

Wird ein Team gelöscht, bleiben seine Ordner verschlossen, statt aufzuspringen, und der Reiter Teams führt sie unter Folders without a team, bis die Verwaltung ihnen ein neues Zuhause gibt oder sie für alle öffnet.