Monta el trabajo que siempre vuelve.

Eso es un flujo de trabajo: una receta con nombre hecha de etapas, cada una un agente tuyo haciendo un solo trabajo y entregando lo que hizo al siguiente. Primero el de investigación reúne, luego el redactor escribe, luego el editor revisa, y luego aterriza en tu bóveda. Se lee como una receta —primero esto, luego aquello—, no como un diagrama. No hay flechas que dibujar ni lógica que cablear.

La guía de agentes trata de contratar a los especialistas. Esta trata de darles un encargo común que se repite, para que el informe del lunes, la bandeja triada y la preparación de reuniones sencillamente ocurran.

Un flujo de trabajo se organiza en el constructor: una fila de etapas, de izquierda a derecha, que tú dispones. Le pones nombre al encargo, añades las etapas en el orden en que fluye el trabajo y eliges cuál de tus agentes se hace cargo de cada una.

A los agentes en sí —su voz, sus habilidades, aquello que se les confía— los moldeas hablando con 1Presence, no rellenando formularios (eso es la guía de agentes). El constructor es sencillamente donde los alineas para un encargo.

La etapa es la unidad de trabajo: un agente, un trabajo. Abre cualquier etapa y darás forma a un puñado de cosas sencillas.

• El agente. Qué especialista ejecuta esta etapa.
• Su papel. Unas pocas palabras: reunir insumos, escribir el informe, verificar los datos.
• Una instrucción. El encargo propio de la etapa: como le explicarías a alguien para qué sirve este paso concreto.
• Habilidades activas. Marca cuáles de las habilidades de ese agente entran en juego aquí. El mismo agente puede hacer menos en una etapa y más en otra.
• Qué pasa adelante. Nombra lo que esta etapa entrega —un archivo como findings.md, un resultado breve— para que la siguiente lo recoja.

Entregas: cómo una etapa alimenta a la siguiente

Cuando una etapa termina, lo que produjo —los archivos que escribió, lo que recordó, todo lo que pasa hacia adelante— se convierte en el material de partida de la siguiente. El redactor empieza su turno con los hallazgos del investigador ya en la mano. Nunca cableas la conexión a mano: terminar la etapa es la entrega.

Etapas que corren en paralelo

Normalmente las etapas se ejecutan una detrás de otra. Pero cuando dos no dependen entre sí —revisar el correo y revisar el calendario, por ejemplo—, márcalas para ejecutarse en paralelo en el mismo paso y arrancan a la vez. La etapa que va después espera a que terminen las dos antes de empezar.

Un flujo de trabajo puede ejecutarse a demanda —tocas Run now cuando quieres— o según un horario que fijes: diario, semanal (eligiendo los días) o mensual, a una hora de tu propio huso horario. Una vista previa te dice exactamente cuándo se disparará la próxima vez, antes de guardar.

Después corre solo. Casi siempre te encuentras el resultado ya esperando en tu bóveda, y si una etapa te necesita, se detiene y pregunta en vez de adivinar. Ve cómo funcionan las ejecuciones y la bandeja.

Una rutina no es más que el flujo de trabajo más simple: un solo agente corriendo a su propia cadencia, como el que cuida el correo y lo revisa cada mañana. La misma maquinaria, con una receta más corta. A medida que crecen tus necesidades, una rutina se convierte en flujo de trabajo añadiéndole una etapa.

Los buenos primeros flujos de trabajo suelen ser las cosas que ya haces a mano todas las semanas:

• Informe del lunes. Cada lunes a las 07:00: un investigador saca el calendario y el contexto de la semana, el que cuida el correo marca lo urgente del fin de semana, y todo aterriza como un solo informe en tu bóveda.
• Triaje de la bandeja. Cada día laborable: ordenar el correo de la noche, apartar el ruido, sacar a la superficie lo que te necesita y redactar respuestas a lo rutinario para tu revisión.
• Preparación de reuniones. Antes de un evento del calendario: un informe de una página —quién está en la sala, los hilos previos, las notas de la vez anterior— listo antes de que entres.
• Resumen del viernes. Cada viernes: qué salió, qué se decidió, qué sigue abierto y qué conviene rumiar el fin de semana.
• Reaprovechamiento de contenido. Cuando una publicación nueva llega a tu carpeta de publicados: variantes para cada canal, redactadas y preparadas para que las apruebes.