Casi todas las puertas abiertas. Unas pocas salas reservadas.

Cada carpeta de la bóveda de una organización está abierta a todos los miembros hasta que una persona administradora la restringe. Restringir es la excepción, no la regla, así que el manual, los proyectos comunes y las notas de la empresa se quedan donde todo el mundo llega: en el explorador, en la búsqueda y en cualquier conversación con un agente de equipo.

Una persona administradora restringe una carpeta de dos maneras. Una carpeta de equipo pertenece a los equipos que figuran en ella: sus miembros la abren y la editan, y nadie más ve siquiera que existe. Una carpeta bajo la custodia de un equipo es la que todos pueden leer pero solo ese equipo cambia: la guía de marca, la lista de precios, la política en la que todos se apoyan.

Para alguien de fuera del equipo, una carpeta de equipo está ausente, no cerrada — la misma regla que sigue una carpeta cercada —, y sus conversaciones no llegan a ella, ni pidiéndolo con amabilidad ni ejecutando una rutina. Las personas administradoras no son la excepción: quien quiera ver una carpeta de equipo se une al equipo, y eso aparece en la lista de personas de ese equipo como cualquier otro cambio.

Para el equipo es sencillamente una carpeta, con un candado y el color del equipo junto al nombre. Todo lo que el equipo guarde ahí —notas, conjuntos de datos, un panel construido con ellos— se queda dentro. Un panel compartido con toda la empresa que se alimente de una carpeta de equipo les muestra a los colegas de fuera una nota escueta que dice que la fuente está en una carpeta que no pueden abrir, y nada más.

Las personas administradoras restringen carpetas desde la pestaña Teams: abre un equipo, toca Bind a folder y elige la forma. En la página de la propia carpeta, Who can open this hace lo mismo para cualquier carpeta.

Arriba del todo, en la bóveda de la organización, está Mi bóveda, junto a las carpetas de la empresa. Tócala una vez y aparece una bóveda tuya, reservada solo para ti. Ni siquiera una persona administradora puede abrirla. Los borradores, las notas de trabajo, la propuesta que aún no está lista: ahí viven mientras son tuyas.

Publicar es un movimiento. Pide a tu agente que mueva un archivo de Mi bóveda a una carpeta compartida o de equipo y los colegas lo verán; muévelo de vuelta y dejarán de verlo. Tus agentes de equipo pueden trabajar ahí contigo mientras estás en la conversación —una rutina o un flujo de trabajo programado nunca entra—, y lo que recuerden de ahí se queda contigo en vez de pasar a la memoria compartida de la empresa.

Sigue siendo tuya, y lo sigue siendo después de que te vayas. Nadie más en la organización puede abrir Mi bóveda: ni una persona administradora, ni la propietaria, ni siquiera cuando termina tu pertenencia. La descarga completa de la bóveda que hace esa persona deja fuera la de todos los miembros, incluida la de quien ya se fue. Tu propia bóveda personal —la que está a un cambio de distancia de la empresa— es un sitio aparte por completo y nunca forma parte de esto.

La memoria se queda en la sala. Una carpeta de equipo sigue siendo buscable en vez de recordarse por completo, así que nada de ella aparece en lo que recuerda un colega; la página de la carpeta explica por qué. Mi bóveda sí puede recordarse por completo, y solo para ti.

Las sincronizaciones y las subidas aterrizan donde puedes escribir. Una carpeta que puedes leer pero no cambiar se muestra bloqueada cuando eliges adónde debe ir una sincronización o un guardado, y una escritura hacia ella se rechaza con el motivo.

Compartir sigue siendo tuyo, exactamente igual que con una carpeta cercada: la hoja de compartir te recuerda que enviar un documento a alguien de fuera de la organización lo saca del equipo.

Cuando se elimina un equipo, sus carpetas se quedan cerradas en vez de abrirse solas, y la pestaña Teams las lista bajo Folders without a team hasta que una persona administradora les dé un nuevo hogar o las abra a todo el mundo.