Casi todas las puertas abiertas. Unas pocas salas reservadas.

Cada carpeta de la bóveda de una organización está abierta a todos los miembros hasta que una persona administradora la restringe. Restringir es la excepción, no la regla, así que el manual, los proyectos comunes y las notas de la empresa se quedan donde todo el mundo llega: en el explorador, en la búsqueda y en cualquier conversación con un agente de equipo.

Una persona administradora restringe una carpeta de dos maneras. Una carpeta de equipo pertenece a los equipos que figuran en ella: sus miembros la abren y la editan, y nadie más ve siquiera que existe. Una carpeta bajo la custodia de un equipo es la que todos pueden leer pero solo ese equipo cambia: la guía de marca, la lista de precios, la política en la que todos se apoyan.

Para alguien de fuera del equipo, una carpeta de equipo no está cerrada: está ausente. No aparece en su explorador ni en sus resultados de búsqueda, un enlace hacia ella responde que no existe, y sus conversaciones no llegan a ella, ni pidiéndolo con amabilidad ni ejecutando una rutina. Las personas administradoras no son la excepción: quien quiera ver una carpeta de equipo se une al equipo, y eso aparece en la lista de personas de ese equipo como cualquier otro cambio.

Para el equipo es sencillamente una carpeta, con un candado y el color del equipo junto al nombre. Todo lo que el equipo guarde ahí —notas, conjuntos de datos, un panel construido con ellos— se queda dentro. Un panel compartido con toda la empresa que se alimente de una carpeta de equipo les muestra a los colegas de fuera una nota escueta que dice que la fuente está en una carpeta que no pueden abrir, y nada más.

Las personas administradoras restringen carpetas desde la pestaña Teams: abre un equipo, toca Bind a folder y elige la forma. En la página de la propia carpeta, Who can open this hace lo mismo para cualquier carpeta.

Arriba del todo, en la bóveda de la organización, está Your space, tu espacio. Tócalo una vez y aparece una carpeta tuya, reservada solo para ti. Ni siquiera una persona administradora puede abrirla. Los borradores, las notas de trabajo, la propuesta que aún no está lista: ahí viven mientras son tuyas.

Publicar es un movimiento. Arrastra un archivo de tu espacio a una carpeta compartida o de equipo y los colegas lo verán; muévelo de vuelta y dejarán de verlo. Tus agentes de equipo pueden trabajar contigo dentro de tu espacio, y lo que recuerden de ahí se queda contigo en vez de pasar a la memoria compartida de la empresa.

Son datos de la empresa, guardados con honestidad. Si dejas la organización, tu espacio pasa a la persona propietaria en lugar de borrarse, y la descarga completa de la bóveda que hace esa persona deja fuera los espacios de todos los demás. Tu 1Presence personal es un sitio aparte por completo y nunca forma parte de esto.

La memoria se queda en la sala. Una carpeta de equipo sigue siendo buscable en vez de recordarse por completo, así que nada de ella aparece en lo que recuerda un colega; la página de la carpeta explica por qué. Tu espacio sí puede recordarse por completo, y solo para ti.

Las sincronizaciones y las subidas aterrizan donde puedes escribir. Una carpeta que puedes leer pero no cambiar se muestra bloqueada cuando eliges adónde debe ir una sincronización o un guardado, y una escritura hacia ella se rechaza con el motivo.

Compartir sigue en tus manos. Puedes enviar un documento de una carpeta de equipo a alguien de fuera de la organización exactamente igual que antes; el panel de compartir te recuerda que al hacerlo lo sacas del equipo.

Cuando se elimina un equipo, sus carpetas se quedan cerradas en vez de abrirse solas, y la pestaña Teams las lista bajo Folders without a team hasta que una persona administradora les dé un nuevo hogar o las abra a todo el mundo.