En esta guía· 7 capítulos
Una instalación, una invitación y ya está en la sala.
Configurarlo es trabajo de administración, y es corto. Todo lo de abajo ocurre en el panel de administración de tu organización y en el propio Slack: no hay nada que desplegar ni ninguna clave de API que pegar.
Una aclaración antes de empezar: este es el agente de equipo, el que cualquiera puede etiquetar en un canal. Si lo que quieres es que tu propio agente lea tus espacios de Slack en tu nombre, eso es el conector de Slack, y cada persona lo conecta por su cuenta.
Añade el bot a tu espacio de trabajo
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Abre los conectores de tu organización
Cambia al contexto de tu organización y ve a Admin → Connectors. Ahí verás dos fichas de Slack, y no son lo mismo: Slack — member access es cómo cada colega conecta su propio Slack, y la ficha que lleva el nombre del bot es el agente de equipo. Tú quieres la segunda. (El nombre que etiquetarás en Slack es
@1Presence— el mismo en todos los espacios de trabajo.) - 2
Instala en el espacio de trabajo
Abre la ficha del bot e instala. Slack te pide confirmar qué puede hacer la aplicación, como con cualquier otra, y necesitarás permiso para añadir aplicaciones a ese espacio. Cuando termina, la ficha muestra el espacio donde quedó instalado y el nombre que hay que escribir.
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Conoce el nombre que debes escribir
Slack resuelve lo que escribes contra el nombre visible de la aplicación, y el nuestro es
@1Presence— el mismo en todos los espacios de trabajo, sea cual sea el identificador que Slack le asignó por debajo. Si otra aplicación de tu espacio de trabajo ya aparece como 1Presence, el panel te lo dice y te explica cómo elegir la nuestra; el capítulo seis lo cubre.
Mételo en un canal
Instalar pone la aplicación en el espacio de trabajo; no la pone en ningún canal. Como con un colega nuevo, solo ve las salas a las que lo lleves, que es justo la propiedad que quieres. Así que empieza por una.
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Invítalo donde se habla del trabajo
En Slack, abre el canal e invita a la aplicación como harías con cualquier otra: el panel te muestra la línea exacta de
/invitepara pegar, ya con el nombre puesto. Elige un canal con trabajo real, no uno de pruebas; el agente se orienta con lo que se está diciendo. - 2
Salúdalo
Etiquétalo y pídele algo pequeño: un resumen del último día en el canal es una buena primera petición. Responde en segundos, luego sustituye esa nota con la respuesta en el hilo. Durante unos minutos después puedes seguir en ese hilo sin volver a etiquetarlo.
Una vez que lo has invitado a algún sitio, el canal aparece en el panel de administración, listo para el siguiente paso.
Decide quién responde en cada sala
Una mención a secas ejecuta el agente que hayas asignado a ese canal. Este es el ajuste que marca la diferencia entre un bot genérico y algo que parece pertenecer a la sala.
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Abre Channel agents
En la ficha del bot, la sección Channel agents lista todos los canales a los que lo has invitado. Elige el agente que debe responder a una mención a secas en cada uno. La lista solo ofrece agentes que tu organización tiene, así que construye antes al especialista si aún no existe.
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Ajusta el agente a la sala
El de investigación, en el canal donde se discute del mercado. El que redacta soporte, donde llegan los hilos de clientes. El analista, donde viven los números. Un canal sin asignación recae en el agente predeterminado de tu organización, que es un punto de partida perfectamente bueno.
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Cualquiera puede llamar igualmente a otro
La asignación fija el valor predeterminado, no una restricción. Nombrar a un agente justo después de la mención ejecuta a ese en su lugar: útil cuando un hilo se mete en terreno ajeno sin tener que cambiar de sala.
Dile quién es quién
De entrada, el agente ve usuarios de Slack, no colegas. Emparejar unos con otros una sola vez es lo que le permite saber que quien pregunta es la misma persona que tiene una membresía de 1Presence, un sitio en tus equipos y un nombre que puede usar.
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Empareja a cada miembro con su usuario de Slack
Ve a Admin → Members, abre una persona e indica su identificador de Slack. Eso es todo el emparejamiento.
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Fíjate en qué cambia
A una persona emparejada se la reconoce: el agente se dirige a ella como corresponde, se mantiene dentro de los equipos a los que pertenece cuando busca conocimiento compartido, y su consumo se le atribuye a ella y no a una sala anónima.
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Los colegas sin emparejar también obtienen respuesta
Un miembro de tu espacio de trabajo al que no hayas emparejado puede usarlo igualmente; solo que no se lo reconoce individualmente y su trabajo se atribuye a la organización en vez de a él. Empareja a los habituales y deja el resto.
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La gente de fuera no puede
A los invitados y colaboradores externos, incluso en un canal compartido, se les responde con un mensaje breve y nada más. Gasta el crédito de la organización y llega al conocimiento de la organización, así que se reserva a los miembros de pleno derecho de tu espacio de trabajo: aquí no hay nada que configurar.
Permisos, a propósito
Un agente que metes en un canal empieza sin acceso a las herramientas de tu organización. La primera vez que necesite una para terminar un trabajo, se detiene y lo dice en el canal, en lugar de fallar en silencio o seguir en silencio.
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Espera a que lo pida en el canal
Verás una nota breve que dice qué capacidad necesita. Todavía no ha pasado nada: se ha detenido justo en el punto donde hacía falta el permiso.
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Concédelo dentro de 1Presence
Abre ese agente estando dentro de tu organización y concede el acceso en su pestaña Access, no desde el hilo de Slack. Es deliberado: una decisión de permisos pertenece a un sitio pensado, no a mitad de un canal ajetreado donde un toque cuesta poco.
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Vuelve a etiquetarlo
Repite la petición y esta vez sale adelante. La concesión se queda: no te la volverán a pedir para lo mismo.
El agente predeterminado de tu organización es la excepción: lleva consigo el acceso que ya tiene, así que un canal que use el predeterminado normalmente no ve nunca este flujo.
Cuando en la lista de menciones aparece un parecido
Conviene saberlo porque es confuso más que difícil: algunos espacios de trabajo acaban con dos entradas en la lista de menciones que parecen 1Presence. Solo una puede oírte, y etiquetar la otra no produce respuesta ni error: Slack sencillamente no tiene dónde entregar el mensaje.
Esto pasa cuando otra aplicación de tu espacio de trabajo ya aparece como 1Presence — una instalación más antigua, por ejemplo —, así que dos aplicaciones comparten un mismo nombre visible y Slack le dio al bot de equipo su propio identificador por debajo. Es una colisión de nombres, no un fallo de la instalación.
La solución está en el panel de administración: cuando detecta la colisión, lo dice directamente y nombra el identificador cuyo perfil marca el nuestro — en la lista de menciones, el nuestro es la entrada que muestra ese identificador, y la otra no puede oírte. Invita y etiqueta esa, o quita la aplicación que ya no uses. Si tu equipo llevaba tiempo etiquetando la equivocada, eso también explica el silencio.
Qué hizo y cuánto gastó
Hay dos cosas en la ficha del bot una vez que está funcionando, y ambas merecen un vistazo la primera semana.
Actividad reciente
Cada ejecución: quién preguntó, en qué canal, con qué agente, a qué recurrió y cómo terminó. A propósito no guarda el texto de los mensajes: un registro de lo que pasó, no de lo que se dijo.
El saldo de la organización
El trabajo en Slack consume el saldo de la organización, no el plan personal de nadie. Si se acaba, las ejecuciones se detienen y al canal se le dice claramente: nada falla en silencio y nada dispara una factura sorpresa.
Cosas para probar primero
Etiquétalo y pídele las cosas con palabras corrientes. Unas cuantas que muestran lo que el contexto del canal está haciendo:
Ponme al día de este canal desde el viernes.
Lee el hilo de principio a fin y te cuenta qué se acordó, qué está bloqueado y qué sigue esperando respuesta.
Redacta una respuesta para el cliente de este hilo.
La escribe en el canal para que todos la vean y la editen; desde aquí no se le envía nada a nadie.
Saca las altas de la semana pasada y grafícalas.
Trabaja con lo que tu organización tenga conectado y publica el resultado en la sala.
¿Qué decidimos sobre los precios?
Responde a partir de lo que este canal ha ido acumulando, sin que nadie tenga que volver a explicar los antecedentes.
Preguntas que suele hacer la gente
Q ¿Lee nuestros canales cuando nadie lo ha etiquetado?
No vigila nada de forma permanente, no envía nada sin que se lo pidan y no publica nada según un horario: cada mensaje suyo es una respuesta a alguien. El único matiz: durante unos minutos después de haber respondido, recoge un seguimiento en ese mismo hilo, o de la misma persona en ese canal, sin una nueva mención. Fuera de esas ventanas breves, la actividad del canal se descarta en cuanto llega: no se guarda, ningún agente la lee y nadie actúa sobre ella.
Q ¿Ese seguimiento funciona en canales privados?
No; ahí hace falta una mención cada vez. Las menciones funcionan igual en un canal privado una vez que lo has invitado; solo la ventana de seguimiento sin mención es propia de los canales públicos.
Q ¿Puede usarlo gente de fuera de nuestro espacio de trabajo?
No. A los invitados y colaboradores externos —incluso en un canal compartido— se les responde con un mensaje breve y nada más. Gasta el crédito de la organización y llega al conocimiento de la organización, así que se limita a los miembros de pleno derecho de tu espacio de trabajo.
Q ¿Puede ver canales a los que no lo hemos invitado?
No, igual que cualquier aplicación de Slack. Ve las salas a las que se lo ha invitado y nada más.
Q ¿Lo que aprende en un canal se filtra a otro?
No. Cada canal mantiene su propia memoria, apartada de las demás y del espacio personal de cualquiera.
Q ¿Qué pasa si le escribo por mensaje directo?
Te atiende el agente de la empresa, que llega al conocimiento de la empresa y con la cuenta de la empresa: un canal privado de la organización más que una sesión personal. Esa conversación también tiene su propia memoria.
Q ¿Quién paga el trabajo que hace?
La organización. Las ejecuciones en Slack consumen el saldo de la organización, nunca el plan personal de un miembro.
Q ¿Hace falta que cada persona tenga su cuenta de 1Presence?
No, para etiquetarlo en un canal no. Emparejarla con una membresía es lo que hace que la reconozca por su nombre y respete el alcance de sus equipos: vale la pena hacerlo con los habituales.