Er macht aus Ihren Besprechungen Notizen, damit Sie keine mehr machen.

Verbinden Sie Ihren Kalender. Die Notizen machen sich selbst.

1Presence arbeitet von den Besprechungen in Ihrem Kalender aus. Der erste Schritt ist also, einen zu verbinden — Google Calendar, Microsoft 365 oder beide. Ist einer verbunden, achtet es auf Termine mit Videolink und stellt sich still darauf ein, sie mitzunehmen.

Trägt ein Termin einen Link zu Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom, braucht 1Presence nichts weiter. Es liest den Link aus der Einladung — Sie fügen nichts ein, beschriften nichts und installieren nichts in der Besprechung. Noch kein Kalender verbunden? Sie können jedes einzelne Gespräch trotzdem mitnehmen, indem Sie 1Presence den Link im Chat reichen.

Es gibt zwei Wege, wie 1Presence die Worte aus einem Gespräch bekommt — und es wählt immer den günstigeren, der tatsächlich trägt.

Sie wählen nicht zwischen beiden. 1Presence liest den Link, prüft, ob eine kostenlose Mitschrift zu haben ist, und holt sie entweder umsonst oder schickt den Rekorder — je nachdem, was die Notizen tatsächlich liefern kann.

Google Meet und Microsoft Teams können die Mitschrift während des Gesprächs selbst schreiben. Existiert diese Mitschrift, liest 1Presence sie über die eigene Verbindung der jeweiligen Plattform — niemand tritt Ihrer Besprechung bei, und es kostet nichts. Es sind dieselbe Mitschrift und Zusammenfassung in Ihrem Tresor, nur ohne Rekorder und ohne Zähler.

Für den kostenlosen Weg müssen zwei Dinge zutreffen. Erstens braucht die einladende Person einen Tarif, der Mitschriften erzeugt. Zweitens — und das wird vergessen — muss die Transkription im Gespräch eingeschaltet sein. 1Presence kann nur eine Mitschrift lesen, die es gibt; es kann sie nicht nachträglich erzeugen. So stellen Sie sicher, dass sie da ist:

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   Google Meet — Business Standard oder höher

   Ab Google Workspace Business Standard starten Sie die Mitschrift im Gespräch: „Activities → Transcripts → Start transcription“. (Private @gmail-Konten können keine Meet-Mitschrift erzeugen — diese Gespräche fallen auf den Rekorder zurück.) Verbinden Sie Google Calendar und verbinden Sie es einmal neu, damit 1Presence Ihre Meet-Mitschriften lesen darf.

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   Microsoft Teams — Transkription eingeschaltet

   In den meisten Microsoft-365-Geschäftstarifen starten Sie sie im Gespräch: „More (⋯) → Record and transcribe → Start transcription“. Ihre Microsoft-Verwaltung muss die Transkription erlauben und 1Presence beim ersten Mal die Erlaubnis erteilen, Besprechungsmitschriften zu lesen. Danach läuft es von selbst.

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   Soll nie etwas durchrutschen?

   Schalten Sie die Transkription in den Verwaltungseinstellungen Ihres Google Workspace oder Microsoft Teams standardmäßig ein, damit jedes Gespräch eine schreibt, ohne dass jemand an eine Taste denken muss.

Hat ein bestimmtes Gespräch keine Mitschrift, wenn 1Presence nachsieht — Untertitel waren aus, oder der Tarif kann es nicht —, sagt es das klar, statt still zu scheitern, und Sie nehmen beim nächsten Mal den Rekorder.

Zoom hat hier noch keinen kostenlosen Weg über eine gelesene Mitschrift, also werden Zoom-Gespräche vom Rekorder mitgenommen: Eine Teilnahme namens 1Presence tritt der Besprechung bei und nimmt auf. Das ist der abgerechnete Weg — er zieht mit $0.55 pro Stunde von Ihrem Guthaben (minutenweise abgerechnet, eine 30-Minuten-Besprechung kostet also etwa 28¢) und hält von selbst an, wenn Ihr Guthaben zur Neige geht; still auflaufen kann also nichts.

Der Rekorder ist außerdem das Auffangnetz für alles, was der kostenlose Weg nicht abdeckt: ein Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Gespräch mit ausgeschalteter Transkription, eine einladende Person auf einem Gratistarif oder jeder andere Besprechungslink, den Sie reichen. Kurz:

Die Kosten hängen also ehrlich am Gespräch: Was Ihre Plattform ohnehin transkribiert, ist kostenlos, der Rest kostet $0.55 pro Stunde, minutenweise abgerechnet. Verbinden Sie die Mitschriften von Google Meet und Microsoft Teams, und der Großteil Ihrer Woche landet meist auf der kostenlosen Seite. Die letzte Zeile fällt aus dem Rahmen — niemand tritt bei, nichts wird aufgenommen, Sie zahlen also nur dafür, Ton, der Ihnen bereits gehört, in Worte zu verwandeln.

Wenn Sie bereits einen Besprechungs-Notizdienst nutzen — Read AI ist der, mit dem sich 1Presence heute verbindet — brauchen Sie den Rekorder womöglich gar nicht. Verbinden Sie ihn, und 1Presence liest die Mitschriften, Zusammenfassungen und offenen Punkte, die Ihr Notizdienst ohnehin erstellt, direkt in Ihren Tresor und in die Reichweite Ihres Agenten. Im Gespräch sitzt Ihr Notizdienst; 1Presence liest schlicht, was er erzeugt hat.

Dafür berechnet 1Presence nichts — Sie zahlen ohnehin für Ihren Notizdienst, und wir lesen nur daraus. Es ist dieselbe Idee wie beim kostenlosen Meet- und Teams-Weg: Hat etwas anderes die Mitschrift schon erstellt, liest 1Presence sie, statt einen eigenen Rekorder zu schicken.

Eine Sache im Blick behalten: Notizdienst und Rekorder sind voneinander unabhängig. Ist der Rekorder an und läuft zusätzlich Ihr eigener Notizdienst, könnten beide zum selben Gespräch erscheinen. Damit es bei einem bleibt, lassen Sie den Rekorder aus und holen sich alles aus Ihrem Notizdienst — und schalten ihn nur ein, wenn Sie 1Presence selbst im Raum haben wollen.

Alles bisher beginnt mit einem Besprechungslink. Viele Besprechungen haben keinen — vier Menschen an einem Tisch, ein Gespräch auf einer Baustelle, ein Anruf am Hörer. Denen kann nichts beitreten. Statt beizutreten, nimmt 1Presence also die Aufnahme, die Sie gemacht haben, und macht daraus dieselben zwei Dateien.

Hängen Sie im Chat eine Audio- oder Videodatei an und bitten Sie um eine Niederschrift. Zurück kommen eine Mitschrift und eine Zusammenfassung, unter Meetings nach Datum und Titel abgelegt — nicht zu unterscheiden von einem Gespräch, bei dem der Rekorder dabeisaß, und daneben aufgeführt, wenn Sie fragen, welche Besprechungen Sie haben. Mehrere Stimmen werden in Speaker 1, Speaker 2 und so weiter getrennt; es hört, dass die Stimme gewechselt hat, nicht wessen sie ist — sagen Sie also, wer dabei war, und die Namen kommen hinein.

Dieser Weg wird mit $0.24 pro Stunde Ton abgerechnet, auf die tatsächliche Länge der Aufnahme, nachdem sie durchgelaufen ist — deshalb bekommen Sie den Satz vorab und nie eine Gesamtsumme: Niemand kann wissen, wie lang eine Datei ist, bevor er sie durchhat. Eine Aufnahme anzuhängen ist immer kostenlos und startet nie etwas: Sie wird aufbewahrt, und Sie werden gefragt. Eine lange dauert einige Minuten, und solange die Mitschrift noch nicht wirklich existiert, sagt es das, statt zu raten, was darin steht. Ton oder Video, bis 500 MB — etwa acht Stunden Reden.

Auf welchem Weg auch immer sie kam: Jede Besprechung wird zu zwei Dateien in Ihrem Tresor, unter Meetings nach Datum und Titel abgelegt — eine vollständige Mitschrift, wer was gesagt hat, und eine Zusammenfassung mit den Kernpunkten, den Beschlüssen und den offenen Punkten. Weil sie in Ihrem Tresor liegen, kann Ihr Agent sie durchsuchen, zitieren und mit allem anderen verweben, was er weiß — das Gespräch der letzten Woche wird zum Zusammenhang für die E-Mail dieser Woche.

Wenn der Rekorder beitritt — bei Zoom und den abgerechneten Gesprächen — tritt er als klar benannte Teilnahme bei, 1Presence, und kündigt sich beim Ankommen an, damit alle sehen, dass aufgezeichnet wird. Er tritt nie unter verkleideter oder fremder Marke bei. Auf dem kostenlosen Meet- und Teams-Weg tritt von 1Presence überhaupt nichts bei — der Aufzeichnungshinweis, den Sie sehen, ist der Ihrer eigenen Besprechungsplattform und erscheint, weil die einladende Person die Transkription eingeschaltet hat.

Ihre Steuerung ist der Schalter selbst. Schalten Sie den Rekorder ein, und 1Presence nimmt jede Videobesprechung in Ihrem Kalender auf; schalten Sie ihn aus, und es nimmt nichts auf. Für ein einzelnes Gespräch reichen Sie ihm einen Link, statt Ihren Kalender zu verbinden — und so oder so bleibt eine Aufnahme nie verborgen: Die Teilnahme 1Presence ist in jedem Gespräch sichtbar, dem sie beitritt, und der kostenlose Weg läuft auf dem Aufzeichnungshinweis Ihrer eigenen Besprechung mit.

Mitgenommen wird nur, wenn Sie sich dafür entschieden haben — ein einzelner Link, den Sie reichen, oder, sobald Sie den Rekorder einschalten, jede Videobesprechung in Ihrem Kalender. Es wird nicht im Hintergrund zugehört und nichts heimlich aufgenommen. Mitschrift und Zusammenfassung gehören Ihnen, liegen in Ihrem Tresor, und Sie löschen sie wie jede andere Notiz.

Zu den Kosten: Der kostenlose Weg (Meet- und Teams-Mitschriften) ist kostenlos. Der Rekorder wird mit $0.55 pro Stunde abgerechnet, minutenweise und aus demselben Guthaben wie alles andere; er hält von selbst an, wenn das Guthaben aufgebraucht ist. Eine von Ihnen gereichte Aufnahme niederzuschreiben kostet $0.24 pro Stunde Ton aus demselben Guthaben, und nur, wenn Sie darum bitten — eine Datei anzuhängen kostet nichts. Berechnet werden Ihnen ausschließlich die Gespräche, denen der Rekorder tatsächlich beitreten muss, und Sie schalten das Ganze mit einem Tippen ab.