Teams schreibt die Mitschrift ohnehin. 1Presence liest sie nur.

Ist die Transkription in einer Teams-Besprechung eingeschaltet, schreibt Microsoft eine vollständige Mitschrift mit Sprecherzuordnung und hebt sie für Sie auf. 1Presence liest diese Mitschrift danach und legt sie als Notizen und Zusammenfassung in Ihrem Tresor ab — kein Recorder wählt sich ein, und es kostet nichts. Microsoft schützt diese Mitschrift allerdings sorgfältig, deshalb müssen zwei Dinge zutreffen: Jemand schaltet die Transkription in der Besprechung ein, und Ihre Organisation erlaubt 1Presence, sie zu lesen. Beides einmal erledigt, und jede transkribierte Teams-Besprechung fließt von selbst herein.

Den kostenlosen Weg ohne Bot gibt es nur für Microsoft-365-Konten für Arbeit oder Hochschule — die Art, die Arbeitgeber oder Hochschule vergibt und die eine IT-Verwaltung betreut. Denn sowohl die Mitschrift als auch die Leseerlaubnis liegen im Microsoft-Mandanten einer Organisation. Ein privates Microsoft-Konto (eine Anmeldung mit outlook.com oder hotmail.com), das kostenlose Teams oder Teams Essentials haben weder Mandanten noch Verwaltung — es gibt also nichts einzuschalten und niemanden, der Zugriff erteilt. Diese Besprechungen nehmen den Recorder, und dieser Weg ist genauso gut; er wählt sich lediglich ein, um mitzuschneiden.

Bei einem privaten oder kostenlosen Konto gibt es niemanden zu fragen und keine Einstellung zu finden — überspringen Sie also den Rest dieser Seite und gehen Sie zum Besprechungs-Recorder. Alles Folgende gilt Microsoft-365-Konten für Arbeit und Hochschule.

Transkription ist eine Standardfunktion von Teams — Sie brauchen kein Teams Premium und kein Copilot. Jeder Microsoft-365-Tarif für Arbeit oder Hochschule, der Teams enthält, hat sie:

Nicht dabei: Microsoft Teams (free), Microsoft Teams Essentials und die privaten Microsoft-365-Konten (Personal / Family). Keines davon erzeugt eine Mitschrift, die 1Presence lesen kann — sie nehmen den Recorder. Teams Premium und Copilot legen Live-Übersetzung und KI-Zusammenfassungen obendrauf, für die schlichte Mitschrift, die 1Presence liest, braucht es sie nicht.

Unklar, welcher Tarif bei Ihnen läuft? Ihre Verwaltung sieht es unter Microsoft 365 admin centre → Billing → Your products und kann eine einzelne Person mit dem mitgelieferten Diagnosewerkzeug für Teams-Mitschriften prüfen.

Teams schreibt nur mit, wenn jemand die Mitschrift startet — für eine Besprechung, in der niemand sie eingeschaltet hat, gibt es keine. Es sind zwei Ebenen: Ihre Verwaltung erlaubt es einmal für die Organisation, danach startet sie jede Person in der Besprechung selbst.

Aufzeichnung und Transkription sind getrennte Schalter — 1Presence braucht nur die Mitschrift, Sie müssen die Besprechung für Ihre Notizen also nicht aufzeichnen. (Für die Videodatei selbst ist der Recorder zuständig.)

Das ist der Teil, den die meisten übersehen. Microsoft 365 in 1Presence zu verbinden, genügt allein nicht: Microsoft behandelt Besprechungs-Mitschriften als sensibel, deshalb muss die Mandanten-Verwaltung 1Presence das Lesen ausdrücklich erlauben. Eine schnelle, einmalige Sache — sie muss aber von jemandem mit Teams-Verwaltungsrechten erledigt werden und läuft in PowerShell (im Admin Center gibt es dafür keine Schaltfläche).

Microsofts Referenz zu diesem Schritt ist Configure an application access policy, die Einzelheiten zu den Befehlen stehen unter New-CsApplicationAccessPolicy. Microsoft führt im Lauf von 2026 eine zusätzliche Verwaltungseinstellung für den App-Zugriff auf Mitschriften ein — dort erlaubt Ihre Verwaltung 1Presence ebenfalls, sobald sie in Ihrem Mandanten auftaucht.

Sagt 1Presence einmal, es könne Ihre Teams-Mitschriften nicht lesen, obwohl Microsoft 365 verbunden ist, fehlt fast immer genau diese Richtlinie — geben Sie die drei Befehle an die Person weiter, die Ihr Microsoft 365 betreut, und die Sache ist erledigt.

Mit eingeschalteter Transkription und erteilter Zugriffsrichtlinie verbinden Sie Microsoft 365 einmal in 1Presence. Danach fassen Sie keine Einstellungsseite mehr an — Sie sprechen, und es geschieht:

Eines kann 1Presence bei Teams nicht: vergangene Besprechungen durchsehen, die nie transkribiert wurden. Teams hebt eine Mitschrift nur auf, wenn jemand die Transkription eingeschaltet hatte — für eine alte Besprechung ohne sie gibt es nachträglich nichts zu lesen. Schalten Sie sie künftig ein oder nehmen Sie beim nächsten Mal den Recorder.

Wenn Sie das Microsoft-365-Konto für Arbeit oder Hochschule nicht haben, das der kostenlose Weg braucht — ein privates oder kostenloses Teams-Konto, ausgeschaltete Transkription, oder Sie möchten schlicht niemanden aus der Verwaltung einbeziehen —, deckt der Besprechungs-Recorder all das ab. Eine Teilnehmerin namens 1Presence wählt sich ein, schneidet mit und schreibt Mitschrift und Zusammenfassung in Ihren Tresor — abgerechnet mit $0.55 pro Stunde, minutengenau, aus demselben Guthaben wie alles andere. Bei Teams, Google Meet, Zoom und Webex funktioniert es gleich.

Es gibt zwei Wege. Auf Zuruf: Geben Sie dem 1Presence-Chat jederzeit einen Besprechungslink oder die Einwahldaten und bitten Sie ihn beizutreten — er geht direkt hinein. Automatisch: Schalten Sie den Besprechungs-Recorder im Konnektoren-Bereich ein und verbinden Sie Ihr Microsoft-365-Konto; dann tritt 1Presence von selbst bei — es sieht Ihren Kalender durch und nimmt an jedem Eintrag mit Besprechungslink teil, mit einer Vorwarnung, die Sie mit einem Tippen abbestellen können.