In questa guida· 7 capitoli
Un’installazione, un invito, ed è nella stanza.
Questa configurazione è un lavoro da amministratore, e breve. Tutto quello che c’è qui sotto avviene nel pannello di amministrazione della tua organizzazione e dentro Slack — non c’è niente da dispiegare e nessuna chiave API da incollare.
Una nota prima di cominciare: questo è l’agente di team — quello che chiunque in un canale può menzionare. Se quello che vuoi è il tuo agente che legge i tuoi spazi di lavoro come te, quello è il connettore Slack, e se lo collega ciascuno per conto proprio.
Aggiungi il bot al tuo spazio di lavoro
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Apri i connettori della tua organizzazione
Passa nella tua organizzazione, poi vai su Amministrazione → Connettori. Lì troverai due schede Slack, e non sono la stessa cosa: Slack — accesso dei membri è il modo in cui i singoli colleghi collegano il proprio Slack, e la scheda che porta il nome del bot è l’agente di team. Ti serve la seconda. (Il nome che menzionerai in Slack è
@1Presence— lo stesso in ogni spazio di lavoro.) - 2
Installalo nello spazio di lavoro
Apri la scheda del bot e installa. Slack ti chiede di confermare che cosa l’app può fare, come fa per qualsiasi app, e ti serviranno i permessi per aggiungere app a quello spazio di lavoro. Una volta atterrato, la scheda mostra lo spazio di lavoro in cui è stato installato e il nome da scrivere.
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Impara il nome da scrivere
Slack risolve quello che scrivi confrontandolo con il nome visualizzato dell’app, e il nostro è
@1Presence— lo stesso in ogni spazio di lavoro, qualunque nome utente Slack abbia assegnato sotto. Se un’altra app nel tuo spazio di lavoro compare già come 1Presence, il pannello te lo dice e ti spiega come scegliere la nostra; il capitolo sei se ne occupa.
Portalo dentro un canale
Installarlo mette l’app nello spazio di lavoro; non la mette in nessun canale. Come un collega nuovo, vede soltanto le stanze in cui lo porti — che è esattamente la proprietà che vuoi, quindi comincia da una.
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Invitalo dove si discute il lavoro
In Slack, apri il canale e invita l’app come faresti con qualsiasi altra — il pannello ti mostra la riga
/inviteesatta da incollare, con il nome già dentro. Scegli un canale con dentro lavoro vero invece di uno di prova; l’agente si orienta da quello che si dice. - 2
Salutalo
Menzionalo e chiedigli qualcosa di piccolo — un riassunto dell’ultimo giorno nel canale è una buona prima richiesta. Conferma nel giro di pochi secondi, poi sostituisce quella nota con la risposta dentro il filo. Per qualche minuto dopo puoi proseguire in quel filo senza menzionarlo di nuovo.
Una volta che è stato invitato da qualche parte, il canale ricompare nel pannello di amministrazione, pronto per il passo successivo.
Decidi chi risponde in ogni stanza
Una menzione semplice fa partire l’agente che hai assegnato a quel canale. È questa l’impostazione che fa la differenza tra un bot generico e qualcosa che sembra appartenere alla stanza.
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Apri Agenti dei canali
Nella scheda del bot, la sezione Agenti dei canali elenca ogni canale in cui è stato invitato. Scegli l’agente che deve rispondere a una menzione semplice in ciascuno. L’elenco propone solo agenti che la tua organizzazione ha, quindi costruisci prima lo specialista se non esiste ancora.
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Abbina l’agente alla stanza
Chi fa ricerca nel canale in cui discutete del mercato. Chi scrive per l’assistenza dove atterrano i fili con i clienti. Chi analizza dove stanno i numeri. Un canale senza assegnazione ricade sull’agente predefinito della tua organizzazione, che è un ottimo punto di partenza.
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Chiunque può comunque chiamare qualcun altro
L’assegnazione imposta il valore predefinito, non una restrizione. Nominare un agente subito dopo la menzione fa partire quello — utile quando un filo sconfina nel territorio di un altro senza bisogno di cambiare stanza.
Digli chi è chi
Appena installato, l’agente vede utenti Slack, non colleghi. Associare i due una volta sola è quello che gli permette di sapere che la persona che sta chiedendo è la stessa che ha un’iscrizione a 1Presence, un posto nei tuoi team, e un nome che può usare.
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Associa ogni membro al suo utente Slack
Vai su Amministrazione → Membri, apri una persona e imposta il suo identificativo Slack. L’associazione è tutta qui.
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Che cosa cambia
Una persona associata viene riconosciuta: l’agente si rivolge a lei come si deve, resta dentro i team a cui appartiene quando attinge alla conoscenza condivisa, e il suo consumo è attribuito a lei invece che a una stanza anonima.
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I colleghi non associati ricevono comunque una risposta
Un membro del tuo spazio di lavoro che non hai associato può comunque usarlo — semplicemente non viene riconosciuto individualmente, e il suo lavoro è attribuito all’organizzazione invece che a lui. Associa chi lo usa spesso; lascia stare gli altri.
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Le persone esterne non possono
Ospiti e collaboratori esterni, anche dentro un canale condiviso, vengono respinti con un breve messaggio. Spende il credito dell’organizzazione e raggiunge la conoscenza dell’organizzazione, quindi resta riservato ai membri a pieno titolo del tuo spazio di lavoro — non c’è niente da configurare per questo.
Permessi, con intenzione
Un agente che porti dentro un canale parte senza nessun accesso agli strumenti della tua organizzazione. La prima volta che gliene serve uno per finire un lavoro, si ferma e lo dice nel canale invece di fallire in silenzio o di procedere in silenzio.
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Lo chiede nel canale
Vedrai una breve nota che dice quale capacità gli serve. Non è ancora successo niente: si è fermato nel punto in cui gli serve il permesso.
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Glielo concedi dentro 1Presence
Apri quell’agente mentre sei passato nella tua organizzazione e concedi l’accesso dalla sua scheda Accessi — non da dentro il filo di Slack. È deliberato: una decisione sui permessi va presa in un posto meditato, non in mezzo a un canale affollato dove un tocco costa poco.
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Poi menzionalo di nuovo
Ripeti la richiesta e passa. Il permesso resta: non ti viene chiesto una seconda volta per la stessa cosa.
L’agente predefinito della tua organizzazione è l’eccezione: si porta dietro gli accessi che ha già, quindi un canale che usa il predefinito di solito non vede mai questa procedura.
Quando l’elenco delle menzioni mostra un sosia
Vale la pena saperlo perché è confuso più che difficile: certi spazi di lavoro si ritrovano con due voci nell’elenco delle menzioni che sembrano entrambe 1Presence. Solo una delle due può sentirti, e menzionare l’altra non produce nessuna risposta e nessun errore — Slack semplicemente non ha dove consegnare il messaggio.
Succede quando un’altra app nel tuo spazio di lavoro compare già come 1Presence — una vecchia installazione, per dire — quindi due app condividono un nome visualizzato e Slack ha dato al bot di team un nome utente proprio lì sotto. È una collisione di nomi, non un difetto dell’installazione.
La soluzione è nel pannello di amministrazione: quando rileva la collisione lo dice apertamente e nomina il nome utente il cui profilo contrassegna il nostro — nell’elenco delle menzioni, il nostro è la voce che mostra quel nome utente, e l’altra non può sentirti. Invita e menziona quella, oppure rimuovi l’app che non usi più. Se il tuo team stava già menzionando quella sbagliata, questo spiega anche il silenzio.
Che cosa ha fatto, e che cosa ha speso
Nella scheda del bot, una volta che è in funzione, stanno due cose, ed entrambe meritano un’occhiata nella prima settimana.
Attività recente
Ogni esecuzione: chi ha chiesto, in quale canale, quale agente, che cosa ha raggiunto, come è finita. Deliberatamente non conserva il testo dei messaggi — un registro di che cosa è successo, non di che cosa è stato detto.
Il saldo dell’organizzazione
Il lavoro dentro Slack attinge al saldo dell’organizzazione invece che al piano personale di qualcuno. Se finisce, le esecuzioni si fermano e il canale viene avvisato chiaramente — niente fallisce in silenzio e niente fa lievitare una sorpresa.
Cose da provare per prime
Menzionalo e chiedi a parole semplici. Alcune che mostrano che cosa sta facendo il contesto del canale:
Rimettimi in pari su questo canale da venerdì.
Legge il filo dall’inizio alla fine e ti dice che cosa è stato concordato, che cosa è bloccato e che cosa aspetta ancora una risposta.
Prepara una risposta al cliente in questo filo.
La scrive nel canale perché tutti la vedano e la correggano — da qui non viene mandato niente a nessuno.
Tira su le iscrizioni della settimana scorsa e mettile in grafico.
Lavora da quello che la tua organizzazione ha collegato, e pubblica il risultato nella stanza.
Che cosa abbiamo deciso sui prezzi?
Risponde da quello che questo canale ha accumulato nel tempo, senza che nessuno debba rispiegare il contesto.
Domande che le persone fanno
Q Legge i nostri canali quando nessuno l’ha menzionato?
Non ha nessuna sorveglianza stabile, non manda niente di non richiesto e non pubblica niente a una cadenza fissa — ogni messaggio che manda è una risposta a qualcuno. L’unica sfumatura: per qualche minuto dopo che ha risposto, raccoglie un seguito in quello stesso filo, o dalla stessa persona in quel canale, senza una nuova menzione. Fuori da quelle brevi finestre, l’attività del canale viene scartata nell’istante in cui arriva — non conservata, non letta da un agente, non usata per agire.
Q Quel comportamento sui seguiti funziona nei canali privati?
No — lì serve una menzione ogni volta. La menzione funziona allo stesso modo in un canale privato una volta che l’hai invitato; è solo la finestra dei seguiti senza menzione a valere nei canali pubblici.
Q Possono usarlo persone esterne al nostro spazio di lavoro?
No. Ospiti e collaboratori esterni — anche in un canale condiviso — vengono respinti con un breve messaggio. Spende il credito dell’organizzazione e raggiunge la conoscenza dell’organizzazione, quindi è limitato ai membri a pieno titolo del tuo spazio di lavoro.
Q Può vedere i canali in cui non l’abbiamo invitato?
No — come qualsiasi app Slack. Vede le stanze in cui è stato invitato, e nient’altro.
Q Quello che impara in un canale trapela in un altro?
No. Ogni canale tiene una memoria sua, separata dalle altre e dallo spazio personale di chiunque.
Q Che cosa succede se gli scrivo in privato?
Ottieni l’agente dell’azienda, che raggiunge la conoscenza dell’azienda sull’account dell’azienda — un canale privato dell’organizzazione invece di una sessione personale. Anche quella conversazione ha una memoria sua.
Q Chi paga per il lavoro che fa?
L’organizzazione. Le esecuzioni dentro Slack attingono al saldo dell’organizzazione, mai al piano personale di un membro.
Q Le persone hanno bisogno di un account 1Presence proprio?
Non per menzionarlo in un canale. Associarle a un’iscrizione è quello che gli fa riconoscerle per nome e rispettare il perimetro del loro team — vale la pena farlo per chi lo usa spesso.