Fatturazione e incassi

Come funziona

La meccanica di questo Kit, in chiaro: cosa parte e quando, dove finiscono i dati e cosa guardi.

• Passata sulle fatture parte il lunedì · 08:00 e tiene aggiornata la dashboard Farsi pagare. Il lunedì — archivia quello che hai fatturato, segna quello che è stato pagato, e dice che cosa è andato oltre la sua data.
• Sollecito delle fatture parte il giovedì · 09:00, in 2 fasi: Brook legge e sceglie (e passa da sollecitare), poi Sorrel abbozza i solleciti (e passa bozza pronta).
• Quello che viene raccolto finisce nel dataset Registro delle fatture, che sta in Data/Invoice Book nella tua cassaforte — tuo da aprire, cercare e modificare come qualsiasi altro file.
• La dashboard Farsi pagare legge dal dataset e mostra, a colpo d’occhio: da incassare · in ritardo · incassato negli ultimi 90 giorni · fatture sul registro · dovuto, per quanto è in ritardo · sul registro, per stato · emesso, mese per mese · pronte da sollecitare · il registro · come funziona questa bacheca · ogni fattura — toccane una per aprire quel cliente.

Il collegamento, in una frase: Brook dispone di Cattura delle fatture · Sorrel dispone di Bozze di sollecito · Cattura delle fatture scrive in Registro delle fatture · Passata sulle fatture scrive in Registro delle fatture · Farsi pagare mostra Registro delle fatture · Passata sulle fatture tiene fresco Farsi pagare · Brook esegue Passata sulle fatture · Registro delle fatture alimenta Sollecito delle fatture · Brook passa il testimone a Sorrel.

Trarne il massimo

Un Kit si guadagna il suo posto quando cambia ciò che guardi e ciò che dici, non quando viene installato. Questo è il ritmo che lo ripaga.

• Apri Farsi pagare di lunedì, dopo che Passata sulle fatture è girata. Da incassare e In ritardo sono i due numeri; Dovuto, per quanto è in ritardo ti dice se si tratta di una sola fattura ostinata o di uno slittamento su tutto il registro.
• Di’ una fattura appena esce — «mandata ad Aisha la INV-1042 per il lavoro della fase uno, 4,800, trenta giorni» — e Cattura delle fatture la archivia esattamente dove l’avrebbe messa la passata, scadenza compresa.
• Quando arriva una contabile o un estratto conto, incollalo in chat o mettilo nella tua cassaforte. Cattura delle fatture lo confronta con le righe aperte e segna solo quello che combacia, chiedendo quando due fatture potrebbero prendere lo stesso pagamento — è questo che tiene onesto Da incassare senza un foglio di calcolo.
• Leggi Pronte da sollecitare il giovedì, dopo il passaggio di Sollecito delle fatture, poi apri le bozze: il tono è già calibrato su quanto è in ritardo ciascuna. Cambia quello che vuoi, manda quelle che intendi mandare, e lascia stare il resto.
• Chiedi a Brook le domande che un mastro ti farebbe calcolare — «cosa ha ancora aperto Contoso», «quanto ho fatturato il trimestre scorso», «cosa è stato incassato questo mese» — e le risposte vengono dal tuo registro.
• Di’ a Brook le regole fisse una volta sola: i tuoi termini, quando deve partire il primo sollecito e con che frequenza dopo, il cliente che non solleciti mai. Ogni passata e ogni passaggio di sollecito lavorano secondo quelle — e quando una riga è sbagliata, dillo; è quella correzione che tiene vera la bacheca.

Fallo tuo

Niente qui è scolpito nella pietra. I pezzi sono normali agenti, routine, dataset e dashboard, quindi vale tutto quello che sai su come modellarli. Manda in pensione ciò che non rende nulla.

Le cose che di solito si cambiano per prime

Dì una di queste frasi in chat, oppure modificale nella pagina del Kit dentro l’app.

• I tuoi termini — trenta giorni, quarantacinque per i clienti più grandi — detti una volta e usati per ogni riga archiviata dopo.
• Quando deve partire il primo sollecito e con che frequenza dopo, e i clienti che non vengono mai sollecitati.
• La casella da cui escono le tue fatture, così la passata guarda in un posto solo invece che ovunque arrivi.
• Quando girano la passata del lunedì e il passaggio di sollecito del giovedì — o spegnere l’uno o l’altro e tenere il registro a mano.

La tua prima esecuzione

L’installazione avvia una breve conversazione di configurazione, non un modulo. Rispondi a grandi linee, correggi dopo.

1. Aggiungere il Kit finisce sulla schermata della prima passata, dove viene chiesto il permesso sulla posta — è tutta la proposta, quindi la richiesta sta davanti. Avviala e Brook rilegge un anno di posta inviata in cerca delle fatture che hai emesso — numero, cliente, importo, scadenza — e di quello che è tornato indietro per le contabili che le hanno chiuse, e da lì costruisce il registro. Legge; non manda mai niente, non risponde mai, e non sollecita mai un cliente. È un’esecuzione vera e consuma crediti come qualunque altra.
2. Quando quella prima passata finisce, Brook lascia una nota breve nella tua casella 1Presence con quello che ha archiviato — quante fatture, per quanti clienti — e propone qualche minuto sulle tre cose che sai solo tu: da quale casella escono le tue fatture, quali di queste tocca davvero a te incassare, e quali sono i tuoi termini. È anche lì che dici cosa è già stato pagato.
3. Salta la passata e il registro funziona comunque a mano: di’ a Brook le fatture che hai aperte — il numero, a chi è andata, per cosa era, l’importo e quando scadeva — e la bacheca si riempie da lì. Niente di quella conversazione tocca la tua posta, e Passata sulle fatture aspetta sulla schermata Routine finché non scegli di avviarla.
4. Da lì in poi la passata gira il lunedì mattina: archivia le novità, segna come incassato solo quello che una contabile fa combaciare senza dubbi, ridisegna la bacheca, e alza una scheda solo quando qualcosa è andato oltre la data o un pagamento non si è riuscito a collocare. Il giovedì mattina gira il passaggio di sollecito — Brook sceglie le fatture rimaste aperte troppo a lungo, saltando tutto quello per cui ti sei già fatto sentire nelle ultime due settimane, e Sorrel scrive ogni sollecito nelle tue bozze. Non viene mandato mai niente.

Guarda la prima passata, poi digli cosa avresti fatto diversamente: quella correzione gli insegna più di qualsiasi configurazione.

L’essenziale

Apprendimento, preferenze e costi di esecuzione funzionano allo stesso modo in ogni Kit, quindi sono trattati una volta sola, nella guida ai Kit.

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