Metti in piedi il lavoro che continua a tornare.

Ecco che cos’è un flusso di lavoro: una ricetta con un nome fatta di fasi, ognuna un tuo agente che fa un singolo lavoro e consegna quello che ha prodotto al successivo. Prima il ricercatore raccoglie, poi il redattore scrive, poi il revisore controlla, poi atterra nella tua cassaforte. Si legge come una ricetta — prima questo, poi quello — non come un diagramma di flusso. Non ci sono frecce da disegnare né logica da cablare.

La guida agli agenti parla di assumere gli specialisti. Questa parla di dare loro un lavoro condiviso che si ripete — così la revisione del lunedì, la posta smistata, la preparazione alle riunioni succedono e basta.

Un flusso di lavoro lo costruisci descrivendolo. Di’ qual è il lavoro, all’ingrosso chi fa cosa, e quando dovrebbe girare, e 1Presence lo modella in fasi con un nome — ciascuna con il suo agente, il suo testo e un riassunto di una riga — e ti mostra la fila. Il costruttore è dove poi vedi quelle fasi disposte da sinistra a destra, trascini una in un ordine diverso, ne aggiungi o ne togli una, cambi l’agente su una fase, e imposti l’orario.

Anche gli agenti in sé — la loro voce, le loro competenze, quello che possono raggiungere — li modelli parlando con 1Presence, non riempiendo moduli (è la guida agli agenti). Descrivere costruisce la ricetta; il costruttore è dove riordini i pezzi.

Una fase è l’unità di lavoro: un agente, un lavoro. Apri una fase qualsiasi e ci trovi una manciata di cose semplici.

• L’agente. Quale specialista esegue questa fase.
• Il suo ruolo. Qualche parola — raccogli i materiali, scrivi la revisione, verifica i fatti.
• Un riassunto di una riga. La frase sulla scheda della fase — scrive le revisioni della prossima settimana dal riassunto della ricerca, e segnala tutto quello che non si può ancora scrivere. Scritta quando la fase viene costruita e aggiornata ogni volta che il testo cambia, così la fila di schede descrive sempre quello che gira davvero.
• Un’istruzione. Il testo specifico della fase — il modo in cui diresti a qualcuno a che cosa serve questo singolo passo.
• Competenze in gioco. Le competenze proprie dell’agente vengono con lui. Una fase può aggiungerne che l’agente di solito non porta, solo per questo passo.
• Che cosa passa avanti. Dichiara che cosa consegna questa fase — un file come risultati.md, un breve esito — così la fase successiva può raccoglierlo.

Le parti scritte — il testo, il riassunto — si cambiano chiedendo. Ogni fase porta un pulsante scuro Modifica la fase con sopra il segno di Presence, che vuol dire “questo lo scrive Presence”. Premilo e si apre una conversazione che ti accoglie con la fase stessa e che tiene già il suo testo attuale; di’ che cosa deve cambiare, e testo e riassunto tornano riscritti insieme. La guida Chiedi e basta spiega perché il meccanismo si modifica così.

Passaggi di consegne: come una fase alimenta la successiva

Quando una fase finisce, quello che ha prodotto — i file che ha scritto, le cose che ha ricordato, tutto quello che passa avanti — diventa il materiale di partenza della fase successiva. Il redattore apre il suo turno tenendo già i risultati del ricercatore. Il collegamento non lo cabli mai a mano; finire la fase è il passaggio di consegne.

Far girare le fasi fianco a fianco

Di solito le fasi girano una dopo l’altra. Ma quando due non dipendono l’una dall’altra — passare la posta e passare il calendario, per dire — marcale perché girino in parallelo allo stesso passo e vanno insieme. La fase dopo di loro aspetta che finiscano entrambe prima di partire.

Un flusso di lavoro può girare su richiesta — tocchi Esegui adesso quando vuoi — oppure a un orario che imposti tu: giornaliero, settimanale (scegli i giorni) o mensile, a un’ora nel tuo fuso orario. Un’anteprima ti dice esattamente quando scatterà la prossima volta prima che tu salvi. Metti in pausa l’orario e la cadenza resta senza essere dimenticata; Riprendi l’orario la riporta sullo stesso ritmo.

Dopodiché gira da solo. Quasi sempre trovi semplicemente il risultato che ti aspetta — un appunto nella tua cassaforte, una dashboard aggiornata, una scheda nella tua posta in arrivo di 1Presence — e se una fase ha bisogno di te, si ferma e chiede invece di tirare a indovinare. Guarda come funzionano le esecuzioni e la posta in arrivo.

Una routine è il tipo più semplice di lavoro programmato: un agente che gira alla sua cadenza — un custode della posta che controlla la tua casella ogni mattina. È deliberatamente una cosetta a sé, che si crea in una schermata sua. Quando un lavoro vuole delle fasi — una raccolta, poi una scrittura, poi un controllo — costruisci invece un flusso di lavoro. La guida alle routine.

Alcuni flussi di lavoro arrivano già pronti. Installa il Kit Mattina e posta e il suo flusso Risposte del mattino arriva con lui, con gli agenti assegnati e l’orario impostato; anche Riunioni e azioni e Supporto e chiamate ne portano uno ciascuno. Tutto quello che un Kit installa è tuo da rimodellare come qualsiasi cosa tu abbia descritto di persona.

I primi flussi di lavoro migliori tendono a essere le cose che già fai a mano ogni settimana:

• Revisione del lunedì mattina. Ogni lunedì alle 7: un ricercatore tira fuori il calendario e il contesto della settimana, un custode della posta segnala qualsiasi urgenza del fine settimana, e tutto atterra come un’unica revisione nella tua cassaforte.
• Smistamento della posta. Ogni giorno feriale: ordina la posta della notte, mette da parte il rumore, fa emergere quello che ha bisogno di te, e scrive le risposte a quelle di routine perché tu le riveda.
• Preparazione alle riunioni. Ogni mattina, per le riunioni della giornata: una scheda di una pagina per riunione — chi c’è nella stanza, i fili precedenti, gli appunti della volta scorsa — pronta prima che cominci la prima.
• Rassegna del venerdì. Ogni venerdì: che cosa è uscito, che cosa è stato deciso, che cosa è ancora aperto, su che cosa riflettere nel fine settimana.
• Riuso dei contenuti. Ogni venerdì, per qualsiasi novità nella tua cartella dei pubblicati: varianti per ogni canale, scritte e messe in attesa della tua approvazione.