Segui il lavoro, e interviene quando conta.

Ogni volta che un flusso di lavoro gira — alla sua ora, oppure perché hai toccato Esegui adesso — apre un’esecuzione: una cronologia delle sue fasi, dall’alto in basso. Puoi guardarla dal vivo mentre succede, oppure rileggerla un anno dopo. Niente succede fuori dal registro.

Ogni fase sulla cronologia mostra chi l’ha fatta, quanto ci ha messo e a che punto è arrivata:

Apri una fase qualsiasi per vedere da che cosa ha lavorato (ingressi ricevuti), che cosa ha prodotto (risultati), i file che ha scritto nella tua cassaforte, che cosa ha ricordato e le email che ha preparato. C’è anche una trascrizione, se vuoi leggere il suo ragionamento vero e proprio.

Mentre un’esecuzione va avanti, il comando è tuo. Annulla esecuzione la ferma. Riprendi porta avanti un’esecuzione che aspetta te — oppure una che è fallita, dalla fase che si è fermata, senza rifare il lavoro già concluso. E Esegui adesso avvia una nuova esecuzione quando vuoi.

Gli agenti non irrompono. Quando uno incontra qualcosa che solo tu puoi risolvere, l’esecuzione si ferma — con garbo — e compare una scheda nella tua posta in arrivo di 1Presence: le cose che i tuoi agenti hanno bisogno da te. Rispondi e l’esecuzione riprende esattamente da dove si era fermata.

C’è un’altra scheda che non arriva affatto da un’esecuzione: Condivisi con te, quando una persona condivide un documento con te per nome e puoi accettare o rifiutare. Ogni scheda ti dice quale agente, quale flusso di lavoro, quale fase, e da quanto tempo aspetta. Puoi rispondere lì, oppure aprire prima la cronologia completa dell’esecuzione. Le schede a cui hai risposto scendono in Già sistemate qui sotto — niente viene eliminato — e una scheda che hai gestito in altro modo si può chiudere con Segna come risolta. Attiva le notifiche e riceverai un avviso sul telefono nel momento in cui una ha bisogno di te.

La posta in arrivo è anche dove senti parlare del lavoro che sta cambiando in silenzio. Se una routine comincia a produrre visibilmente meno, o ad allontanarsi da quello per cui l’avevi impostata, arriva una nota — una scheda Da un’esecuzione — che lo dice in parole chiare, con la causa probabile già verificata, come una connessione scaduta o un file che si è spostato. Dove c’è una riparazione piccola e sicura, arriva scritta per intero: che cosa dice adesso, che cosa cambierebbe, e perché — tua da approvare con un tocco o da scartare. Le modifiche alle istruzioni che hai scritto tu aspettano sempre il tuo sì. E una routine che ha chiaramente smesso di fare il suo lavoro viene messa in pausa, mai in silenzio: la scheda spiega perché, e riprenderla è un tocco.

Dentro un’esecuzione, la prima volta che una fase legge un account collegato — la tua posta, il tuo calendario — lo chiede una volta, e quella risposta resta, così non si ferma tutte le volte dopo. Lo stesso vale per la prima volta che una fase prova qualcosa che lascia un segno nel mondo — mandare un’email, pubblicare da qualche parte, scrivere dentro una cartella: si ferma e chiede, una volta, per quel destinatario o quella cartella precisi. Concedi o neghi; si ricorda la tua risposta; e puoi riprenderti qualsiasi permesso in seguito.

È per questo che un flusso di lavoro che non hai mai eseguito non ti sorprenderà. Il passaggio con conseguenze aspetta nella tua posta in arrivo di 1Presence la prima volta — e solo la prima volta.