Quasi tutte le porte aperte. Qualche stanza riservata.

Ogni cartella nella cassaforte di un’organizzazione è aperta a ogni membro finché un amministratore non la lega. Legarla è l’eccezione, non la regola, così il manuale, i progetti condivisi e gli appunti aziendali restano dove tutti possono raggiungerli — nell’esploratore, nella ricerca e in ogni conversazione con un agente di team.

Un amministratore lega una cartella in una di due forme. Una cartella di team appartiene ai team nominati su di essa: i membri di quei team la aprono e la modificano, e nessun altro vede che esiste. Una cartella tenuta da un team è una che tutti possono leggere ma che solo quel team cambia — la guida di marca, il listino, la policy su cui tutti si appoggiano.

Per chi è fuori dal team una cartella di team è assente, non bloccata — la stessa regola che segue una cartella delimitata — e le loro conversazioni non possono raggiungerla, né chiedendo con garbo né facendo girare una routine. Gli amministratori non fanno eccezione. Un amministratore che vuole vedere una cartella di team entra nel team, cosa che compare nell’elenco delle persone del team come qualsiasi altra modifica.

Per il team è semplicemente una cartella, con un lucchetto e il colore del team accanto al nome. Tutto quello che il team ci tiene — appunti, dataset, una dashboard costruita da questi — resta dentro. Una dashboard condivisa con tutta l’azienda che attinge a una cartella di team mostra ai colleghi fuori dal team una nota semplice che dice che la fonte sta in una cartella che non possono aprire, e niente di più.

Gli amministratori legano le cartelle dalla scheda Team: apri un team, tocca Lega una cartella e scegli la forma. Sulla pagina della cartella stessa, Chi può aprirla fa lo stesso per una cartella qualsiasi.

In cima alla cassaforte dell’organizzazione sta La mia cassaforte, accanto alle cartelle dell’azienda. Toccala una volta e compare una cassaforte tutta tua, riservata a te soltanto. Nemmeno un amministratore può aprirla. Bozze, appunti di lavoro, la proposta che non è pronta — è qui che vivono finché sono tue.

Pubblicare è uno spostamento. Trascina un file da La mia cassaforte dentro una cartella condivisa o di team e i colleghi lo vedono; rimettilo indietro e non lo vedono più. I tuoi agenti di team possono lavorarci dentro insieme a te mentre sei nella conversazione — una routine o un flusso di lavoro programmato non ci arrivano mai — e tutto quello che ne ricordano resta con te invece che nella memoria condivisa dell’azienda.

Resta tua, e resta tua anche dopo che te ne vai. Nessun altro nell’organizzazione può aprire La mia cassaforte — né un amministratore, né chi possiede l’organizzazione, e nemmeno una volta finita la tua iscrizione. Il download dell’intera cassaforte fatto dal proprietario lascia fuori quella di ogni membro, compresa quella di un ex membro. La tua cassaforte personale — quella a un interruttore di distanza dall’azienda — è un posto completamente separato e non fa mai parte di tutto questo.

La memoria resta nella stanza. Una cartella di team resta ricercabile invece che ricordata per intero, così niente di suo riaffiora nel ricordo di un collega; la pagina della cartella dice perché. La mia cassaforte può essere ricordata per intero — da te soltanto.

Sincronizzazioni e caricamenti atterrano dove puoi scrivere. Una cartella che puoi leggere ma non cambiare compare bloccata quando scegli dove deve finire una sincronizzazione o un salvataggio, e una scrittura al suo interno viene rifiutata spiegando il motivo.

La condivisione resta tua, esattamente come con una cartella delimitata: il pannello di condivisione ti ricorda che mandare un documento a qualcuno fuori dall’organizzazione lo porta fuori dal team.

Quando un team viene eliminato le sue cartelle restano chiuse invece di aprirsi, e la scheda Team le elenca sotto Cartelle senza team finché un amministratore non dà loro una nuova casa o non le apre a tutti.