In questa guida· 6 capitoli
Dalle un nome, ed è tua
Lo spazio condiviso di un’azienda comincia con un solo tocco.
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Apri il selettore e crea
Dal selettore di contesto — il piccolo comando dell’identità sulla barra — scegli Crea organizzazione. Dalle un nome e scegli un colore; quel colore diventa il modo in cui tutti capiscono, a colpo d’occhio, di stare lavorando nello spazio dell’azienda e non nel proprio.
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Lascia che venga preparata
In un attimo l’organizzazione ha una cassaforte condivisa sua e una memoria sua — un cervello pulito e vuoto su cui tutto il team può costruire. Tu ne sei il primo proprietario.
Adesso hai due spazi sotto un solo accesso: il tuo spazio privato e quello dell’azienda. Il selettore passa dall’uno all’altro, e l’app cambia colore così sai sempre in quale dei due sei.
Persone, via email, con un ruolo
Apri Gestisci sull’organizzazione per arrivare al pannello di amministrazione, e vai alla scheda Membri. Invita le persone via email — una o molte insieme — e dai a ciascuna il ruolo che le si addice:
- Proprietario — controllo pieno, fatturazione compresa. Tienine almeno uno; puoi aggiungerne altri.
- Amministratore — può invitare persone e gestire membri e team, e può vedere la Fatturazione del team, ma non può disdire il piano.
- Membro — lavora nell’organizzazione attingendo alla conoscenza condivisa.
Ognuno accetta dalla propria email ed entra con il proprio account. Un invito è legato all’indirizzo a cui è stato mandato, quindi un link inoltrato non può iscrivere la persona sbagliata, e scade da solo se non viene usato. Puoi rimandare o revocare un invito in sospeso, e cambiare o rimuovere chiunque in seguito. Portare dentro una seconda persona è anche il momento in cui parte il piano team: fino ad allora lo spazio di lavoro gira sul tuo piano e sul tuo credito, e il primo invito si ferma a proporre i piani — per postazione, con un unico fondo condiviso.
Dai a ogni team il suo angolo
I team sono il modo in cui decidi chi raggiunge cosa. Nella scheda Team, crea un team, dagli un nome, dagli un colore e imposta i suoi accessi — è questo il cuore di tutta la configurazione:
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Lega le cartelle che deve tenere
Tutto quello che sta nella cassaforte condivisa è aperto a ogni membro finché una cartella non viene legata. Nella sezione Cartelle della scheda Team, dai a una cartella un solo legame: Cartella di team (la apre soltanto il team — nessun altro vede che esiste) oppure Tenuta da un team (tutti leggono, il team modifica). Ogni membro ha anche La mia cassaforte — una cassaforte tutta sua che nemmeno un amministratore può aprire. La guida alle cartelle ha tutto il modello.
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Scegli come usa la memoria condivisa
Scegli una postura della memoria — Aperta (impara da tutta l’azienda e le restituisce), Scritture private (legge tutto, tiene per sé i propri appunti), Contribuisce (pubblica per tutti partendo da un contesto ristretto), oppure Isolata (una memoria sua, murata via). Una riga in parole semplici sotto ogni opzione ti dice esattamente che cosa vuol dire.
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Aggiungi le persone
Nella vista Persone del team, aggiungi i membri. Qualcuno può stare in più di un team; i suoi accessi sono semplicemente la somma dei team in cui sta. Proprietari e amministratori aprono tutto quello che è condiviso nella cassaforte, con due eccezioni: una cartella di team di cui non fanno parte, e lo spazio personale di ciascun membro.
Puoi assegnare le persone ai team già dal pannello di invito, così atterrano con gli accessi giusti nell’istante in cui entrano. La vista Accessi mostra, in parole semplici, esattamente che cosa ogni persona può aprire — un modo veloce per verificare che nessuno possa raggiungere più di quanto dovrebbe.
Connessioni di lavoro, tenute separate
Nella scheda Connettori, collega gli strumenti con cui lavora l’organizzazione. Vivono nello spazio dell’azienda, del tutto separati dalle connessioni personali di chiunque — e dove un servizio ha permessi propri per persona, ogni membro collega il proprio e raggiunge soltanto quello che quel servizio gli permette già. Anche il bot Slack dell’organizzazione — l’agente di team che chiunque in un canale può menzionare — si configura qui; la guida all’agente di team su Slack accompagna l’installazione.
Per tracciare con fermezza il confine dell’azienda, indica il tuo dominio Google Workspace o Microsoft 365, oppure punta l’organizzazione sullo spazio di lavoro Notion aziendale: da quel momento i membri possono collegare soltanto account che appartengono all’azienda, mai uno personale finito lì per sbaglio.
Prima privato, condiviso su tua parola
Adesso basta lavorare. Nello spazio dell’azienda, 1Presence attinge alla cassaforte e alla memoria condivise — tutti aggiungono alla stessa conoscenza che cresce invece di ripartire da freddo. Tutto quello che crei parte privato a te:
Prepara il nostro aggiornamento al consiglio del terzo trimestre dalla cassaforte condivisa e da quello del trimestre scorso.
Lavora dalla conoscenza dell’azienda — dentro quello che tu personalmente puoi raggiungere — e salva la bozza nella cassaforte condivisa.
Condividi questa dashboard con il team Vendite.
La passa a quel team e a nessun altro; adesso un’etichetta sulla scheda mostra fin dove arriva.
Imposta un quadro del lunedì per tutta l’azienda.
Una routine che chiunque può avviare o che gira da sola; le persone vedono il risultato che hai progettato, non tutto quello che ha toccato.
Quando passi qualcosa a un team o a tutta l’azienda, stai cambiando soltanto chi può vederlo — non stai mai dando a nessuno accesso a dati che non poteva già raggiungere. Di più su questo in 1Presence per i team.
Un portafoglio, un quadro chiaro
Apri Fatturazione del team dal menu del tuo account mentre sei dentro l’organizzazione — è lì che vive la sua spesa. Ogni postazione alimenta un unico fondo di credito condiviso a cui attinge tutto il team, così una settimana intensa di un collega è coperta da una settimana tranquilla di un altro. Puoi mettere un tetto mensile a qualsiasi membro con un solo numero, aprire la pagina di una singola persona per il dettaglio giorno per giorno, e leggere una sola fattura chiara per l’azienda. Una volta attivo un piano team, il lavoro aziendale non tocca mai il credito personale di nessuno.
Configurato in minuti
Crea, invita, delimita, collega — e poi basta lavorare.
Un’organizzazione con un cervello condiviso suo, persone raccolte in team con esattamente la portata giusta, strumenti aziendali tenuti separati da quelli personali, e una sola fattura semplice — con lo spazio privato di ciascuno che resta suo.
Domande frequenti
Q Chi può creare un’organizzazione?
Chiunque abbia un account 1Presence. Ne diventi il proprietario e puoi invitare subito il resto del tuo team.
Q I miei colleghi hanno bisogno di un account proprio?
Sì — ognuno entra con il proprio account gratuito, dall’email di invito. È questo che tiene di ciascuno i propri accessi e il proprio spazio personale.
Q E se qualcuno sta in più team?
I suoi accessi sono la somma di quei team — l’unione di ogni cartella e la postura della memoria più ampia che possiede. Proprietari e amministratori raggiungono tutto quello che è condiviso, tranne le cartelle dei team di cui non fanno parte e lo spazio personale di ciascun membro.
Q Posso spostare qualcuno tra i team in seguito?
Quando vuoi, dalla scheda Team. Gli accessi seguono all’istante, e la vista Accessi ti permette di verificare esattamente che cosa ogni persona può aprire.