Spese e ricevute

Come funziona

La meccanica di questo Kit, in chiaro: cosa parte e quando, dove finiscono i dati e cosa guardi.

• Passata sulle ricevute parte il lunedì · 07:15 e tiene aggiornata la dashboard Spese. Il lunedì — trova le ricevute arrivate, archivia ciascuna, e totalizza quello che aspetta di essere messo a rimborso.
• Report mensile parte il 1º del mese · 08:00 e tiene aggiornata la dashboard Spese. Il 1º — il mese totalizzato e le ricevute rimborsabili su un prospetto solo nella tua cassaforte.
• Quello che viene raccolto finisce nel dataset Registro delle spese, che sta in Data/Expense Book nella tua cassaforte — tuo da aprire, cercare e modificare come qualsiasi altro file.
• La dashboard Spese legge dal dataset e mostra, a colpo d’occhio: questo mese · in attesa di rimborso · ricevute sul registro · a che punto sta ciascun rimborso · dove va · per progetto o cliente · mese per mese · in attesa di rimborso da più tempo · il report di questo mese · il registro delle spese · come funziona questa bacheca.

Il collegamento, in una frase: Cattura delle spese scrive in Registro delle spese · Passata sulle ricevute scrive in Registro delle spese · Segnare i rimborsi scrive in Registro delle spese · Spese mostra Registro delle spese · Passata sulle ricevute tiene fresco Spese · Report mensile riassume Registro delle spese · Finch esegue Passata sulle ricevute · Finch esegue Report mensile · Finch dispone di Cattura delle spese · Finch dispone di Segnare i rimborsi.

Trarne il massimo

Un Kit si guadagna il suo posto quando cambia ciò che guardi e ciò che dici, non quando viene installato. Questo è il ritmo che lo ripaga.

• Lascia che sia la Passata sulle ricevute del lunedì a leggere. Apri Spese di lunedì per Questo mese e In attesa di rimborso, e presenta le richieste partendo da In attesa di rimborso da più tempo invece che da una scatola di scarpe — è prima le più vecchie, e una riga diventata rossa ha aspettato più di un mese.
• Di’ una spesa nel momento in cui la paghi — «taxi dal cliente, 23,80, la metto a rimborso» — e la Cattura delle spese la archivia dove l’avrebbe archiviata la passata. Una ricevuta di carta è una foto in chat: Finch archivia l’immagine sotto Expenses/Receipts nella tua cassaforte e ci punta la riga, così la ricevuta non si perde mai e non viene incollata da nessuna parte.
• Quando presenti una richiesta di rimborso, dillo — «ho presentato la nota di agosto» — e quando torna indietro, di’ anche quello. Segnare i rimborsi sposta le righe, e In attesa di rimborso resta onesto senza un foglio di calcolo. Incolla la distinta e abbina gli importi da sé.
• Il 1º, apri il prospetto che il Report mensile ha scritto sotto Expenses/Reports — il mese totalizzato, ogni ricevuta ancora da mettere a rimborso con l’indicazione di dov’è — e consegnalo a chi paga i rimborsi. Il report di questo mese sulla bacheca ci rimanda dritto.
• Fai a Finch le domande che un foglio di calcolo ti costringerebbe a calcolare — «quanto è costato finora il lavoro Northwind», «quanto ho speso di viaggi il trimestre scorso». Le risposte vengono dal tuo stesso registro.
• Di’ a Finch una volta sola le regole fisse — «tutto quello che sta sulla carta aziendale è niente da chiedere», «i biglietti Coastal Rail sono la revisione Northwind» — e ogni passata archivia in base a quelle. Quando una riga è sbagliata, dillo; è quella correzione che tiene vera la bacheca.

Fallo tuo

Niente qui è scolpito nella pietra. I pezzi sono normali agenti, routine, dataset e dashboard, quindi vale tutto quello che sai su come modellarli. Manda in pensione ciò che non rende nulla.

Le cose che di solito si cambiano per prime

Dì una di queste frasi in chat, oppure modificale nella pagina del Kit dentro l’app.

• La regola della carta aziendale, e che cosa metti a rimborso — detto una volta, applicato in archiviazione da ogni passata successiva.
• I progetti o i clienti a cui appartengono le ricevute, e quali esercenti o tratte vanno con quali.
• Come e quando vengono presentate le richieste di rimborso — ogni mese, per trasferta, attraverso un sistema con un nome — così il report atterra quando è utile.
• Quando gira la passata del lunedì, oppure spegnerla e tenere il registro a mano.

La tua prima esecuzione

L’installazione avvia una breve conversazione di configurazione, non un modulo. Rispondi a grandi linee, correggi dopo.

1. Aggiungere il Kit propone subito la prima passata: collega la tua posta sulla stessa schermata, avviala con un tocco, e guardala rileggere sei mesi di ricevute — biglietti, alberghi, piani software, attrezzatura, pasti fuori, biglietti e quote — e archiviare ciascuna con il suo importo e l’indicazione di dove è tenuta la ricevuta. A quale progetto appartenga una ricevuta, e se la metti a rimborso, restano a te invece di essere tirati a indovinare. Preferisci non collegare la posta? Di’ invece a Finch che cosa hai pagato ultimamente, e il registro si costruisce a mano.
2. Quando quella prima passata finisce, Finch lascia nella tua posta in arrivo di 1Presence una nota breve che dice che cosa ha archiviato — quante ricevute, da quanti esercenti — e propone due minuti insieme: che cosa non è una spesa aziendale, quali di queste metti a rimborso (la regola della carta aziendale), e i progetti o i clienti a cui appartengono le ricevute.
3. Da lì in poi la passata gira il lunedì mattina: archivia quello che è nuovo dall’ultima esecuzione, totalizza questo mese e quello che aspetta di essere messo a rimborso, e alza una scheda soltanto quando un rimborso ha aspettato più di un mese o quando una ricevuta non è stata collocabile.
4. Il primo di ogni mese il Report mensile scrive il prospetto del mese nella tua cassaforte sotto Expenses/Reports e mette la riga e il link sulla bacheca.

Guarda la prima passata, poi digli cosa avresti fatto diversamente: quella correzione gli insegna più di qualsiasi configurazione.

L’essenziale

Apprendimento, preferenze e costi di esecuzione funzionano allo stesso modo in ogni Kit, quindi sono trattati una volta sola, nella guida ai Kit.

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