Dans ce guide· 4 chapitres
La première entrée est la configuration
Il n’y a pas d’étape « créer une base de données ». Vous mentionnez la chose, et le registre commence.
Parlez à 1Presence de quelque chose qui mérite d’être suivi et il en reconnaît la forme : ce n’est pas un paragraphe, c’est une liste sur laquelle vous reviendrez. Il propose de la garder comme registre vivant — et dès lors, l’enrichir revient simplement à parler.
Tiens une liste courante de mes dépenses professionnelles.
Démarre le registre avec des colonnes typées et sensées — date, description, montant, catégorie.
Ajoute le billet de train d’hier — 24,50 €, visite client.
Une nouvelle ligne, typée et totalisée. La réponse vous dit où en est le mois.
Combien ai-je dépensé en transport ce trimestre ?
Lit le registre et répond avec le chiffre réel, non une estimation.
Démarre une liste de lectures, et mets-y le livre que Sam m’a conseillé.
Un registre qui arrivera plus tard à l’écran sous forme de rangée de dos de livres.
Les colonnes sont typées — un montant est un montant, une date est une date, un lien se clique, un numéro de téléphone est remis au propre dans une forme unique, à composer d’une pression. C’est ce qui rend les totaux justes, le tri sensé, et le registre digne d’être tenu.
Importez celui que vous tenez déjà
Des années de dépenses dans un tableur ? Un relevé que vous venez de télécharger ? Un export d’un outil que vous quittez ? Désignez le fichier à 1Presence et l’ensemble devient un registre vivant en une étape.
- 1
Confiez le fichier
Joignez-le à la discussion, ou désignez-en un déjà présent dans votre coffre ou votre Drive : « transforme ce tableur en registre ».
- 2
Confirmez les colonnes — seulement si nécessaire
Si les en-têtes ne sont pas clairs, il les vérifie avec vous d’abord. Sinon, il le fait, tout simplement : chaque ligne lue, rien à retaper, quelle que soit la taille du fichier. Votre original est laissé exactement tel qu’il était.
- 3
Complétez-le en le demandant
À partir de là, c’est un registre vivant comme les autres — « ajoute l’entrée du jour », « à quoi ressemble le mois de mars ? ».
- 4
Réimportez un nouvel export quand vous voulez
Téléchargez le relevé du mois suivant et confiez-le. 1Presence le replie dedans plutôt que de repartir de zéro — en reconnaissant les lignes que vous avez déjà, en mettant à jour celles qui ont changé, en n’ajoutant que ce qui est nouveau. Pas de doublons, rien de perdu.
Gardez la source avec le fait
Certains registres relèvent de la recherche — constitués à partir d’une douzaine de sources avant un appel ou une décision. Pour ceux-là, demandez un registre qui retient, pour chaque fait, d’où il vient et si vous l’avez vérifié. Les faits non confirmés sont signalés comme tels ; quand vous en vérifiez un, dites-le et il passe au statut supérieur — le chiffre intact, l’historique conservé.
Démarre un registre de recherche sur Acme avant l’appel de jeudi.
Un registre où chaque fait porte sa source et un état confirmé / non confirmé.
Note leur chiffre d’affaires à environ 1,2m € — d’après leur rapport annuel, non confirmé.
Classé avec sa source et son degré de certitude, visiblement en attente de vérification.
Ils ont confirmé le chiffre d’affaires pendant l’appel — marque-le comme vérifié.
Le fait passe au statut confirmé ; la source et l’historique restent.
Quelle part du registre Acme reste non confirmée ?
Une réponse honnête sur l’état de vos devoirs.
Quand une chose en possède plusieurs — une organisation et ses membres, un projet et ses tâches — demandez des registres liés et ils restent connectés plutôt qu’emmêlés : de la vue d’ensemble à n’importe quel élément et retour. Et quand chaque chose mérite sa propre page — une fiche par piste, posée à côté des notes et des e-mails la concernant — demandez « une page pour chaque piste de mon dossier Ventes » et c’est ce que vous obtenez, avec une liste bien tenue qui garde la vue d’ensemble en dessous.
Du registre au tableau de bord, puis à la routine
Un registre correctement tenu continue de rapporter. Ajoutez quelques entrées et demandez à le voir — le même registre devient un tableau de bord qui se redessine à mesure que vous ajoutez, et qui peut garder toute la liste consultable juste à côté des graphiques. Il arrive avec l’allure de ce qu’il est : une liste de lectures en dos de livres, une liste de films en pellicule, un vol en carte d’embarquement, une habitude en série — avec un seul interrupteur pour passer à un bandeau net et étiqueté si vous préférez.
Et un registre peut piloter vos automatisations. Une tâche qui tourne pour l’un de vos registres — un brief par client, une analyse par piste — vous demande de choisir le sujet dans une liste consultable des registres réels : vous ne pouvez donc jamais en nommer un qui n’existe pas. Mettez-la à l’horaire et vous choisissez une fois ; toutes les exécutions suivantes savent.
Ce que cela rapporte
Montre-moi mes dépenses sous forme de tableau de bord.
Les dépenses par mois et par catégorie, tirées en direct du registre — à une demande d’être enregistré et gardé.
Lance le brief client pour Meridian.
Choisi parmi vos registres clients réels ; le choix se transmet à chaque étape de la tâche.
Tenu, pas écrit
Une note est vraie le jour où vous l’avez écrite. Un registre suit.
Démarrez-le en une phrase ou importez le tableur ; ajoutez une ligne en le demandant ; gardez les sources avec les faits ; et dès que vous voulez le voir, c’est déjà un tableau de bord.
Questions fréquentes
Q Importer modifie-t-il mon tableur d’origine ?
Non. Le fichier est lu, jamais touché — il reste exactement là où il était et tel qu’il était. Le registre est une chose nouvelle et vivante dans votre coffre.
Q Que se passe-t-il si j’importe deux fois les mêmes données ?
Elles fusionnent. Les lignes que vous avez déjà sont reconnues, celles qui ont changé sont mises à jour, les nouvelles sont ajoutées. Réimporter un export récent est la façon prévue de tenir un registre à jour depuis un outil qui exporte.
Q Quels types de valeurs un registre comprend-il ?
Les montants (correctement totalisés), les dates, les liens web, les adresses e-mail, les numéros de téléphone (remis au propre dans une forme cohérente, à composer d’une pression), les notes, les étiquettes, et le texte ordinaire. Chaque colonne est gardée pour ce qu’elle est, c’est pourquoi totaux et tris fonctionnent tout simplement.
Q Dois-je tenir mes contacts ou mon agenda sous forme de registre ?
Généralement non — tout ce qui vit déjà dans un compte connecté est lu en direct à la source, si bien que rien de ce que vous gardez ne dérive par rapport à l’outil qui le détient. Les registres brillent pour les listes que rien d’autre ne détient : dépenses, lectures, pistes, recherche, habitudes.
Q Quelqu’un d’autre peut-il mettre à jour un seul registre ?
Oui — avec une page par enregistrement, vous pouvez partager la page d’un seul registre avec un assistant qui ne tient à jour que celui-là, avec la possibilité de le modifier et rien d’autre. En savoir plus sur le partage.