Dans ce guide· 6 chapitres
Nommez-la, et elle est à vous
L’espace partagé d’une entreprise commence par une seule pression.
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Ouvrez le sélecteur et créez
Depuis le sélecteur de contexte — la petite commande d’identité sur le rail — choisissez Créer une organisation. Donnez-lui un nom et choisissez une couleur ; cette couleur devient la façon dont chacun sait, d’un coup d’œil, qu’il travaille dans l’espace de l’entreprise et non dans le sien.
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Laissez-la se mettre en place
En un instant, l’organisation dispose de son propre coffre partagé et de sa propre mémoire — un cerveau vierge et propre sur lequel toute l’équipe va bâtir. Vous en êtes le premier propriétaire.
Vous détenez désormais deux espaces sous une seule connexion : votre espace privé, et celui de l’entreprise. Le sélecteur bascule de l’un à l’autre, et l’application change de couleur pour que vous sachiez toujours dans lequel vous êtes.
Des personnes, par e-mail, avec un rôle
Ouvrez Gérer sur l’organisation pour accéder à la console d’administration, et rendez-vous dans l’onglet Membres. Invitez des personnes par e-mail — une ou plusieurs à la fois — et donnez à chacune le rôle qui convient :
- Propriétaire — contrôle complet, facturation comprise. Gardez-en au moins un ; vous pouvez en ajouter d’autres.
- Administrateur — peut inviter des personnes et gérer membres et équipes, et peut voir la Facturation de l’équipe, mais ne peut pas résilier la formule.
- Membre — travaille dans l’organisation, face au savoir partagé.
Chaque personne accepte depuis sa propre messagerie et rejoint avec son propre compte. Une invitation est liée à l’adresse à laquelle elle a été envoyée : un lien transféré ne peut donc pas enrôler la mauvaise personne, et elle expire d’elle-même si elle reste inutilisée. Vous pouvez renvoyer ou révoquer une invitation en attente, et modifier ou retirer n’importe qui par la suite. Faire entrer une deuxième personne, c’est aussi là que démarre la formule équipe : jusque-là, l’espace de travail fonctionne sur votre propre formule et votre propre crédit, et la première invitation marque une pause pour proposer les formules — par poste, avec une réserve commune.
Donnez à chaque équipe son propre coin
Les équipes sont la façon dont vous décidez qui atteint quoi. Dans l’onglet Équipes, créez une équipe, nommez-la, donnez-lui une couleur, et fixez son accès — c’est le cœur de toute l’installation :
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Associez les dossiers qu’elle doit détenir
Tout ce qui est dans le coffre partagé est ouvert à tous les membres tant qu’un dossier n’est pas associé. Dans la section Dossiers de l’onglet Équipes, donnez à un dossier une association : Dossier d’équipe (seule l’équipe l’ouvre — personne d’autre ne voit qu’il existe) ou Tenu par une équipe (tout le monde lit, l’équipe modifie). Chaque membre dispose aussi de Mon coffre — un coffre à lui que même un administrateur ne peut ouvrir. Le guide des dossiers en détaille tout le modèle.
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Choisissez sa façon d’utiliser la mémoire partagée
Choisissez une posture de mémoire — Ouverte (elle apprend de toute l’entreprise et l’alimente), Écritures privées (elle lit tout, garde ses propres notes), Contribution (elle publie pour tous depuis un contexte resserré), ou Isolée (sa propre mémoire cloisonnée). Une ligne en langage clair sous chaque option vous dit exactement ce qu’elle signifie.
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Ajoutez des personnes
Dans la vue Personnes de l’équipe, ajoutez des membres. Quelqu’un peut appartenir à plusieurs équipes ; son accès est simplement la somme des équipes auxquelles il appartient. Propriétaires et administrateurs ouvrent tout ce qui est partagé dans le coffre, à deux exceptions près : un dossier d’équipe dont ils ne font pas partie, et l’espace propre de chaque membre.
Vous pouvez préaffecter des personnes à des équipes directement depuis le panneau d’invitation, pour qu’elles arrivent avec le bon accès dès leur entrée. La vue Accès montre, en mots simples, exactement ce que chaque personne peut ouvrir — une façon rapide de vérifier que personne ne peut atteindre plus qu’il ne devrait.
Des connexions professionnelles, tenues à l’écart
Dans l’onglet Connecteurs, connectez les outils avec lesquels l’organisation travaille. Ils vivent dans l’espace de l’entreprise, entièrement séparés des connexions personnelles de chacun — et là où un service a ses propres permissions par personne, chaque membre connecte les siennes et n’atteint que ce que ce service lui permet déjà. Le propre bot Slack de l’organisation — l’agent d’équipe que n’importe qui peut mentionner dans un canal — se met en place ici aussi ; le guide de l’agent d’équipe Slack en détaille l’installation.
Pour tracer fermement la frontière de l’entreprise, nommez votre domaine Google Workspace ou Microsoft 365, ou pointez l’organisation vers l’espace de travail Notion de l’entreprise : les membres ne peuvent alors connecter que des comptes appartenant à l’entreprise, jamais un compte personnel égaré.
Privé d’abord, partagé sur votre parole
Maintenant, travaillez, tout simplement. Dans l’espace de l’entreprise, 1Presence puise dans le coffre et la mémoire partagés — chacun ajoute au même savoir grandissant au lieu de repartir à froid. Tout ce que vous produisez commence privé, réservé à vous :
Rédige notre point du T3 pour le conseil à partir du coffre partagé et de celui du trimestre dernier.
Travaille à partir du savoir de l’entreprise — dans les limites de ce que vous pouvez personnellement atteindre — et enregistre le brouillon dans le coffre partagé.
Partage ce tableau de bord avec l’équipe Ventes.
Le remet à cette équipe et à personne d’autre ; une étiquette sur la fiche montre désormais jusqu’où il porte.
Mets en place un brief du lundi pour toute l’entreprise.
Une routine que chacun peut lancer ou qui tourne seule ; les gens voient le résultat que vous avez conçu, non tout ce qu’elle a touché.
Quand vous remettez quelque chose à une équipe ou à toute l’entreprise, vous ne changez que qui peut le voir — vous ne donnez jamais à quiconque l’accès à des données qu’il ne pouvait pas déjà atteindre. Davantage à ce sujet dans 1Presence pour les équipes.
Un seul portefeuille, un tableau clair
Ouvrez Facturation de l’équipe depuis votre menu de compte pendant que vous êtes dans l’organisation — c’est là que vit sa dépense. Chaque poste alimente une réserve de crédit commune dans laquelle toute l’équipe puise, si bien qu’une semaine chargée pour un collègue est couverte par une semaine calme pour un autre. Vous pouvez poser un plafond mensuel sur n’importe quel membre avec un seul chiffre, ouvrir la page de n’importe qui pour un détail jour par jour, et lire une seule facture claire pour l’entreprise. Une fois une formule équipe en place, le travail d’entreprise ne touche plus jamais au crédit personnel de qui que ce soit.
Installé en quelques minutes
Créez, invitez, délimitez, connectez — puis travaillez, tout simplement.
Une organisation avec son propre cerveau partagé, des personnes réparties en équipes avec exactement la bonne portée, des outils d’entreprise tenus à l’écart du personnel, et une seule facture simple — le 1Presence privé de chacun restant le sien.
Questions fréquentes
Q Qui peut créer une organisation ?
N’importe quelle personne disposant d’un compte 1Presence. Vous en devenez le propriétaire et pouvez inviter le reste de votre équipe dans la foulée.
Q Mes collègues ont-ils besoin de leurs propres comptes ?
Oui — chacun rejoint avec son propre compte gratuit, depuis l’e-mail d’invitation. C’est ce qui fait que l’accès et l’espace personnel de chacun restent les siens.
Q Et si quelqu’un appartient à plusieurs équipes ?
Son accès est la somme de ces équipes — la réunion de tous les dossiers et la posture de mémoire la plus large qu’il détient. Propriétaires et administrateurs atteignent tout ce qui est partagé, à l’exception des dossiers d’équipe dont ils ne font pas partie et de l’espace propre de chaque membre.
Q Puis-je déplacer quelqu’un d’une équipe à l’autre par la suite ?
À tout moment, dans l’onglet Équipes. L’accès suit immédiatement, et la vue Accès vous permet de confirmer exactement ce que chaque personne peut ouvrir.