Suivez le travail, et intervenez quand cela compte.

Chaque fois qu’un flux de travail s’exécute — selon un horaire, ou parce que vous avez touché Lancer maintenant — il ouvre une exécution : une chronologie de ses étapes, de haut en bas. Vous pouvez la regarder en direct, ou la relire un an plus tard. Rien ne se passe hors des registres.

Chaque étape de la chronologie indique qui l’a faite, combien de temps elle a pris, et où elle en est arrivée :

Ouvrez n’importe quelle étape pour voir à partir de quoi elle a travaillé (entrées reçues), ce qu’elle a produit (résultats), les fichiers qu’elle a écrits dans votre coffre, ce qu’elle a retenu, et tout e-mail qu’elle a rédigé. Il y a aussi une transcription, si vous voulez lire son raisonnement réel.

Pendant qu’une exécution se déroule, c’est vous qui la commandez. Annuler l’exécution l’arrête. Reprendre poursuit une exécution qui attend après vous — ou une qui a échoué, depuis l’étape où elle s’est arrêtée, sans refaire le travail déjà fait. Et Lancer maintenant démarre une exécution neuve à tout moment.

Les agents ne font pas irruption. Quand l’un d’eux tombe sur quelque chose que vous seul pouvez trancher, l’exécution s’arrête — poliment — et une fiche apparaît dans votre boîte de réception 1Presence : ce que vos agents attendent de vous. Répondez-y et l’exécution repart exactement de là où elle s’était arrêtée.

Une fiche de plus ne vient pas du tout d’une exécution : Partagé avec vous, quand une personne partage un document avec vous nommément et que vous pouvez accepter ou refuser. Chaque fiche vous dit quel agent, quel flux de travail, quelle étape, et depuis combien de temps elle attend. Vous pouvez répondre sur place, ou ouvrir d’abord la chronologie complète de l’exécution. Les fiches auxquelles vous avez répondu tombent dans Déjà traité plus bas — rien n’est supprimé — et une fiche que vous avez réglée autrement peut être classée avec Marquer comme réglé. Activez les notifications et vous recevrez une alerte sur votre téléphone dès que l’une d’elles a besoin de vous.

La boîte de réception est aussi l’endroit où l’on vous parle du travail qui change discrètement. Si une routine se met à produire nettement moins, ou à s’écarter de ce pour quoi vous l’aviez mise en place, une note arrive — une fiche D’une exécution — pour le dire en mots simples, la cause probable ayant déjà été vérifiée, comme une connexion expirée ou un fichier déplacé. Là où il existe une correction petite et sans risque, elle arrive écrite en entier : ce que cela dit aujourd’hui, ce qui changerait, et pourquoi — à vous de l’approuver d’une pression ou de l’écarter. Les modifications aux instructions que vous avez écrites attendent toujours votre oui. Et une routine qui a manifestement cessé de faire son travail est suspendue, jamais en silence — la fiche explique pourquoi, et la reprendre tient en une pression.

Dans une exécution, la première fois qu’une étape lit un compte connecté — votre courrier, votre agenda —, elle demande une fois, et cette réponse est retenue, si bien qu’elle ne s’arrête plus ensuite. C’est aussi vrai la première fois qu’une étape tente quelque chose qui laisse une trace dans le monde — envoyer un e-mail, publier quelque part, écrire dans un dossier — elle s’arrête et demande, une fois, pour ce destinataire ou ce dossier précis. Vous autorisez ou vous refusez ; il retient votre réponse ; et vous pouvez reprendre n’importe quelle autorisation par la suite.

C’est pourquoi un flux de travail que vous n’avez jamais lancé ne vous surprendra pas. L’étape lourde de conséquences attend dans votre boîte de réception 1Presence la première fois — et seulement la première fois.