Dans ce guide· 2 chapitres
Chaque exécution laisse un reçu
Chaque fois qu’un flux de travail s’exécute — selon un horaire, ou parce que vous avez touché Lancer maintenant — il ouvre une exécution : une chronologie de ses étapes, de haut en bas. Vous pouvez la regarder en direct, ou la relire un an plus tard. Rien ne se passe hors des registres.
Chaque étape de la chronologie indique qui l’a faite, combien de temps elle a pris, et où elle en est arrivée :
Terminée
L’étape s’est achevée et a passé son travail à la suivante.
En cours
L’agent y travaille en ce moment même — ouvrez-la pour suivre en direct.
En attente de vous
L’étape s’est arrêtée et a besoin de quelque chose de votre part. Elle attend dans votre boîte de réception 1Presence.
En file
En attente qu’une étape antérieure se termine d’abord.
Ouvrez n’importe quelle étape pour voir à partir de quoi elle a travaillé (entrées reçues), ce qu’elle a produit (résultats), les fichiers qu’elle a écrits dans votre coffre, ce qu’elle a retenu, et tout e-mail qu’elle a rédigé. Il y a aussi une transcription, si vous voulez lire son raisonnement réel.
Pendant qu’une exécution se déroule, c’est vous qui la commandez : Suspendez-la, Reprenez-la, ou Annulez-la — et lancez une nouvelle exécution quand vous voulez avec Lancer maintenant.
Quand un agent a besoin de vous
Les agents ne font pas irruption. Quand l’un d’eux tombe sur quelque chose que vous seul pouvez trancher, l’exécution s’arrête — poliment — et une fiche apparaît dans votre boîte de réception 1Presence : ce que vos agents attendent de vous. Répondez-y et l’exécution repart exactement de là où elle s’était arrêtée.
Une question
Il demande quelque chose qu’il ne peut pas trancher seul. Tapez une réponse, choisissez l’une des options qu’il propose, ou passez pour l’instant.
Un fichier
Il lui faut un document pour continuer — un contrat, un tableur, un brief. Déposez le fichier et il poursuit.
Une approbation
Un oui ou un non avant d’aller plus loin. Approuvez, demandez à voir l’exécution d’abord, ou refusez.
Un e-mail à envoyer
Il a rédigé un message et l’a gardé pour vous. Relisez-le, corrigez-le si vous voulez, et envoyez — ou écartez-le.
Une permission
La première fois qu’il veut faire quelque chose qui atteint le monde extérieur, il demande le feu vert.
Chaque fiche vous dit quel agent, quel flux de travail, quelle étape, et depuis combien de temps elle attend. Vous pouvez répondre sur place, ou ouvrir d’abord la chronologie complète de l’exécution. Activez les notifications et vous recevrez une alerte sur votre téléphone dès que l’une d’elles a besoin de vous.
La boîte de réception est aussi l’endroit où l’on vous parle du travail qui change discrètement. Si une routine se met à produire nettement moins, ou à s’écarter de ce pour quoi vous l’aviez mise en place, une note arrive pour le dire en mots simples — la cause probable ayant déjà été vérifiée, comme une connexion expirée ou un fichier déplacé. Là où il existe une correction petite et sans risque, elle arrive écrite en entier : ce que cela dit aujourd’hui, ce qui changerait, et pourquoi — à vous de l’approuver d’une pression ou de l’écarter. Les modifications aux instructions que vous avez écrites attendent toujours votre oui. Et une routine qui a manifestement cessé de faire son travail est suspendue, jamais en silence — la fiche explique pourquoi, et la reprendre tient en une pression.
Les permissions : rien ne part sans votre parole
La lecture est libre. Un agent peut parcourir ce que vous avez connecté — votre courrier, votre agenda, vos fichiers — sans s’arrêter pour demander à chaque fois. Mais la première fois qu’une étape tente quelque chose qui laisse une trace dans le monde — envoyer un e-mail, publier quelque part, écrire dans un dossier — elle s’arrête et demande, une fois, pour ce destinataire ou ce dossier précis. Vous autorisez ou vous refusez ; il retient votre réponse ; et vous pouvez reprendre n’importe quelle autorisation par la suite.
C’est pourquoi un flux de travail que vous n’avez jamais lancé ne vous surprendra pas. L’étape lourde de conséquences attend dans votre boîte de réception 1Presence la première fois — et seulement la première fois.
Comment se déroule une pause
- 1
Une étape a besoin de vous
En pleine exécution, un agent tombe sur une question à laquelle il ne peut pas répondre, un fichier manquant, ou une étape qui réclame votre oui.
- 2
Elle attend dans votre boîte de réception 1Presence
L’exécution s’arrête et une fiche apparaît — sur votre téléphone aussi, si vous avez activé les notifications. Rien d’autre ne cale ; le reste du travail se poursuit.
- 3
Vous répondez d’une pression
Répondez, joignez le fichier, approuvez, ou accordez la permission — depuis la fiche, ou après avoir ouvert l’exécution.
- 4
Elle poursuit
L’exécution repart exactement à cette étape, votre réponse en main. Rien à recommencer, aucune place perdue.
À vos conditions
C’est lui qui vous attend, pas l’inverse.
Les exécutions s’arrêtent poliment, et uniquement pour ce qui réclame véritablement une personne. Tout le reste se fait, tout simplement, et apparaît dans votre coffre, avec une chronologie que vous pouvez toujours relire.
Questions fréquentes
Q Où est-ce que je vois ce qu’un flux de travail a réellement fait ?
Ouvrez son exécution. La chronologie liste chaque étape avec ce à partir de quoi elle a travaillé, ce qu’elle a produit, les fichiers qu’elle a écrits et les notes qu’elle a prises — plus une transcription si vous voulez le détail.
Q Les agents feront-ils des choses sans me demander ?
Ils lisent librement, mais la première fois que l’un d’eux tente d’envoyer, de publier ou d’écrire quelque chose, il s’arrête et demande pour ce destinataire ou ce dossier précis — et retient votre réponse, de sorte qu’il ne demande qu’une fois.
Q Que se passe-t-il si je rate une pause ?
Elle attend, tout simplement. L’exécution reste suspendue et la fiche demeure dans votre boîte de réception 1Presence jusqu’à ce que vous répondiez. Activez les notifications et vous recevrez un rappel quand quelque chose a besoin de vous.
Q Puis-je arrêter une exécution qui tourne mal ?
Oui — Suspendre, Reprendre ou Annuler n’importe quelle exécution depuis sa chronologie, quand bon vous semble.