Mettez en place le travail qui revient sans cesse.

Voilà ce qu’est un flux de travail : une recette nommée faite d’étapes, chacune étant l’un de vos agents qui fait un seul travail et remet ce qu’il a produit au suivant. D’abord le chercheur rassemble, puis le rédacteur écrit, puis l’éditeur vérifie, puis cela atterrit dans votre coffre. Cela se lit comme une recette — d’abord ceci, ensuite cela — non comme un organigramme. Il n’y a aucune flèche à tracer et aucune logique à câbler.

Le guide des agents parle de recruter les spécialistes. Celui-ci parle de leur confier un travail commun qui se répète — pour que le brief du lundi, la boîte de réception triée et la préparation de réunion se produisent, tout simplement.

Vous construisez un flux de travail en le décrivant. Dites de quoi il s’agit, en gros qui fait quoi, et quand il doit tourner, et 1Presence le façonne en étapes nommées — chacune avec son agent, son brief et un résumé d’une ligne — et vous montre la rangée. Le constructeur est l’endroit où vous voyez ensuite ces étapes disposées de gauche à droite, où vous en faites glisser une dans un nouvel ordre, en ajoutez ou en retirez une, échangez l’agent d’une étape, et fixez l’horaire.

Les agents eux-mêmes — leur voix, leurs compétences, ce qu’on leur fait confiance d’atteindre — vous les façonnez en parlant à 1Presence aussi, non en remplissant des formulaires (c’est le guide des agents). Décrire construit la recette ; le constructeur est l’endroit où vous réarrangez les pièces.

Une étape est l’unité de travail : un agent, un travail. Ouvrez n’importe quelle étape et vous trouvez une poignée de choses simples.

• L’agent. Quel spécialiste exécute cette étape.
• Son rôle. Quelques mots — rassembler les entrées, écrire le brief, vérifier les faits.
• Un résumé d’une ligne. La phrase sur la carte de l’étape — écrit les briefs de la semaine prochaine à partir du résumé de recherche, et signale tout ce qui ne peut pas encore être rédigé. Écrit quand l’étape est construite et rafraîchi chaque fois que le brief change, pour que la rangée de cartes décrive toujours ce qui tourne.
• Une instruction. Le brief propre à l’étape — la façon dont vous diriez à quelqu’un à quoi sert cette seule étape.
• Les compétences en jeu. Les propres compétences de l’agent viennent avec lui. Une étape peut en ajouter que l’agent ne porte pas d’habitude, pour cette seule étape.
• Ce qu’elle transmet. Nommez ce que cette étape remet — un fichier comme findings.md, un court résultat — pour que l’étape suivante puisse le reprendre.

Les parties écrites — le brief, le résumé — se changent en les demandant. Chaque étape porte un bouton sombre Modifier l’étape avec la marque propre de Presence dessus, ce qui signifie que c’est Presence qui l’écrit. Appuyez dessus et une conversation s’ouvre qui vous accueille avec l’étape elle-même et tient déjà son brief actuel ; dites ce qui doit changer, et le brief et le résumé reviennent réécrits ensemble. Le guide Demandez, simplement explique pourquoi la machinerie se modifie ainsi.

Les passages de relais : comment une étape nourrit la suivante

Quand une étape se termine, ce qu’elle a produit — les fichiers qu’elle a écrits, ce qu’elle a retenu, tout ce qu’elle transmet — devient la matière de départ de la suivante. Le rédacteur ouvre son tour en tenant déjà les trouvailles du chercheur. Vous ne câblez jamais la liaison à la main ; terminer l’étape est le passage de relais.

Faire tourner des étapes côte à côte

Les étapes s’enchaînent généralement l’une après l’autre. Mais quand deux d’entre elles ne dépendent pas l’une de l’autre — parcourir vos e-mails et parcourir votre agenda, par exemple — marquez-les pour qu’elles tournent en parallèle au même rang et elles partent en même temps. L’étape qui les suit attend que les deux soient terminées avant de démarrer.

Un flux de travail peut tourner à la demande — vous touchez Lancer maintenant quand vous voulez — ou selon un horaire que vous fixez : chaque jour, chaque semaine (choisissez les jours), ou chaque mois, à une heure dans votre propre fuseau horaire. Un aperçu vous dit exactement quand il se déclenchera la prochaine fois, avant que vous n’enregistriez. Suspendre l’horaire garde la cadence sans l’oublier ; Reprendre l’horaire la ramène sur le même rythme.

Ensuite, il tourne seul. La plupart du temps, vous trouvez simplement le résultat qui vous attend déjà — une note dans votre coffre, un tableau de bord rafraîchi, une fiche dans votre boîte de réception 1Presence — et si une étape a besoin de vous, elle s’arrête et demande plutôt que de deviner. Voyez comment fonctionnent les exécutions et la boîte de réception.

Une routine est le type de travail planifié le plus simple : un agent qui tourne à sa propre cadence — un gardien de boîte de réception qui relève votre courrier chaque matin. C’est délibérément une petite chose à part, réglée sur son propre écran. Quand un travail réclame des étapes — un rassemblement, puis une rédaction, puis une vérification —, bâtissez plutôt un flux de travail. Le guide des routines.

Certains flux de travail arrivent tout prêts. Installez le Kit Matin et boîte de réception et son flux de travail Morning replies vient avec lui, agents assignés et horaire réglé ; Réunions et actions et Support et appels en livrent chacun un aussi. Tout ce qu’installe un Kit est à vous de le remodeler comme n’importe quoi que vous auriez décrit vous-même.

Les bons premiers flux de travail sont généralement les choses que vous faites déjà à la main chaque semaine :

• Brief du lundi matin. Tous les lundis à 07:00 : un chercheur récupère l’agenda et le contexte de la semaine, un gardien de boîte de réception signale ce qui est urgent depuis le week-end, et tout cela atterrit en un seul brief dans votre coffre.
• Tri de la boîte de réception. Chaque jour ouvré : trier les e-mails de la nuit, mettre le bruit de côté, faire remonter ce qui réclame vous, et rédiger les réponses aux messages de routine pour votre relecture.
• Préparation d’avant-réunion. Chaque matin, pour les réunions du jour : un brief d’une page par réunion — qui est dans la pièce, les fils antérieurs, les notes de la dernière fois — prêt avant que la première ne commence.
• Condensé du vendredi. Tous les vendredis : ce qui est sorti, ce qui a été décidé, ce qui reste ouvert, ce sur quoi réfléchir pendant le week-end.
• Déclinaison de contenus. Chaque vendredi, pour tout ce qui est nouveau dans votre dossier des contenus publiés : des variantes pour chaque canal, rédigées et mises en attente de votre approbation.