Mettez en place le travail qui revient sans cesse.

Voilà ce qu’est un flux de travail : une recette nommée faite d’étapes, chacune étant l’un de vos agents qui fait un seul travail et remet ce qu’il a produit au suivant. D’abord le chercheur rassemble, puis le rédacteur écrit, puis l’éditeur vérifie, puis cela atterrit dans votre coffre. Cela se lit comme une recette — d’abord ceci, ensuite cela — non comme un organigramme. Il n’y a aucune flèche à tracer et aucune logique à câbler.

Le guide des agents parle de recruter les spécialistes. Celui-ci parle de leur confier un travail commun qui se répète — pour que le brief du lundi, la boîte de réception triée et la préparation de réunion se produisent, tout simplement.

Vous agencez un flux de travail dans le constructeur — une rangée d’étapes, de gauche à droite, que vous disposez vous-même. Vous nommez le travail, vous ajoutez les étapes dans l’ordre où le travail circule, et vous choisissez lequel de vos agents prend chacune.

Les agents eux-mêmes — leur voix, leurs compétences, ce qu’on leur fait confiance d’atteindre — vous les façonnez en parlant à 1Presence, non en remplissant des formulaires (c’est le guide des agents). Le constructeur est simplement l’endroit où vous les alignez en un travail.

Une étape est l’unité de travail : un agent, un travail. Ouvrez n’importe quelle étape et vous façonnez une poignée de choses simples.

• L’agent. Quel spécialiste exécute cette étape.
• Son rôle. Quelques mots — rassembler les entrées, écrire le brief, vérifier les faits.
• Une instruction. Le brief propre à l’étape — la façon dont vous diriez à quelqu’un à quoi sert cette seule étape.
• Les compétences activées. Cochez lesquelles des compétences de cet agent sont en jeu ici. Le même agent peut en faire moins à une étape, davantage à une autre.
• Ce qu’elle transmet. Nommez ce que cette étape remet — un fichier comme findings.md, un court résultat — pour que l’étape suivante puisse le reprendre.

Les passages de relais : comment une étape nourrit la suivante

Quand une étape se termine, ce qu’elle a produit — les fichiers qu’elle a écrits, ce qu’elle a retenu, tout ce qu’elle transmet — devient la matière de départ de la suivante. Le rédacteur ouvre son tour en tenant déjà les trouvailles du chercheur. Vous ne câblez jamais la liaison à la main ; terminer l’étape est le passage de relais.

Faire tourner des étapes côte à côte

Les étapes s’enchaînent généralement l’une après l’autre. Mais quand deux d’entre elles ne dépendent pas l’une de l’autre — parcourir vos e-mails et parcourir votre agenda, par exemple — marquez-les pour qu’elles tournent en parallèle au même rang et elles partent en même temps. L’étape qui les suit attend que les deux soient terminées avant de démarrer.

Un flux de travail peut tourner à la demande — vous touchez Lancer maintenant quand vous voulez — ou selon un horaire que vous fixez : chaque jour, chaque semaine (choisissez les jours), ou chaque mois, à une heure dans votre propre fuseau horaire. Un aperçu vous dit exactement quand il se déclenchera la prochaine fois, avant que vous n’enregistriez.

Ensuite, il tourne seul. La plupart du temps, vous trouvez simplement le résultat qui vous attend déjà dans votre coffre — et si une étape a besoin de vous, elle s’arrête et demande plutôt que de deviner. Voyez comment fonctionnent les exécutions et la boîte de réception.

Une routine n’est que le flux de travail le plus simple : un agent qui tourne à sa propre cadence — un gardien de boîte de réception qui relève votre courrier chaque matin. Même machinerie, recette plus petite. À mesure que vos besoins grandissent, une routine devient un flux de travail par l’ajout d’une étape.

Les bons premiers flux de travail sont généralement les choses que vous faites déjà à la main chaque semaine :

• Brief du lundi matin. Tous les lundis à 07:00 : un chercheur récupère l’agenda et le contexte de la semaine, un gardien de boîte de réception signale ce qui est urgent depuis le week-end, et tout cela atterrit en un seul brief dans votre coffre.
• Tri de la boîte de réception. Chaque jour ouvré : trier les e-mails de la nuit, mettre le bruit de côté, faire remonter ce qui réclame vous, et rédiger les réponses aux messages de routine pour votre relecture.
• Préparation d’avant-réunion. Avant un événement d’agenda : un brief d’une page — qui est dans la pièce, les fils antérieurs, les notes de la dernière fois — prêt avant que vous ne rejoigniez.
• Condensé du vendredi. Tous les vendredis : ce qui est sorti, ce qui a été décidé, ce qui reste ouvert, ce sur quoi réfléchir pendant le week-end.
• Déclinaison de contenus. Quand une nouvelle publication atterrit dans votre dossier des contenus publiés : des variantes pour chaque canal, rédigées et mises en attente de votre approbation.