Dans ce guide· 4 chapitres
Tout est ouvert sauf si vous en décidez autrement
Le coffre partagé reste partagé.
Chaque dossier du coffre d’une organisation est ouvert à tous les membres tant qu’un administrateur ne l’a pas associé. L’association est l’exception, non la règle : le manuel, les projets partagés et les notes de l’entreprise restent donc là où tout le monde peut les atteindre — dans l’explorateur, dans la recherche, et dans chaque conversation avec un agent d’équipe.
Un administrateur associe un dossier selon deux formes. Un dossier d’équipe appartient aux équipes nommées dessus : les membres de ces équipes l’ouvrent et le modifient, et personne d’autre ne voit qu’il existe. Un dossier tenu par une équipe est un dossier que tout le monde peut lire mais que seule cette équipe modifie — la charte de marque, la grille tarifaire, la règle sur laquelle chacun s’appuie.
Une pièce où seule l’équipe entre
Pour quelqu’un hors de l’équipe, un dossier d’équipe est absent, pas verrouillé — la même règle que suit un dossier clôturé — et ses conversations ne peuvent pas l’atteindre, ni en demandant gentiment, ni en lançant une routine. Les administrateurs ne font pas exception. Un administrateur qui veut voir un dossier d’équipe rejoint l’équipe, ce qui apparaît sur la liste des membres de cette équipe comme n’importe quel autre changement.
Pour l’équipe, c’est simplement un dossier, avec un cadenas et la couleur de l’équipe à côté de son nom. Tout ce que l’équipe y garde — notes, jeux de données, un tableau de bord bâti dessus — reste à l’intérieur. Un tableau de bord partagé avec toute l’entreprise et qui puise dans un dossier d’équipe montre aux collègues extérieurs à l’équipe une simple mention indiquant que la source se trouve dans un dossier qu’ils ne peuvent pas ouvrir, et rien de plus.
Les administrateurs associent les dossiers depuis l’onglet Équipes : ouvrez une équipe, touchez « Associer un dossier », et choisissez la forme. Sur la page du dossier lui-même, « Qui peut ouvrir ce dossier » fait la même chose pour n’importe quel dossier.
Un bureau à vous
En haut du coffre de l’organisation se trouve Mon coffre, aux côtés des dossiers de l’entreprise. Touchez-le une fois et un coffre à vous apparaît, réservé à vous seul. Pas même un administrateur ne peut l’ouvrir. Les brouillons, les notes de travail, la proposition qui n’est pas prête — c’est là qu’ils vivent tant qu’ils sont à vous.
Publier, c’est un déplacement. Demandez à votre agent de déplacer un fichier de Mon coffre vers un dossier partagé ou un dossier d’équipe et vos collègues le voient ; ramenez-le et ils ne le voient plus. Vos agents d’équipe peuvent y travailler avec vous tant que vous êtes dans la conversation — une routine ou un flux de travail programmé n’y entre jamais —, et tout ce qu’ils en retiennent reste avec vous plutôt que dans la mémoire partagée de l’entreprise.
Il reste le vôtre, y compris après votre départ. Personne d’autre dans l’organisation ne peut ouvrir Mon coffre — ni un administrateur, ni le propriétaire, ni une fois votre adhésion terminée. Le téléchargement du coffre entier par le propriétaire laisse de côté celui de chaque membre, y compris celui d’un ancien membre. Votre propre coffre personnel — celui qui est à un basculement de l’entreprise — est un lieu entièrement distinct et n’entre jamais dans tout cela.
Rédige la proposition du T3 dans mon espace.
L’agent l’écrit dans Mon coffre ; personne d’autre ne la voit tant que vous ne l’en sortez pas.
Qui peut ouvrir le dossier Finance ?
Un membre de l’équipe obtient la réponse ; quiconque d’autre ne voit pas le dossier et ne peut donc pas poser la question.
Ce qui découle d’une association
La mémoire reste dans la pièce. Un dossier d’équipe demeure consultable plutôt que mémorisé en entier : rien de ce qu’il contient ne remonte donc dans le rappel d’un collègue ; la page du dossier en explique la raison. Mon coffre, lui, peut être mémorisé en entier — par vous seul.
Les synchronisations et les imports atterrissent là où vous avez le droit d’écrire. Un dossier que vous pouvez lire sans le modifier s’affiche verrouillé lorsque vous choisissez la destination d’une synchronisation ou d’un enregistrement, et une écriture dedans est refusée en donnant la raison.
Le partage reste le vôtre, exactement comme avec un dossier clôturé : la fiche de partage vous rappelle qu’envoyer un document à quelqu’un hors de l’organisation le fait sortir de l’équipe.
Quand une équipe est supprimée, ses dossiers restent fermés plutôt que de s’ouvrir d’un coup, et l’onglet Équipes les liste sous « Dossiers sans équipe » jusqu’à ce qu’un administrateur leur donne un nouveau foyer ou les ouvre à tous.