Dans ce guide· 3 chapitres
Une routine, c’est un agent à une cadence
Réglez-la une fois. Elle s’en occupe.
Une routine est un travail récurrent unique — un agent, une tâche, qui tourne seul. C’est la plus petite unité de travail qui continue de se produire sans vous : un brief du matin, un balayage de la messagerie, un tableau de bord tenu à jour, un bilan hebdomadaire. Une instruction claire, à un rythme.
C’est toute la différence avec un flux de travail. Un flux de travail, c’est plusieurs agents qui se passent le travail par étapes ; une routine n’est qu’une de ces étapes, debout toute seule. Quand un agent faisant un travail est tout ce dont vous avez besoin, une routine est la façon la plus simple de le mettre en marche.
Ce qu’une routine peut produire
Chaque routine fabrique une sorte de chose. Vous choisissez laquelle à la mise en place — et chacune a son propre endroit où atterrir :
Une note dans votre coffre
Elle écrit quelque chose et le classe — un brief du matin sous Daily/, un bilan hebdomadaire, un condensé de recherche. Là quand vous regardez.
Un tableau de bord, tenu à jour
Elle rafraîchit une vue enregistrée pour que les chiffres soient toujours à jour — les dépenses du mois, votre semaine d’entraînement, un pipeline.
Une fiche dans votre boîte de réception
Elle fait remonter quelque chose qui réclame vous — un e-mail signalé, une alerte, un brouillon à approuver — qui attend tranquillement que vous regardiez.
Vous la décrivez, et vous choisissez quand elle tourne
Vous mettez une routine en place en parlant — décrivez le travail et 1Presence en fait une instruction nette et autonome qu’il peut exécuter sans surveillance. Vous n’avez pas du tout à lui donner un horaire : une nouvelle routine tourne à la demande par défaut, dès que vous touchez Lancer maintenant. Elle ne tourne seule que lorsque vous le lui demandez.
Créer une routine
Chaque matin, écris-moi un brief d’une page : mon agenda, mes messages non lus, tout ce qui est urgent — classe-le sous Daily/.
Il façonne une routine qui produit une note de coffre, et demande s’il faut la faire tourner selon un horaire ou seulement à la demande.
Tiens mon tableau de bord des dépenses à jour chaque semaine.
Il met en place une routine qui rafraîchit ce tableau de bord, prête à être armée à une cadence hebdomadaire quand vous le direz.
Balaie ma boîte de réception chaque jour ouvré et fais remonter ce qui réclame moi.
Il crée une routine qui dépose une fiche dans votre boîte de réception — qui ne tourne que lorsque vous activez l’horaire.
Lui donner un horaire, ou l’affiner
Lance le brief du matin chaque jour ouvré à 07:00, heure de chez moi.
Il arme l’horaire à cette cadence et à ce fuseau ; un aperçu montre exactement quand il se déclenchera la prochaine fois.
Modifie le bilan hebdomadaire pour qu’il inclue aussi ce que j’ai livré.
Il modifie l’instruction de la routine sur place — la prochaine exécution utilise le nouveau brief.
Suspends le balayage de la boîte de réception pour l’instant.
Il arrête les exécutions à venir sans rien supprimer ; reprenez quand vous voulez.
Une routine ne s’active jamais d’elle-même. Elle ne tourne automatiquement que lorsque vous lui avez explicitement donné un horaire — jusque-là, elle attend Lancer maintenant. Ainsi, rien ne se met à se produire tout seul sans que vous l’ayez demandé.
Comment se déroule la mise en place d’une routine
- 1
Décrivez le travail
Dites ce qu’elle doit faire et ce qu’elle doit produire — un brief dans votre coffre, un tableau de bord tenu à jour, une fiche dans votre boîte de réception. Une tâche claire.
- 2
Choisissez : à la demande, ou un horaire
Laissez-la ne tourner que lorsque vous touchez Lancer maintenant, ou donnez-lui une cadence — quotidienne, hebdomadaire, mensuelle — avec l’heure dans votre propre fuseau horaire.
- 3
Essayez-la avec Lancer maintenant
Lancez-la une fois à la main pour voir le résultat avant de la confier à l’horaire. Son historique conserve chaque exécution, avec ce qu’elle a fait.
- 4
Laissez-la tourner
Dès lors, elle s’en occupe. Le résultat atterrit à l’endroit que vous avez choisi, et elle ne s’arrête pour votre boîte de réception que si elle a réellement besoin de vous.
Elle tourne sans surveillance — et ne demande que lorsqu’il le faut
La plupart du temps, une routine fait simplement son travail et laisse le résultat là où vous l’avez demandé. Mais si elle tombe sur quelque chose que vous seul pouvez trancher — une première permission de lire un service connecté, d’envoyer, ou d’écrire vers l’extérieur — elle s’arrête et laisse une fiche dans votre boîte de réception ; une fois l’autorisation accordée, la routine repart avec cet accès en place.
Suivre une exécution, lire ce qu’elle a fait et répondre à ce qu’elle demande est un sujet à part — le guide des exécutions et de la boîte de réception le couvre. Ce guide-ci porte sur la mise en place de la routine, en amont.
Si une exécution ne peut véritablement pas aboutir — un connecteur est déconnecté, une entrée requise n’a pas été fournie — elle consigne un honnête « n’a pas pu tourner, et voici pourquoi » plutôt qu’un faux succès : vous n’êtes donc jamais trompé par un résultat vide.
Elle garde un œil sur son propre travail
Tout l’intérêt d’une routine est que vous cessiez de la lire — et c’est aussi le risque. Un travail peut continuer de réussir tout en s’égarant discrètement : les résumés s’amincissent, une part croissante de ce qu’elle tente échoue, le résultat cesse d’être la chose pour laquelle vous l’aviez mise en place. Chaque exécution est donc discrètement comparée à ce à quoi ressemble ce travail quand il se passe bien. Rien n’est noté sur dix, et une nouvelle routine reçoit le temps de s’installer avant qu’on ne tire quoi que ce soit de ses exécutions. Mais si une routine se met véritablement à produire moins, à prendre bien plus de temps, ou à s’écarter de ce que vous aviez demandé, on vous le dit — en mots simples, sur la routine elle-même et dans votre boîte de réception 1Presence — au lieu que vous ne le découvriez des mois plus tard.
Et cela ne s’arrête pas au fait de vous le dire. Les raisons probables sont vérifiées directement : la connexion à ce compte a-t-elle expiré, le fichier qu’elle lit chaque matin a-t-il été déplacé, ou n’y a-t-il rien qui cloche du tout et simplement davantage à traiter qu’auparavant. Quand la réponse est une correction petite, sûre et précise — repointer vers un fichier qui a manifestement bougé — elle est écrite en entier et vous est proposée en une seule pression, à côté de ce qui figure aujourd’hui. Les modifications aux instructions que vous avez écrites attendent toujours votre oui. Et après toute correction, les quelques exécutions suivantes sont confrontées à la façon dont la routine fonctionnait auparavant, pour qu’on vous dise honnêtement si cela a aidé — avec une annulation en une pression si ce n’est pas le cas.
Une routine qui échoue nuit après nuit est suspendue plutôt que laissée à échouer dans le noir — elle garde son horaire, et une fiche dans votre boîte de réception explique pourquoi, avec une pression pour la relancer. Quand un changement était voulu, vous pouvez le dire, et dès lors c’est cela la nouvelle normale.
Quand une routine veut devenir un flux de travail
Une routine est une seule étape. Dès l’instant où un travail en réclame plus d’une — un chercheur qui rassemble, puis un rédacteur qui écrit, puis une vérification avant que cela n’atterrisse, ou un oui humain en cours de route — c’est en réalité un flux de travail, non une routine. La bonne nouvelle, c’est que la machinerie est la même : une routine devient un flux de travail par l’ajout d’une étape. Commencez par la chose la plus simple qui fonctionne, et laissez-la grandir seulement quand le travail grandit.
L’automatisation la plus simple
Un travail, hors de votre assiette, pour de bon.
Choisissez une seule chose que vous faites à un rythme — le brief du matin, le rangement du vendredi — confiez-la à un agent, et mettez-la en marche. Une routine est la façon la plus petite et la plus facile de faire qu’une chose continue simplement de se produire.
Questions fréquentes
Q Quelle est la différence entre une routine et un flux de travail ?
Une routine, c’est un agent faisant un travail à une cadence — une seule étape. Un flux de travail, c’est plusieurs agents qui se passent le travail par étapes. Une routine est le type de flux de travail le plus simple, et devient un flux complet par l’ajout d’une étape. En savoir plus sur les flux de travail.
Q Une routine se met-elle à tourner toute seule dès que je la mets en place ?
Non. Une nouvelle routine ne tourne que lorsque vous touchez Lancer maintenant, tant que vous ne lui avez pas explicitement donné un horaire. Rien ne tourne sans surveillance sans que vous l’ayez demandé — et vous pouvez suspendre une routine planifiée à tout moment.
Q Où une routine dépose-t-elle son résultat ?
Là où vous l’avez choisi à la mise en place : une note dans votre coffre, un tableau de bord qu’elle tient à jour, ou une fiche dans votre boîte de réception. Chaque exécution est aussi conservée dans l’historique de la routine, avec ce qu’elle a fait.
Q Que se passe-t-il si une routine ne peut pas aboutir ?
Elle consigne un honnête « n’a pas pu tourner, et voici pourquoi » — une entrée manquante, un connecteur déconnecté — au lieu d’un faux succès, et si elle a besoin d’une décision de votre part, elle s’arrête et attend dans votre boîte de réception. Voir les exécutions et la boîte de réception.
Q Saurai-je si une routine se dégrade discrètement ?
Oui. Chaque exécution est comparée à ce à quoi ressemble cette routine quand elle se passe bien — ses propres exécutions bien établies, non un idéal générique. Si le travail change véritablement en mal, vous recevez une note en langage clair nommant ce qui a bougé et, si possible, pourquoi — une connexion expirée, un fichier déplacé — parfois avec une correction précise que vous pouvez approuver en une pression. Les modifications aux instructions que vous avez écrites attendent toujours votre approbation.