Beratungspraxis

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Gesprächsplaner läuft werktags um 7 Uhr und hält das Dashboard Die Praxis aktuell. Jeden Werktag um sieben: die Sitzungen von heute und ein Briefing für jede, die eines braucht.
• Praxisrückblick läuft freitags um 16 Uhr und hält das Dashboard Die Praxis aktuell. Freitags: was im Vergleich zum Verkauften noch zu leisten ist, was sich zur Rechnungsstellung anbietet und worum die Praxis immer wieder kreist.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Auftragsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Practice Roster liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Sitzungsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Session Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Sitzungsagenda, der in Ihrem Tresor unter Data/Session Agenda liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Ziele der Kunden, der in Ihrem Tresor unter Data/Client Outcomes liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Materialien für Kunden, der in Ihrem Tresor unter Data/Client Resources liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Supervisionsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Supervision Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Die Praxis liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Sitzungen dieser Woche · Fertige Briefings · Agenda für den Raum · Wo die Ziele stehen · Aufträge auf der Liste · Wo die Aufträge stehen · Offene Sitzungen nach Auftrag · Die Auftragsliste · Jede Sitzung und was zugesagt wurde · Themen über Kunden hinweg · So lesen Sie dieses Dashboard · Sitzungen nach Kunde · Ihre Supervision und Fortbildung, Stunden nach Art.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Glade verfügt über Sitzungsnotizen · Glade verfügt über Briefing-Vorbereitung · Sitzungsnotizen schreibt in Sitzungsliste · Gesprächsplaner schreibt in Sitzungsliste · Sitzungsnotizen schreibt in Auftragsliste · Gesprächsplaner schreibt in Auftragsliste · Auftragsliste wird in Die Praxis angezeigt · Sitzungsliste wird in Die Praxis angezeigt · Die Praxis wird von Gesprächsplaner aktuell gehalten · Die Praxis wird von Praxisrückblick aktuell gehalten · Gesprächsplaner wird von Glade ausgeführt · Praxisrückblick wird von Glade ausgeführt · Glade verfügt über Agenda und Termine · Glade verfügt über Ziele und Materialien · Glade verfügt über Supervision und Fortbildung · Agenda und Termine schreibt in Sitzungsagenda · Agenda und Termine schreibt in Sitzungsliste · Ziele und Materialien schreibt in Ziele der Kunden · Ziele und Materialien schreibt in Materialien für Kunden · Supervision und Fortbildung schreibt in Supervisionsliste · Sitzungsagenda wird in Die Praxis angezeigt · Ziele der Kunden wird in Die Praxis angezeigt · Supervisionsliste wird in Die Praxis angezeigt.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Lesen Sie vor der ersten Sitzung die Morgenkarte, nicht das Dashboard — genau dafür gibt es den Durchlauf um sieben. Sie nennt die Sitzungen des Tages mit ihren Briefings, und das Briefing selbst ist ein Dokument in Ihrem Tresor, das Sie auf dem Weg dorthin öffnen können. Das Dashboard ist für den Freitag.
• Erzählen Sie von der Sitzung, sobald Sie aus ihr herauskommen: „Komme gerade von Dana — wir haben das mit der Charta gemacht, sie bringt sie nächstes Mal mit.“ Die Fähigkeit Sitzungsnotizen schreibt die Notiz, legt sie unter Dana ab, trägt das, was SIE zugesagt hat, in eine eigene Zeile ein und zählt den Auftrag weiter. Dreißig Sekunden in diesem Moment sind mehr wert als eine Stunde Rekonstruktion am Sonntag, und mit der Spalte der Zusagen beginnt das nächste Briefing.
• Seien Sie streng mit dem, was unter „was zugesagt wurde“ landet. Das ist, was der KUNDE nach eigenen Worten tun wird — nicht, was Sie zu schicken versprochen haben, und nicht, was er Ihrer Meinung nach tun sollte. Was Sie selbst schulden, gehört in die Notizen. Die Spalte ist nur etwas wert, weil sie genau eine Art von Eintrag enthält, und sie liefert die beste Frage, mit der sich eine Sitzung eröffnen lässt.
• Nehmen Sie am Freitag „Offene Sitzungen nach Auftrag“ als das ehrliche Signal. Es ist reine Rechnung — vereinbart, minus die verbrauchten Sitzungen —, und die beiden Zahlen hinter jedem Balken stehen in der Auftragsliste darunter, sodass Sie die Summe prüfen können, statt ihr zu glauben. Wo die Sitzungsliste mehr abgehaltene Sitzungen verzeichnet, als die Auftragsliste zählt, wird die Zahl der Sitzungsliste abgezogen. So merken Sie, dass einem Kunden die Sitzungen ausgehen, während Sie die nächste noch planen.
• Fragen Sie Glade, statt zu suchen: „Wo stehen wir mit Tomas?“, „Was hat Marco letztes Mal zugesagt?“, „Wer ist still geworden?“ Glade liest Auftrags- und Sitzungsliste, antwortet aus dem, was dort steht, und sagt offen, wenn etwas nicht in den Unterlagen steht, statt die Lücke zu füllen.
• Lassen Sie das Panel „Themen über Kunden hinweg“ von der Praxis handeln, nie von einer Person. Es nennt, was in mehr als einem Auftrag zur Sprache kam und in wie vielen — und genau daraus entsteht ein Vortrag, ein Beitrag oder eine Änderung an Ihrer Arbeitsweise. Einen Kunden nennt es dort nie, und Glade trägt nicht, was ein Kunde gesagt hat, in das Briefing eines anderen — auch nicht, wenn Sie darum bitten.
• Bitten Sie am Tag vor einer Sitzung, die eine braucht, um eine Agenda: „Eine Agenda für Dana am Donnerstag, bitte.“ Glade schreibt sie aus dem, was sie beim letzten Mal zugesagt hat, dem, was die letzte Notiz offen ließ, einem Ziel, das noch in Arbeit ist, und allem, was Sie ergänzen, und jeder Punkt sagt, woher er stammt. Gehen Sie sie im Panel „Agenda für den Raum“ des Dashboards „Die Praxis“ Punkt für Punkt durch, mit einem Haken und einer Notiz zu dem, was gesagt wurde. Was Sie dort geschrieben haben, geht in die Notiz, wenn Sie sagen, dass die Sitzung vorbei ist.
• Sagen Sie einmal, was ein Kunde von der Arbeit will, in seinen Worten: „Dana will, dass ihr Team entscheidet, ohne vorher bei ihr nachzufragen.“ Es wird festgehalten, wie sie es gesagt hat. Wo es steht, ist Ihr Wort, nie das von Glade: Sagen Sie „das ist in Arbeit“ oder „sie ist angekommen“, und der Tag kommt daneben. Sagen Sie auch, was Sie ihr mitgegeben haben („ihr die Delegationsmatrix gegeben, sie hat sie mit zwei ihrer Teamleiter genutzt“), und das Briefing vor der nächsten Sitzung trägt beides.
• Fragen Sie „Wann kann ich Marco sehen?“, und Glade liest Ihren Kalender für die Tage, auf die sein Rhythmus zeigt, und schlägt bis zu drei Termine vor. Glade bucht nichts und sendet nichts: Das Buchen liegt bei Ihnen, und die Nachricht an Marco mit den vorgeschlagenen Terminen wird auf Ihre Bitte als Entwurf geschrieben, den Sie selbst senden.
• Erzählen Sie Glade von Ihrer eigenen Supervision und Fortbildung, wenn sie stattfindet, „zwei Stunden Supervision heute Morgen“, und sie kommt in eine Stundenliste, die allein Ihnen gehört. Der Name eines Kunden bleibt weg, auch wenn die Sitzung von einem handelte, sodass das, was Sie in die Supervision mitgenommen haben, nicht darin landet.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Wann die Morgenkarte kommt — ab Werk werktags um sieben — und wann der Rückblick läuft; oder beides pausieren und Auftrags- und Sitzungsliste so behalten, wie sie sind.
• Ob jede Sitzung ein Briefing bekommt oder nur die, um die Sie bitten. Einmal gesagt und gemerkt.
• Welche Terminserien nie Aufträge sind, und die Domain Ihrer eigenen Organisation, damit interne Termine nie abgelegt werden. Je ein Satz, und der Durchlauf schlägt sie nicht mehr vor.
• Was vereinbart ist, die Konditionen und der Satz für jeden Auftrag — allein Ihre Angaben, so eingetragen, wie Sie sie machen. Nichts schätzt einen Satz, und ein leeres Feld bleibt leer.
• Die Phase, in der ein Auftrag steht. Sie ändert sich nur, wenn Sie es sagen: Aufgebrauchte Sitzungen machen einen Auftrag nicht zu „im Abschluss“, und nichts wird ohne Ihr Wort geschlossen.
• Ob ein Aufnahmegerät die Notizen speist. Read AI oder Plaud lassen sich unter Konnektoren verbinden, wenn Mitschriften in eine Sitzungsnotiz einfließen sollen; solange Sie das nicht tun, wird von dort nichts gelesen.
• Die Zeiten, zu denen Sie Sitzungen halten, die Tage, die Sie freihalten, und wie lang eine Sitzung ist. Einmal gesagt und gemerkt, und nur verwendet, wenn Sie um einen Termin bitten.
• Eine Zahl an Supervisionsstunden, die Ihr Berufsverband von Ihnen verlangt, wenn Sie die Liste daran messen wollen. Glade trägt die Zahl ein, die Sie nennen, und kann, wenn Sie den Verband nennen, dessen eigene veröffentlichte Seite nachschlagen und sagen, wo sie gefunden wurde.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen des Kits wird Ihnen der erste Durchlauf gleich angeboten: Verbinden Sie auf demselben Bildschirm Ihren Kalender und, wenn dünne Einträge zugeordnet werden sollen, Ihre E-Mail auf dem Bildschirm Konnektoren, starten Sie ihn mit einem Tipp, und Glade liest ein Jahr Ihres Kalenders zurück — auf der Suche nach den Terminen, die Sie immer wieder mit jemandem außerhalb Ihrer eigenen Organisation haben. Aus jedem wird ein Auftrag auf der Auftragsliste, mit jeder Sitzung, die Sie dafür erkennbar schon gehalten haben. Wo ein Kalendereintrag zu dünn ist, um zu sagen, mit wem er war, liest Glade die Betreffzeile der E-Mail, mit der er vereinbart wurde — für genau diese Angabe und nichts sonst.
2. Sie möchten lieber nichts verbinden? Sagen Sie es, und Glade baut die Auftragsliste stattdessen mit Ihnen auf, Auftrag für Auftrag. Glade geht von dem aus, was 1Presence schon weiß, in Ihrem Gedächtnis und in Angeboten oder Leistungsbeschreibungen in Ihrem Tresor, und fragt nur nach den Lücken: der Kunde, worum es in der Arbeit geht, was vereinbart ist, ungefähr wie viele Sitzungen Sie schon gehalten haben. Der Gesprächsplaner wartet unter Routinen, falls Sie es sich später anders überlegen.
3. Nach dem ersten Durchlauf hinterlässt Glade eine kurze Notiz, was abgelegt wurde, und bittet um zwanzig Minuten für das, was ein Kalender nicht wissen kann: was bei jedem Auftrag zu welchen Konditionen vereinbart wurde, wie viele dieser Sitzungen Sie tatsächlich schon genutzt haben, welche davon wirklich Aufträge sind (ein fester interner Termin ist keiner) und jeden Auftrag, der am Telefon beschlossen wurde und nie in Ihrem Kalender ankam. Glade geht von dem aus, was schon bekannt ist und in Ihrem Tresor liegt, trägt Ihre Zahlen so ein, wie Sie sie nennen, und schätzt nie einen Honorarsatz.
4. Was noch leer ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Glade, und Glade bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie Glade, dass ein Teil für Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, und Glade fragt nicht mehr danach.
5. Danach läuft der Gesprächsplaner werktags um sieben: Er trägt alles neu Gebuchte in die Sitzungsliste ein, schreibt das Briefing für jede Sitzung der nächsten zwei Tage, die noch keins hat, zeichnet die kommende Woche neu und hinterlässt nur dann eine Karte, wenn der Tag tatsächlich etwas bereithält. Der Praxisrückblick läuft freitags.
6. Glade nimmt nie Kontakt zu einem Kunden auf und schreibt nie in Ihren Kalender; ein Follow-up, eine Zusammenfassung oder eine Nachricht mit Terminvorschlägen wird auf Ihre Bitte als Entwurf geschrieben, den Sie selbst senden, allein aus der Akte dieses Kunden, und nichts aus den Sitzungen eines Kunden wird in das Briefing eines anderen getragen.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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