Vertriebspipeline

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Pipeline-Durchgang läuft werktags morgens · 8 Uhr und hält das Dashboard Pipeline aktuell. An Werktagen morgens — liest, was eingegangen ist, ändert eine Phase nur, wo die Mail zeigt, dass sie sich geändert hat, und zeichnet neu, was am längsten stillsteht.
• Prognosebilanz läuft freitags · 17 Uhr und hält das Dashboard Pipeline aktuell. Freitagnachmittags — zählt die Woche zusammen, berechnet die gewichtete Prognose und die Abschlussquote neu und sagt, was sich tatsächlich bewegt hat.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Deal-Liste, der in Ihrem Tresor unter Data/Deal Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Pipeline liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Gewichtete Prognose, dieses Quartal · Abschlussquote, letzte vier Quartale · Deals in der Liste · Die Pipeline nach Phasen · Wohin das Quartal steuert · Festgefahrene Deals — am längsten in einer Phase · Abschlussquote, Quartal für Quartal · Nächste Schritte, nach Fälligkeit · Jeder Deal und wo er steht · So funktioniert dieses Dashboard · Die Liste — tippen Sie auf einen Deal, um ihn zu öffnen.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Bracken verfügt über Deal-Erfassung · Bracken verfügt über Pipeline-Überblick · Deal-Erfassung schreibt in Deal-Liste · Pipeline-Durchgang schreibt in Deal-Liste · Deal-Liste wird in Pipeline angezeigt · Pipeline wird von Pipeline-Durchgang aktuell gehalten · Pipeline wird von Prognosebilanz aktuell gehalten · Pipeline-Durchgang wird von Bracken ausgeführt · Prognosebilanz wird von Bracken ausgeführt.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Lesen Sie das Dashboard am Montagmorgen und noch einmal nach der Bilanz am Freitag. Der Montag zeigt, was der Pipeline-Durchgang über das Wochenende bewegt hat und was eingeschlafen ist; der Freitag zeigt, was das Quartal jetzt wiegt und welche Deals das verändert haben. „Festgefahrene Deals“ ist das ehrliche Signal — gemessen, nicht beurteilt: mehr als dreißig Tage in einer Phase, die längsten zuerst.
• Geben Sie jedem offenen Deal einen Wert und eine Wahrscheinlichkeit, auch grob. Die Prognose ist nichts anderes als Wert mal Wahrscheinlichkeit, summiert über die offenen Deals; ein Deal ohne Wahrscheinlichkeit ist also schlicht nicht darin enthalten — und Bracken sagt, wie viele außen vor blieben, statt für Sie zu raten. Das ist die ganze Abmachung: Die Zahlen sind Ihre, die Rechnung übernimmt Bracken.
• Sagen Sie Bracken im ersten Gespräch, wie SIE Ihre Phasen nennen. Die Liste speichert sechs feste, damit der Trichter in der richtigen Reihenfolge gezeichnet werden kann, aber Bracken spricht von da an in Ihren Worten — „Erstgespräch“, „Preisfindung“, „Papierkram“ — und schreibt die sechs darunter. Es ist ein einziger Satz, und er sorgt dafür, dass jeder spätere Austausch nach Ihrem Geschäft klingt statt nach einem CRM.
• Sagen Sie eine Bewegung so, wie Sie es über den Schreibtisch hinweg sagen würden — „Northwind ist jetzt bei Angebot, sechzig Prozent, Konditionen gehen Freitag raus“ —, und die Deal-Erfassung ändert die Phase, vermerkt den Tag der Änderung und legt den nächsten Schritt mit Datum ab. Von diesem Tag an zählt „Festgefahrene Deals“; es nebenbei zu sagen, ist also genau das, was die Alterung ehrlich hält.
• Bitten Sie vor einem Prognosegespräch um den Rundgang: „Geh mit mir die Pipeline durch“. Der Pipeline-Überblick liest sie Phase für Phase vor, mit Werten, Wahrscheinlichkeiten und Tagen in der Phase, und legt die Rechnung hinter der Prognose offen, damit Sie sie prüfen können, statt ihr zu vertrauen. Fragen Sie nach einem Deal beim Namen, und Sie bekommen genau diesen Deal, dazu, was im Gespräch über den Kunden aufgekommen ist.
• Stellt sich ein Verlauf als nie echter Deal heraus, sagen Sie es — er wird beiseitegelegt und verliert seine Phase, verschwindet also aus dem Trichter und aus jeder Zahl, ohne gelöscht und ohne als verloren gewertet zu werden. Ihn als verloren zu werten, würde Ihre Abschlussquote still mit einem Deal drücken, um den Sie nie konkurriert haben.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Wie Sie jede Phase nennen und wie Ihre Begriffe den sechs zugeordnet werden, die die Liste speichert — einmal gesagt, und Bracken spricht von da an in Ihren.
• Was eine Wahrscheinlichkeit für Sie bedeutet, und ein Quartalsziel, falls Sie eines setzen; das Ziel wird in die Prognose eingezeichnet, als schlichte Subtraktion und nichts weiter.
• Was als ablagewürdiger Deal zählt — Absender und Arten von Verläufen, die der Durchgang nie wieder ablegen soll.
• Wann der Pipeline-Durchgang und die Prognosebilanz laufen, oder beide pausieren und die Liste von Hand führen.
• Ob Bracken ein CRM lesen darf, das Sie bereits führen — HubSpot, sobald Sie es verbinden —, nur lesend und nur, weil Sie es gesagt haben.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Die Installation endet auf dem eigenen Bildschirm des ersten Durchgangs, wo nach dem E-Mail-Zugriff gefragt wird — genau darum geht es ja, also steht die Frage vorne, wo sie einleuchtet. Starten Sie ihn, und Bracken liest sechs Monate Ihrer E-Mails zurück nach den Verläufen, in denen ein Angebot, ein Kostenvoranschlag, eine Schätzung oder ein Leistungsumfang geschickt oder erbeten wurde. Aus jedem wird ein Deal in der Liste, mit dem Kunden, der Phase, die der Verlauf erreicht hatte, und dem Tag, an dem er sie erreichte — und mit leerem Wert, leerer Wahrscheinlichkeit, leerem Startdatum und leerer Laufzeit, denn das sind Ihre Zahlen, und nichts hier erfindet sie. Der Durchgang liest nur; er antwortet nie, entwirft nie etwas und rührt nie ein CRM an. Es ist ein echter Lauf und verbraucht Guthaben wie jeder andere.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Bracken eine Karte mit dem Ergebnis — wie viele Deals, bei wie vielen Kunden — und eine Einladung, sie durchzugehen: welche davon wirklich Deals sind (alles, was Lieferung, ein Lieferantenangebot oder ein interner Verlauf war, wird beiseitegelegt, nie gelöscht), wie Sie Ihre eigenen Phasen nennen, was jeder Deal ungefähr wert ist und was eine Wahrscheinlichkeit für Sie tatsächlich bedeutet. Dort nennen Sie auch die Deals, die bei einem Telefonat vereinbart wurden, das Ihr Postfach nie gesehen hat, und setzen ein Quartalsziel, falls Sie eines haben.
3. Überspringen Sie den Durchgang, funktioniert die Liste trotzdem von Hand: Bracken fragt, wie Sie Ihre Phasen nennen und was eine Wahrscheinlichkeit für Sie bedeutet, und nimmt dann die Deals auf, die Ihnen einfallen, einen nach dem anderen. Nichts in diesem Gespräch berührt Ihre E-Mails, und der Pipeline-Durchgang wartet auf Ihrer Routinen-Seite, bis Sie ihn starten.
4. Danach läuft der Durchgang jeden Werktag um 8 Uhr, liest nur, was neu ist, und ändert eine Phase nur dort, wo die Mail eindeutig zeigt, dass sie sich geändert hat — ein verschicktes Angebot, ausgetauschte Konditionen, eine Zusage, eine Absage. Stille bewegt nie etwas. Eine Karte gibt es nur, wenn sich etwas bewegt hat oder etwas fällig ist. Und jeden Freitag um 17 Uhr berechnet die Prognosebilanz die Prognose und die Abschlussquote neu, zeichnet die Hochrechnung neu und hinterlässt eine kurze Karte: was sich bewegt hat, wie die Prognose steht und welche Deals sie verändert haben.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

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