Vertriebspipeline

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Pipeline-Durchgang läuft werktags morgens · 8 Uhr und hält das Dashboard Pipeline aktuell. An Werktagen morgens — liest, was eingegangen ist, hält den letzten und nächsten Schritt und die Aufgaben jedes Deals aktuell und ändert eine Phase nur, wo die Mail zeigt, dass sie sich geändert hat.
• Prognosebilanz läuft freitags · 17 Uhr und hält das Dashboard Pipeline aktuell. Freitagnachmittags — zählt die Woche zusammen, berechnet die gewichtete Prognose und die Abschlussquote neu und sagt, was sich tatsächlich bewegt hat.
• Kontakt-Briefing läuft auf Ihren Wunsch, vom Anrufplatz aus. Vor dem Wählen: ein kurzes Briefing zu einem Kontakt, direkt in der Kontaktliste.
• Organisationsrecherche läuft auf Ihren Wunsch, vom Anrufplatz aus. Die Kennzahlen, die Ihr Team zu jeder Organisation führt – einmal nachgeschlagen, für alle, die dort anrufen.
• Anrufübersicht des Teams läuft werktags morgens · 8:30 Uhr. Werktags morgens – die Anrufe von gestern pro Person, gemessen an den eigenen Zielen.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Deal-Liste, der in Ihrem Tresor unter Data/Deal Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Deal-Aufgaben, der in Ihrem Tresor unter Data/Deal Tasks liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Kontaktliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Lead Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Anrufprotokoll, der in Ihrem Tresor unter Data/Call Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Rabattfreigaben, der in Ihrem Tresor unter Data/Discount Approvals liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Nachfass-Vorlagen, der in Ihrem Tresor unter Data/Follow-up Templates liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Team-Ziele, der in Ihrem Tresor unter Data/Team Targets liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Pipeline liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Phase · Dieser Deal · Gewichtete offene Pipeline · Abschlussquote, letzte vier Quartale · Deals in der Liste · Die Pipeline nach Phasen · Wohin das Quartal steuert · Festgefahrene Deals — am längsten in einer Phase · Abschlussquote, Quartal für Quartal · Nächste Schritte, nach Fälligkeit · Jeder Deal und wo er steht · Das Pipeline-Board · Aufgaben, die nächsten zuerst · So funktioniert dieses Dashboard · Die Liste.
• Das Dashboard Anrufe liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Anrufe heute · Heute gesprochene Minuten · Dieser Kontakt · Anrufen · Heutige Anrufe, nach Ausgang · Frühere Anrufe bei diesem Kontakt · Ihre Anrufliste.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Bracken verfügt über Deal-Erfassung · Bracken verfügt über Pipeline-Überblick · Bracken verfügt über Anruf-Briefing · Bracken verfügt über Nachfass-Sequenzen · Bracken verfügt über Rabatte und Abschlussgründe · Bracken verfügt über Nachfassen mit Vorlagen · Bracken verfügt über Übergabenotiz · Anruf-Briefing schreibt in Kontaktliste · Kontaktliste wird in Anrufe angezeigt · Anrufprotokoll wird in Anrufe angezeigt · Deal-Erfassung schreibt in Deal-Liste · Pipeline-Durchgang schreibt in Deal-Liste · Deal-Erfassung schreibt in Deal-Aufgaben · Pipeline-Durchgang schreibt in Deal-Aufgaben · Nachfass-Sequenzen schreibt in Deal-Aufgaben · Nachfass-Sequenzen schreibt in Deal-Liste · Rabatte und Abschlussgründe schreibt in Rabattfreigaben · Rabatte und Abschlussgründe schreibt in Deal-Liste · Nachfassen mit Vorlagen schreibt in Nachfass-Vorlagen · Nachfassen mit Vorlagen liest Deal-Liste · Übergabenotiz liest Deal-Liste · Übergabenotiz liest Deal-Aufgaben · Übergabenotiz liest Rabattfreigaben · Deal-Liste wird in Pipeline angezeigt · Deal-Aufgaben wird in Pipeline angezeigt · Pipeline wird von Pipeline-Durchgang aktuell gehalten · Pipeline wird von Prognosebilanz aktuell gehalten · Pipeline-Durchgang wird von Bracken ausgeführt · Prognosebilanz wird von Bracken ausgeführt · Kontakt-Briefing schreibt in Kontaktliste · Organisationsrecherche schreibt in Kontaktliste · Bracken führt Kontakt-Briefing aus · Bracken führt Organisationsrecherche aus · Anrufprotokoll wird von Anrufübersicht des Teams gelesen · Team-Ziele wird von Anrufübersicht des Teams gelesen · Bracken führt Anrufübersicht des Teams aus.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Lesen Sie das Dashboard am Montagmorgen und noch einmal nach der Bilanz am Freitag. Der Montag zeigt, was der Pipeline-Durchgang über das Wochenende bewegt hat und was eingeschlafen ist; der Freitag zeigt, was Ihre offene Pipeline jetzt wiegt und welche Deals das verändert haben. „Festgefahrene Deals“ ist das ehrliche Signal — gemessen, nicht beurteilt: mehr als dreißig Tage in einer Phase, die längsten zuerst.
• Geben Sie jedem offenen Deal einen Wert und eine Wahrscheinlichkeit, auch grob. Die Prognose ist nichts anderes als Wert mal Wahrscheinlichkeit, summiert über die offenen Deals; ein Deal ohne Wahrscheinlichkeit ist also schlicht nicht darin enthalten — und Bracken sagt, wie viele außen vor blieben, statt für Sie zu raten. Das ist die ganze Abmachung: Die Zahlen sind Ihre, die Rechnung übernimmt Bracken.
• Sagen Sie Bracken im ersten Gespräch, wie SIE Ihre Phasen nennen. Die Liste speichert sechs feste, damit der Trichter in der richtigen Reihenfolge gezeichnet werden kann, aber Bracken spricht von da an in Ihren Worten — „Erstgespräch“, „Preisfindung“, „Papierkram“ — und schreibt die sechs darunter. Es ist ein einziger Satz, und er sorgt dafür, dass jeder spätere Austausch nach Ihrem Geschäft klingt statt nach einem CRM.
• Sagen Sie eine Bewegung so, wie Sie es über den Schreibtisch hinweg sagen würden — „Northwind ist jetzt bei Angebot, sechzig Prozent, Konditionen gehen Freitag raus“ —, und die Deal-Erfassung ändert die Phase, vermerkt den Tag der Änderung und legt den nächsten Schritt mit Datum ab. Von diesem Tag an zählt „Festgefahrene Deals“; es nebenbei zu sagen, ist also genau das, was die Alterung ehrlich hält. Stellt sich ein Verlauf als nie echter Deal heraus, sagen Sie auch das: Er wird beiseitegelegt und verliert seine Phase, verschwindet also aus dem Trichter und aus jeder Zahl, ohne gelöscht und ohne als verloren gewertet zu werden, was Ihre Abschlussquote still drücken würde.
• Bitten Sie vor einem Prognosegespräch um den Rundgang: „Geh mit mir die Pipeline durch“. Der Pipeline-Überblick liest sie Phase für Phase vor, mit Werten, Wahrscheinlichkeiten und Tagen in der Phase, und legt die Rechnung hinter der Prognose offen, damit Sie sie prüfen können, statt ihr zu vertrauen. Fragen Sie nach einem Deal beim Namen, und Sie bekommen genau diesen Deal, dazu, was im Gespräch über den Kunden aufgekommen ist.
• Öffnen Sie für den Arbeitstag die eigene App des Kits. „Heute“ zeigt die Deals, die etwas von Ihnen brauchen, „Deals“ und „Board“ enthalten die Pipeline, und „Prognose“ zeigt die Rechnung hinter der Zahl der Woche; wer eine Karte auf dem Board verschiebt, verschiebt den Deal in der Liste. Arbeiten Sie die Anrufliste am „Anrufplatz“ der App ab: Starten Sie den Anruf, und Ihr Browser ruft den Kontakt an – oder zuerst Ihr eigenes Telefon, wenn Ihnen das lieber ist –, während Bracken Sie kurz über die Person informiert. Nach dem Auflegen ist das Ergebnis eine Taste, und der Anruf steht in der Historie des Kontakts. Wenn Ihr Team Anrufe aufzeichnet, kann eine Administratorin oder ein Administrator einen kurzen Hinweis einschalten, den die andere Person hört, bevor sie Sie hört.
• Planen Sie eine Sequenz von Nachfass-Schritten in einem Satz: „ein Anruf am Donnerstag, eine E-Mail am Montag danach, ein letzter Anruf am Freitag“. Die Fähigkeit Nachfass-Sequenzen legt jeden Schritt als Aufgabe mit Datum bei diesem Deal an, rechnet jedes Datum aus, das Sie nicht ausdrücklich genannt haben, damit Sie die Summe prüfen können, bevor angelegt wird, und hält die nächste Aktion des Deals beim frühesten Schritt, der noch offen ist. Bracken entscheidet nie, wie viele Nachfass-Schritte es gibt oder wie weit sie auseinanderliegen; nennen Sie Ihren üblichen Abstand einmal, und er wird als Einstellung gespeichert. Eine Sequenz hört nicht von selbst auf, wenn ein Käufer antwortet: Haken Sie einen Schritt ab oder bitten Sie darum, den Rest zu verwerfen.
• Nennen Sie einen Rabatt nebenbei: „Halden möchte zehn Prozent Rabatt auf das erste Jahr, ich habe es an die Finanzabteilung gegeben“. Die Fähigkeit Rabatte und Abschlussgründe hält ihn bei den Rabattfreigaben zum Deal fest und legt dann die Entscheidung, wer sie getroffen hat und wann, ab, sobald Sie sagen, wie sie ausgefallen ist. Fragen Sie, was auf eine Entscheidung wartet, und das am längsten Wartende kommt zuerst. Bracken genehmigt, lehnt ab oder berät nie zu einem Rabatt, und ein genehmigter ändert am Deal nichts, bis Sie ihm einen neuen Wert geben. Bracken rechnet auch keinen Rabattpreis aus und schreibt kein Angebot: Das Kit schreibt weder Angebote noch Kostenvoranschläge.
• Sagen Sie Bracken in Ihren eigenen Worten, warum ein Deal gewonnen oder verloren wurde, am Tag des Abschlusses oder jederzeit danach: „sie haben es intern gelöst“, „sie haben uns wegen des Supports gewählt“. Bracken fragt nie ungefragt nach dem Grund und liefert nie einen. Wenn Sie das Muster sehen wollen, fragen Sie „Warum verlieren wir?“: Bracken bietet Gruppen als Fragen an, Sie benennen sie, und von da an zählt er die Deals in jeder Gruppe und zeigt die Summe.
• Bewahren Sie die Nachfass-Mails, die Sie immer wieder schreiben, als Vorlagen auf: „speichere das als meine Notiz nach dem Angebot“. Die Fähigkeit Nachfassen mit Vorlagen behält Ihren Wortlaut genau so, wie Sie ihn geschrieben haben; markieren Sie die Lücken also, wie Sie möchten, [Name] oder {Deal}. „Nimm meine Notiz nach dem Angebot für Northwind“ füllt sie dann aus dem Eintrag des Deals und legt den Entwurf in Ihre E-Mail-Entwürfe. Eine Lücke, die der Eintrag nicht füllen kann, bleibt für Sie eine Klammer, und ein Preis, ein Rabatt oder eine Bedingung wird nie eingesetzt. Ist ein Deal gewonnen, bitten Sie um „die Übergabenotiz für Northwind“: Die Fähigkeit Übergabenotiz schreibt sie aus dem Eintrag des Deals in Ihren Tresor unter Sales/Hand-overs, führt auf, was der Eintrag nicht enthält, damit die Umsetzung weiß, was sie nachfragen muss, und sendet sie an niemanden. Bracken bietet nie ungefragt eine an.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Wie Sie jede Phase nennen und wie Ihre Begriffe den sechs zugeordnet werden, die die Liste speichert — einmal gesagt, und Bracken spricht von da an in Ihren.
• Was eine Wahrscheinlichkeit für Sie bedeutet, und ein Quartalsziel, falls Sie eines setzen; das Ziel wird in die Prognose eingezeichnet, als schlichte Subtraktion und nichts weiter.
• Was als ablagewürdiger Deal zählt — Absender und Arten von Verläufen, die der Durchgang nie wieder ablegen soll.
• Wann der Pipeline-Durchgang und die Prognosebilanz laufen, oder beide pausieren und die Liste von Hand führen.
• Ob Bracken ein CRM lesen darf, das Sie bereits führen — HubSpot, sobald Sie es verbinden —, nur lesend und nur, weil Sie es gesagt haben.
• Wie Sie Ihre Nachfass-Schritte staffeln, einmal gesagt, und die Namen der Gruppen, in die Sie Ihre Gewinn- und Verlustgründe einordnen.
• Wer einen Rabatt freigibt und ab welcher Höhe, falls Sie eine Regel haben: Bracken gibt sie Ihnen als Frage zurück und wendet sie nie für Sie an.
• Der Wortlaut Ihrer Nachfass-Vorlagen, so viele Sie möchten, und welche davon Sie nicht mehr verwenden.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Die Installation endet auf dem eigenen Bildschirm des ersten Durchgangs, wo nach dem E-Mail-Zugriff gefragt wird — genau darum geht es ja, also steht die Frage vorne, wo sie einleuchtet. Starten Sie ihn, und Bracken liest sechs Monate Ihrer E-Mails zurück nach den Verläufen, in denen ein Angebot, ein Kostenvoranschlag, eine Schätzung oder ein Leistungsumfang geschickt oder erbeten wurde. Aus jedem wird ein Deal in der Liste, mit dem Kunden, der Phase, die der Verlauf erreicht hatte, und dem Tag, an dem er sie erreichte — und mit leerem Wert, leerer Wahrscheinlichkeit, leerem Startdatum und leerer Laufzeit, denn das sind Ihre Zahlen, und nichts hier erfindet sie. Der Durchgang liest nur; er antwortet nie, entwirft nie etwas und rührt nie ein CRM an. Es ist ein echter Lauf und verbraucht Guthaben wie jeder andere.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Bracken eine Karte mit dem Ergebnis — wie viele Deals, bei wie vielen Kunden — und eine Einladung, sie durchzugehen: welche davon wirklich Deals sind (alles, was Lieferung, ein Lieferantenangebot oder ein interner Verlauf war, wird beiseitegelegt, nie gelöscht), wie Sie Ihre eigenen Phasen nennen, was jeder Deal ungefähr wert ist und was eine Wahrscheinlichkeit für Sie tatsächlich bedeutet. Dort nennen Sie auch die Deals, die bei einem Telefonat vereinbart wurden, das Ihr Postfach nie gesehen hat, und setzen ein Quartalsziel, falls Sie eines haben.
3. Bracken geht von dem aus, was 1Presence schon weiß: dem, was Sie früher gesagt haben, und allen Angeboten, Kostenvoranschlägen oder Pipeline-Tabellen in Ihrem Tresor. Bracken legt Ihnen das Gefundene für ein Ja vor und fragt nur nach den Lücken.
4. Überspringen Sie den Durchgang, funktioniert die Liste trotzdem von Hand: Bracken fragt, wie Sie Ihre Phasen nennen und was eine Wahrscheinlichkeit für Sie bedeutet, und nimmt dann die Deals auf, die Ihnen einfallen, einen nach dem anderen. Nichts in diesem Gespräch berührt Ihre E-Mails, und der Pipeline-Durchgang wartet auf Ihrer Routinen-Seite, bis Sie ihn starten.
5. Was noch offen ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Bracken, und Bracken bietet es beim nächsten Gespräch einmal an: einen Deal ohne Wert, ohne Wahrscheinlichkeit oder ohne nächsten Schritt, oder einen, der in einem Anruf oder einer Besprechung vereinbart wurde, die die E-Mails nie gesehen haben. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, dann fragt Bracken nicht mehr.
6. Danach läuft der Durchgang jeden Werktag um 8 Uhr, liest nur, was neu ist, und ändert eine Phase nur dort, wo die Mail eindeutig zeigt, dass sie sich geändert hat — ein verschicktes Angebot, ausgetauschte Konditionen, eine Zusage, eine Absage. Stille bewegt nie etwas. Eine Karte gibt es nur, wenn sich etwas bewegt hat oder etwas fällig ist. Und jeden Freitag um 17 Uhr berechnet die Prognosebilanz die Prognose und die Abschlussquote neu, zeichnet die Hochrechnung neu und hinterlässt eine kurze Karte: was sich bewegt hat, wie die Prognose steht und welche Deals sie verändert haben.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

← Alle Kits