Steuersaison

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Belegsammlung läuft am 1. jedes Monats · 7:30 Uhr und hält das Dashboard Diese Steuererklärung aktuell. Am Ersten des Monats — durchsucht Ihre E-Mails nach den Dokumenten, die die Erklärung braucht, und legt sie in der Mappe ab.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Steuererklärungen, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Returns liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Benötigte Unterlagen, der in Ihrem Tresor unter Data/Return Needs liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Steuermappe, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Pack liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Steuerzahlungen, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Payments liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Schreiben vom Finanzamt, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Letters liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Jahresprotokoll, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Year Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Vorträge, der in Ihrem Tresor unter Data/Tax Carried Forward liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Fragen an die Steuerberatung, der in Ihrem Tresor unter Data/Accountant Questions liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Diese Steuererklärung liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Diese Steuererklärung · Bis zur Frist · Erfasste Einkünfte · Was die Erklärung noch braucht · Die Mappe nach Kategorie · Aus der letzten Sammlung · Anstehende Zahlungen · Zu beantwortende Schreiben · Fragen an die Steuerberatung · Erfasste Abzüge · Einträge in der Mappe · So funktioniert dieses Dashboard · Ihre Steuererklärungen.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Steuererfassung schreibt in Steuererklärungen · Steuererfassung schreibt in Benötigte Unterlagen · Steuererfassung schreibt in Steuermappe · Belegsammlung schreibt in Steuermappe · Steuermappe wird in Diese Steuererklärung angezeigt · Benötigte Unterlagen wird in Diese Steuererklärung angezeigt · Diese Steuererklärung wird von Belegsammlung aktuell gehalten · Steuermappe wird von Mappenübersicht zusammengefasst · Mappenübersicht ist Reed zugeordnet · Länderprofile ist Reed zugeordnet · Zahlungen und Schreiben pflegt Steuerzahlungen · Zahlungen und Schreiben pflegt Schreiben vom Finanzamt · Aufzeichnungen übers Jahr pflegt Jahresprotokoll · Aufzeichnungen übers Jahr pflegt Vorträge · Steuerberatungsfragen pflegt Fragen an die Steuerberatung · Steuerzahlungen wird in Diese Steuererklärung angezeigt · Schreiben vom Finanzamt wird in Diese Steuererklärung angezeigt · Fragen an die Steuerberatung wird in Diese Steuererklärung angezeigt · Jahresprotokoll wird von Mappenübersicht gelesen · Belegsammlung liest Steuerzahlungen.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Stecken Sie am Tag der Installation den Rahmen der Erklärung ab — das Jahr, die Frist und die Arten von Einkünften und Entlastungen, um die es geht — und lassen Sie Reed die Liste dessen schreiben, was sie braucht. „Was die Erklärung noch braucht“ ist ab diesem Moment das ehrliche Signal auf dem Dashboard: Ein Haken ist ein Dokument in der Mappe, und nichts anderes setzt ihn.
• Erwähnen Sie ein Dokument so, wie Sie es einem Freund erzählen würden — „die Zinsbescheinigung ist da“, „120 € an die Tafel gespendet“ —, und die Steuererfassung legt es ab und hakt die Liste ab. Leiten Sie die E-Mail weiter oder legen Sie den Beleg in den Tresor und sagen Sie, was es ist; eine Zahl aus dem Gedächtnis wird als Ihre Angabe vermerkt, und der Beleg ersetzt sie in derselben Zeile, sobald er auftaucht. Haben Sie einen Kontoauszug als Tabelle importiert und kategorisiert, fragen Sie Reed, was er für die Erklärung enthält: Reed zeigt jede Kategorie mit Anzahl und Summe, nach Schlagwort getrennt, etwa nach Immobilie, und legt nur die ab, die Sie auswählen, unter der Rubrik, die Sie nennen.
• Schauen Sie am Zweiten des Monats auf das Dashboard, nachdem die Belegsammlung Ihre E-Mails nach den Dokumenten auf der Liste durchsucht hat. „Aus der letzten Sammlung“ zeigt, was sie gefunden hat, jeweils mit Absender; eine Zeile mit „fehlt noch“ bedeutet einen Anruf oder ein Achselzucken, und nur Sie wissen, welches von beiden.
• Lesen Sie „Erfasste Einkünfte“ und „Erfasste Abzüge“ als das, was gesammelt wurde, nie als das, was Sie schulden — beide nennen, auf wie vielen Einträgen sie beruhen und wann sie zuletzt summiert wurden. Der Countdown hat denselben Stand; die Frist selbst steht in der Liste.
• Wenn sich herausstellt, dass etwas auf der Liste nicht zutrifft — dieses Jahr keine Dividenden, der Steuerberater braucht das nicht —, sagen Sie es, und Reed markiert es allein auf Ihr Wort hin als nicht benötigt. Diese Korrektur hält „6 von 8“ wahr.
• Wenn es so weit ist, bitten Sie um die Mappenübersicht: ein Blatt in Ihrem Tresor mit jedem Eintrag, seinem Betrag, seiner Herkunft, den Zwischensummen und dem, was noch fehlt — für Sie oder für den, der die Erklärung abgibt. Sie füllt nie ein Formular aus; auf Ihre Bitte enthält sie eine laufende Schätzung dessen, was die Erklärung kosten könnte, als Schätzung gekennzeichnet und nie Ihre tatsächliche Steuerschuld. Die Entscheidung, und ob ein Steuerberater hinzukommt, liegt bei Ihnen.
• Fragen Sie Reed, wann die Zahlungen fällig sind, und es liest die Termine auf den eigenen Seiten des Finanzamts ab, mit Seite und Jahr; ein Termin kommt in „Anstehende Zahlungen“, sobald Sie sagen, dass er für Sie gilt, und ein Betrag nur so, wie Sie ihn oder ein Auszug des Finanzamts nennt. Haken Sie eine Zahlung ab, wenn sie rausgegangen ist. Sagen Sie Reed, was Sie zurückgelegt haben, sobald sich das ändert: Es wird bei der Erklärung als Ihre eigene Zahl festgehalten, und Reed kann sie einer laufenden Schätzung gegenüberstellen und vorschlagen, was Sie anpeilen sollten, immer als Schätzung gekennzeichnet, nicht als Ihre tatsächliche Steuerschuld.
• Führen Sie die Aufzeichnungen übers Jahr, sobald etwas passiert — „84 Meilen zum Kunden gefahren“, „heute im Homeoffice gearbeitet“ —, und sie landen im Jahresprotokoll bei der richtigen Erklärung, sodass die Summen in der Mappenübersicht stehen, wenn es so weit ist. Nennen Sie aus der Erklärung des Vorjahres die Beträge, die sie mitnimmt, und wo sie stehen; sie werden genau so festgehalten, wie sie angegeben sind.
• Wenn ein Schreiben vom Finanzamt eintrifft, sagen Sie es Reed oder legen Sie es in den Tresor: Es wird mit Datum, dem, was es verlangt, und bis wann abgelegt und wartet unter „Zu beantwortende Schreiben“, bis Sie es abhaken. Reed antwortet dem Finanzamt nie für Sie.
• Bevor Sie mit Ihrer Steuerberatung sprechen, setzen Sie Ihre Fragen auf die Liste („nach dem Verlust vom letzten Jahr fragen“) und öffnen Sie in der Besprechung „Fragen an die Steuerberatung“ im Dashboard: Haken Sie jede gestellte Frage ab und notieren Sie, was gesagt wurde. Ob man etwas geltend macht, ist genau die Frage, die dorthin gehört.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Was die Erklärung braucht — die Liste gehört Ihnen: Erwähnen Sie einen Punkt, um ihn hinzuzufügen, und markieren Sie einen auf Ihr Wort hin als nicht benötigt.
• Wie Sie jede Erklärung nennen — das Jahr in der Liste ist das Wort, mit dem Reed sie benennt.
• Wann die Belegsammlung läuft: standardmäßig am Monatsersten, wöchentlich bei naher Frist, oder gar nicht, und die Mappe wird von Hand geführt.
• Wie nah an der Frist ein fehlender Punkt eine Karte auslöst: standardmäßig sechzig Tage, und die Frist selbst meldet sich bei dreißig.
• Welche Absender sie nach Steuerunterlagen durchsuchen darf — Ihren Arbeitgeber, Ihre Banken, Ihren Rentenversicherer — und was nie abgelegt werden soll.
• Wie Sie jede Zahlung und jede Fragenliste nennen — die Worte unter „Anstehende Zahlungen“ und bei den Fragen gehören Ihnen.
• Was Sie im Jahresprotokoll zählen: Fahrten, Tage im Homeoffice oder alles andere, was die Erklärung braucht, in Meilen oder Kilometern.
• In welchem Land Sie Ihre Erklärung abgeben: das Land Ihres Kontos oder ein anderes, wenn Sie es Reed sagen. Reed richtet sich nach dem Finanzamt, dem Steuerjahr, der Erklärung und den Unterlagen dieses Landes und liest jede Frist auf den eigenen Seiten des Finanzamts nach.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Die Installation endet mit „Lernen Sie Reed kennen“ — dem Hüter des Kits — und einem kurzen Gespräch, keinem Formular. Reed schaut nach, bevor gefragt wird. Zuerst prüft Reed, was Sie 1Presence schon gesagt haben und welche Unterlagen in Ihrem Tresor liegen, etwa die Erklärung vom Vorjahr oder eine Gehaltsabrechnung, bittet bei Bedarf um Ihre Erlaubnis, dort nachzusehen, und zeigt Ihnen, was gefunden wurde, damit Sie es bestätigen oder korrigieren können. Dann der Rahmen: welches Steuerjahr, so wie Sie es nennen, und bis wann die Erklärung fällig ist. Dann ein Antwortfeld zum Antippen mit den Arten von Einkünften und Entlastungen, die eine Erklärung enthalten kann — Anstellung, freiberufliche Arbeit, vermietete Immobilien, Sparzinsen, Dividenden, Renteneinkünfte und -beiträge, Spenden, Werbungskosten, Verkäufe —, ohne das, was Reed schon gefunden hat, und aus Ihrer Auswahl schlägt Reed in klaren Worten die üblichen Dokumente vor und setzt jedes, dem Sie zustimmen, auf die Liste. Was Sie schon haben, kommt in die Mappe, sobald Sie es sagen.
2. Nichts in diesem Gespräch liest Ihre E-Mails. Das tut die Belegsammlung — am ersten Morgen jedes Monats sucht sie genau nach den Dokumenten auf der Liste und nach den Absendern, die üblicherweise Steuerunterlagen schicken, und fragt beim ersten Lauf nach dem Zugriff auf Ihre E-Mails. Starten Sie sie gleich unter Routinen, wenn Sie nicht warten möchten; der erste Lauf liest bis zum Beginn des Zeitraums der Erklärung zurück.
3. Überspringen Sie das Gespräch oder hören Sie mittendrin auf, geht nichts verloren. Solange keine Erklärung in der Liste steht, hinterlässt die Sammlung am Monatsersten eine Karte, die nach Jahr und Frist fragt, statt ins Leere zu suchen. Was dann noch fehlt, eine Frist oder die Liste dessen, was die Erklärung braucht, wartet auf der Seite des Kits mit einem Weg zurück zu Reed, und Reed bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil nicht auf Sie zutrifft oder dass Sie mit dem Einrichten fertig sind, und Reed fragt nicht mehr danach. Rechnungen, Kredite und Ihr Vermögen sind Sache anderer Kits — Reed verweist Sie dorthin, und eine Zahl von dort gelangt nur in die Mappe, wenn Sie es sagen.
4. Ab der ersten Sammlung mit einer angelegten Erklärung wird jedes gefundene Dokument zu einer Zeile in der Mappe, mit dem Absender als Nachweis, und hakt seinen Punkt auf der Liste ab; Summen und Countdown auf dem Dashboard werden mit dem Stand dieses Morgens neu gezeichnet. In den meisten Monaten sagt sie nichts. Eine Karte hinterlässt sie nur, wenn bei naher Frist noch etwas auf der Liste fehlt, wenn die Frist weniger als einen Monat entfernt ist oder wenn Sie ihr sagen müssen, was ein Dokument ist.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

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