Spesen & Belege

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Belegdurchgang läuft montags · 7:15 Uhr und hält das Dashboard Spesen aktuell. Montags — findet eingegangene Belege, legt jeden ab und summiert, was noch auf die Einreichung wartet.
• Monatsbericht läuft am 1. jedes Monats · 8 Uhr und hält das Dashboard Spesen aktuell. Am 1. — der Monat summiert und die erstattungsfähigen Belege auf einer Aufstellung in Ihrem Tresor.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Spesenbuch, der in Ihrem Tresor unter Data/Expense Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Fahrtenprotokoll, der in Ihrem Tresor unter Data/Mileage Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Spesen liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Dieser Monat · Noch einzureichen · Belege im Buch · Stand der Erstattungen · Wohin es geht · Nach Projekt oder Kunde · Monat für Monat · Am längsten nicht eingereicht · Der Bericht dieses Monats · So funktioniert dieses Dashboard.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Spesenerfassung schreibt in Spesenbuch · Belegdurchgang schreibt in Spesenbuch · Erstattungen markieren schreibt in Spesenbuch · Spesenbuch wird in Spesen angezeigt · Spesen wird von Belegdurchgang aktuell gehalten · Spesenbuch wird von Monatsbericht zusammengefasst · Belegdurchgang wird von Finch ausgeführt · Monatsbericht wird von Finch ausgeführt · Finch verfügt über Spesenerfassung · Finch verfügt über Erstattungen markieren · Kilometererstattung schreibt in Fahrtenprotokoll · Kilometererstattung schreibt in Spesenbuch · Kartenauszug-Abgleich schreibt in Spesenbuch · Spesenbuch wird von Erstattungsexport gelesen · Fahrtenprotokoll wird von Erstattungsexport gelesen · Fahrtenprotokoll wird von Monatsbericht zusammengefasst · Finch verfügt über Kilometererstattung · Finch verfügt über Kartenauszug-Abgleich · Finch verfügt über Erstattungsexport.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Überlassen Sie das Lesen dem montäglichen Belegdurchgang. Öffnen Sie montags „Spesen“ für „Dieser Monat“ und „Noch einzureichen“, und reichen Sie Erstattungen aus „Am längsten nicht eingereicht“ ein statt aus einem Schuhkarton — dort steht das Älteste zuerst, und eine rot gewordene Zeile wartet seit mehr als einem Monat.
• Nennen Sie eine Ausgabe in dem Moment, in dem Sie bezahlen — „Taxi zum Kunden, 23,80, reiche ich ein“ —, und die Spesenerfassung legt sie dort ab, wo es auch der Durchgang getan hätte. Ein Papierbeleg ist ein Foto im Chat: Finch legt das Bild in Ihrem Tresor unter Expenses/Receipts ab und verknüpft die Zeile damit, sodass der Beleg nie verloren geht und nie irgendwo aufgeklebt werden muss.
• Wenn Sie eine Erstattung einreichen, sagen Sie es — „Abrechnung für August eingereicht“ —, und wenn das Geld kommt, sagen Sie auch das. „Erstattungen markieren“ schiebt die Zeilen weiter, und „Noch einzureichen“ bleibt ehrlich, ganz ohne Tabellenkalkulation. Fügen Sie das Zahlungsavis ein, und die Beträge werden von selbst abgeglichen.
• Öffnen Sie am 1. die Aufstellung, die der Monatsbericht unter Expenses/Reports geschrieben hat — der Monat summiert, jeder noch einzureichende Beleg mit seinem Ablageort —, und geben Sie sie dem, der die Spesen erstattet. „Der Bericht dieses Monats“ auf dem Dashboard verlinkt direkt darauf.
• Stellen Sie Finch die Fragen, für die Sie sonst eine Tabelle durchrechnen müssten — „was hat die Arbeit für Northwind bisher gekostet“, „was habe ich letztes Quartal für Reisen ausgegeben“. Die Antworten kommen aus Ihrem eigenen Buch.
• Nennen Sie Finch die festen Regeln einmal — „alles auf der Firmenkarte ist nichts zum Einreichen“, „Coastal-Rail-Fahrten gehören zur Northwind-Prüfung“ —, und jeder Durchgang legt danach ab. Wenn eine Zeile falsch ist, sagen Sie es; diese Korrektur hält das Dashboard wahr.
• Nennen Sie eine Fahrt an dem Tag, an dem Sie sie fahren — „zum Northwind-Standort und zurück, 84 Meilen, für das Audit“ —, und die Kilometererstattung legt sie im Fahrtenprotokoll ab, mit der Summe zum Satz Ihrer Firma, den Sie Finch einmal nennen. Bitten Sie um den offiziellen Satz des Landes, in dem Sie arbeiten, schlägt Finch ihn nach und nennt die Seite und das Datum des Abrufs; dieser Satz wird nur verwendet, wenn Sie es sagen. Die Erstattung jeder Fahrt kommt ins Spesenbuch, wird also auf dem Dashboard gezählt und steht mit Ihren Belegen auf der Aufstellung des Monats.
• Nennen Sie Finch einmal die Limits Ihrer Firma — „Essen höchstens 25 pro Person“, „Hotels bis 150 pro Nacht“ —, und ein Beleg darüber wird in seiner Zeile als Tatsache vermerkt, mit der Zahl. Nichts wird beurteilt und nichts von der Erstattung abgezogen: Was eingereicht wird, entscheiden weiterhin Sie. Ein im Ausland bezahlter Beleg behält beide Beträge, mit Kurs und der Quelle des Kurses, und die Steuer auf einem Beleg wird genau so festgehalten, wie sie aufgedruckt ist.
• Wenn der Kartenauszug kommt, legen Sie ihn in Ihren Tresor und bitten Sie Finch, ihn abzugleichen. Der Kartenauszug-Abgleich schreibt eine kurze Notiz daneben: was passte und welche Zeilen keinen Beleg im Buch haben. Sagen Sie, welche davon dienstlich waren, und sie kommen ins Buch. Bitten Sie danach um die Erstattung als Datei in den Spalten, die das Spesensystem Ihrer Firma will: Der Erstattungsexport schreibt sie unter Expenses/Exports, damit Sie sie hochladen, und merkt sich die Spalten für den nächsten Monat. Ein Auszug, den Sie als Tabelle importiert haben, wird genauso abgeglichen, und eine Zeile, die Sie mit einem Projekt als Schlagwort versehen haben, behält dieses Projekt, wenn sie ins Buch kommt.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Die Firmenkarten-Regel und was Sie erstatten lassen — einmal gesagt, von jedem späteren Durchgang befolgt.
• Die Projekte oder Kunden, zu denen die Belege gehören, und welche Händler oder Strecken zu welchem gehören.
• Wie und wann Erstattungen eingereicht werden — monatlich, pro Reise, über ein bestimmtes System —, damit der Bericht kommt, wenn er nützt.
• Wann der Montagsdurchgang läuft — oder ihn abzuschalten und das Buch von Hand zu führen.
• Der Kilometersatz Ihrer Firma und ob Sie Meilen oder Kilometer zählen — einmal gesagt.
• Die Limits, die Ihre Firma setzt, in Ihren eigenen Worten, damit ein Beleg darüber vermerkt wird.
• Die Spalten, ihre Reihenfolge und das Datumsformat, die das Spesensystem Ihrer Firma will, damit die Erstattungsdatei fertig zum Hochladen herauskommt.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen des Kits wird Ihnen gleich der erste Durchgang angeboten: Verbinden Sie Ihre E-Mails auf derselben Seite, starten Sie ihn mit einem Tippen und sehen Sie zu, wie er sechs Monate Belege zurückliest — Fahrkarten, Hotels, Software-Abos, Ausrüstung, Essen auswärts, Tickets und Gebühren — und jeden mit Betrag und Ablageort des Belegs erfasst. Zu welchem Projekt ein Beleg gehört und ob Sie ihn erstatten lassen, bleibt Ihnen überlassen, statt geraten zu werden. Sie möchten Ihre E-Mails lieber nicht verbinden? Erzählen Sie Finch stattdessen, wofür Sie zuletzt bezahlt haben, und das Buch entsteht von Hand. Finch geht von dem aus, was 1Presence schon weiß, den Belegen und Auszügen in Ihrem Tresor und dem, was Sie erwähnt haben, und fragt nur nach den Lücken.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Finch eine kurze Notiz in Ihrem 1Presence-Posteingang mit dem, was abgelegt wurde — wie viele Belege von wie vielen Händlern — und lädt zu zwei gemeinsamen Minuten ein, um zu ergänzen, was die E-Mails nicht zeigen konnten: welche davon Sie erstatten lassen (die Firmenkarten-Regel), ein in Fremdwährung bezahlter Beleg, der noch auf den Betrag der Karte wartet, Papierbelege und Kartenzahlungen, die nie per E-Mail ankommen, was keine geschäftliche Ausgabe ist und zu welchen Projekten oder Kunden die Belege gehören.
3. Was noch leer ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Finch, und Finch bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil für Sie nicht zutrifft oder dass Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, und die Nachfragen hören auf.
4. Von da an läuft der Durchgang montags morgens: Er legt ab, was seit dem letzten Lauf neu ist, summiert diesen Monat und das noch Einzureichende und hinterlässt eine Karte nur, wenn eine Erstattung länger als einen Monat wartet oder sich ein Beleg nicht zuordnen ließ.
5. Am Ersten jedes Monats schreibt der Monatsbericht die Aufstellung des Monats in Ihren Tresor unter Expenses/Reports und setzt die Zeile und den Link aufs Dashboard.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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