Besprechungen & Aufgaben

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Besprechungsvorbereitung läuft werktags · 7:30 Uhr und hält das Dashboard Besprechungen & Aufgaben aktuell. Jeden Werktagmorgen gehen Sie mit einem Briefing in jede Besprechung.
• Nachfassrunde läuft montags · 8:30 Uhr, in 2 Stufen: Registrar liest und wählt aus (übergibt: Erinnerung nötig), dann Registrar entwirft die Erinnerungen (übergibt: Entwurf bereit).
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Aufgabenliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Action Register liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Entscheidungsprotokoll, der in Ihrem Tresor unter Data/Decision Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Besprechungsagenden, der in Ihrem Tresor unter Data/Meeting Agendas liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Besprechungen & Aufgaben liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Heute · Wochenauslastung · Besprechungsstunden diese Woche, nach Art · Aufgaben, offene zuerst · Aufgaben nach Status · Eine Agenda durchgehen · Aufgaben nach Verantwortlichen · Letzte Entscheidungen · So funktioniert dieses Dashboard.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Besprechungsnotizen schreibt in Aufgabenliste · Besprechungsnotizen schreibt in Entscheidungsprotokoll · Aufgabenerfassung schreibt in Aufgabenliste · Aufgabenliste wird in Besprechungen & Aufgaben angezeigt · Entscheidungsprotokoll wird in Besprechungen & Aufgaben angezeigt · Besprechungen & Aufgaben wird von Besprechungsvorbereitung aktuell gehalten · Nachfassrunde liest Aufgabenliste · Registrar verfügt über Besprechung planen · Besprechung planen schreibt in Besprechungsagenden · Besprechung planen liest Aufgabenliste · Besprechungsnotizen liest Besprechungsagenden · Besprechungsagenden wird in Besprechungen & Aufgaben angezeigt · Registrar verfügt über Zusammenfassung für Teilnehmende.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Werfen Sie vor jeder Besprechung einen Blick auf das Dashboard statt in Ihren Kalender — die Morgenvorbereitung hat bereits zugehörige Notizen, die offenen Aufgaben mit den Teilnehmenden und die jüngsten Entscheidungen zusammengestellt; gehen Sie damit hinein.
• Fügen Sie nach einem Termin Ihre groben Notizen in einen Chat mit Registrar ein. „Besprechungsnotizen“ macht daraus saubere Notizen, Aufgaben und Entscheidungen auf der Liste, sodass nichts auf eine Ausarbeitung wartet, zu der Sie nie kommen.
• Nennen Sie Zusagen, wenn sie entstehen — „Ich habe Rosa versprochen, ihr das Deck bis Freitag zu schicken“ —, und die Aufgabenerfassung trägt sie ein. Die Nachfassrunde am Montag entwirft dann für alles, was ins Rutschen gerät, eine Erinnerung in Ihre Entwürfe, die Sie abschicken können oder nicht.
• Fragen Sie das Entscheidungsprotokoll, statt in Ihrer Erinnerung zu kramen: „Was haben wir im Juni zu den Preisen entschieden?“ kommt mit Datum und Kontext zurück.
• Sagen Sie Registrar, welche Besprechungen nie eine Vorbereitung verdienen und wer die wiederkehrende Besetzung ist. Die Briefings werden schärfer und die Morgen ruhiger.
• Bitten Sie vor einer wichtigen Besprechung Registrar um eine Agenda. Registrar baut sie aus dem, was Sie sagen, und dem, was mit den Teilnehmenden offen ist, und sagt, woher jeder Punkt kommt. Öffnen Sie im Raum auf dem Dashboard „Eine Agenda durchgehen“ und gehen Sie sie Punkt für Punkt durch, mit einem Häkchen und einer Notiz für jeden; danach formuliert „Besprechungsnotizen“ die Besprechung aus diesen Notizen aus.
• Haken Sie Aufgaben auf dem Dashboard ab, sobald Sie sie erledigt haben: Die Liste ist die Aufgabenliste, offene zuerst und die am frühesten fälligen oben, und ein Häkchen ist dasselbe, wie der Aufgabenerfassung zu sagen, dass die Aufgabe erledigt ist. Sobald die Vorbereitung gelaufen ist, zeigt „Besprechungsstunden diese Woche“, wie lange Ihre Besprechungen dauern, aufgeschlüsselt danach, wie viele Personen dabei sind — so sehen Sie, wohin die Woche gegangen ist, solange noch etwas von ihr übrig ist.
• Sagen Sie bei einem Einzelgespräch Bescheid, wenn Sie Registrar die Notizen geben: Registrar führt für diese Person eine fortlaufende Notiz, oben steht, was beim nächsten Mal anzusprechen ist, und die Morgenvorbereitung legt Ihnen diese Punkte vor dem nächsten Gespräch vor. Wurde ein Anruf aufgezeichnet, sagen Sie es, und „Besprechungsnotizen“ formuliert ihn aus der Mitschrift in Ihrem Tresor aus; 1Presence zu bitten, einem Anruf beizutreten, ist eine eigene, ausdrückliche Bitte und verbraucht Guthaben.
• Geben Sie Registrar nach einer Besprechung die Notiz und nennen Sie, wer dabei war: Registrar entwirft allein aus der Notiz eine kurze Zusammenfassung für diese Personen in Ihren Entwürfen, und Sie schicken sie ab. Fragen Sie Registrar, wann Sie sich mit jemandem treffen könnten, und Registrar schlägt bis zu drei freie Termine aus Ihrem Kalender vor; es wird nichts gebucht und niemand eingeladen.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Welche Besprechungen vorbereitet werden und wie früh die Vorbereitungskarte kommt.
• Was als Aufgabe gilt, die eingetragen werden soll, und was nur Gespräch ist.
• Wie eine Erinnerung klingt, wenn eine Zusage älter wird — knapp, oder herzlich und entschuldigend.
• Wo die Aufzeichnungen abgelegt werden und wie Ordner heißen.
• Die Zeiten, in denen Sie Besprechungen annehmen, und die Tage, die Sie freihalten: danach richtet sich ein für Sie gefundener Termin.
• Wo die fortlaufenden Notizen zu Ihren Einzelgesprächen abgelegt werden.
• Ob die wöchentliche Nachfassrunde überhaupt Erinnerungen entwirft oder Ihnen nur die Liste zeigt.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen bietet das Kit die erste Vorbereitung sofort an: Verbinden Sie auf demselben Bildschirm Ihren Kalender, starten Sie sie mit einem Tipp und sehen Sie zu, wie Registrar den Tag auslegt — jede Besprechung gebrieft aus zugehörigen Notizen, den offenen Aufgaben mit den Teilnehmenden und den jüngsten Entscheidungen, dazu „Heute“ und „Wochenauslastung“ auf dem Dashboard ausgefüllt. Der Kalender ist live, es funktioniert also vom allerersten Morgen an. Sie möchten ihn nicht verbinden? Dann führt Registrar die Aufzeichnungen stattdessen aus Ihren Notizen — fügen Sie nach einem Termin ein, was passiert ist, und es wird abgelegt.
2. In beiden Fällen geht Registrar von dem aus, was 1Presence schon weiß: Ihrem Gedächtnis und allen Besprechungsnotizen, Notizen zu Einzelgesprächen oder Anrufzusammenfassungen in Ihrem Tresor. Was es findet, bietet es Ihnen zur Bestätigung an, bevor etwas auf eine Liste kommt, und fragt nur nach den Lücken.
3. Ist diese erste Vorbereitung fertig, hinterlässt Registrar eine kurze Notiz in Ihrem 1Presence-Posteingang und lädt zu ein paar gemeinsamen Minuten ein, um zu ergänzen, was ein Kalender nicht zeigen kann: eine Aufgabe ohne Verantwortlichen oder ohne Termin und eine Zusage, die außerhalb einer Besprechung gemacht wurde. Danach: welche Besprechungen eine Vorbereitung verdienen und welche nie, wer die wiederkehrende Besetzung ist, was es auf die Aufgabenliste schafft und, einmal und nebenbei, zu welchen Zeiten Sie Besprechungen annehmen und welche Tage Sie freihalten; danach richtet sich ein für Sie gefundener Termin.
4. Registrar bietet auch eine Übungsrunde an: Fügen Sie grobe Notizen aus einem Termin ein, den Sie schon hatten, und sehen Sie zu, wie daraus Einträge und Entscheidungen werden, bevor irgendetwas Echtes davon abhängt.
5. Was noch leer ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Registrar, und Registrar bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, und Registrar fragt nicht mehr.
6. Ab dann füllen sich die Aufzeichnungen, während Sie sprechen — nebenbei erwähnte Zusagen und Entscheidungen werden aufgefangen, und jede genannte Regel (eine Besprechung, die nie vorbereitet wird, wie eine Erinnerung klingen soll) wird gemerkt.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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