Rechnungen & Zahlungseingang

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Durchgang Ausgangsrechnungen läuft montags · 8 Uhr und hält das Dashboard Zahlungseingang aktuell. Montags — legt ab, was Sie in Rechnung gestellt haben, markiert, was bezahlt wurde, und meldet, was überfällig ist.
• Zahlungserinnerungen läuft donnerstags · 9 Uhr, in 2 Stufen: Brook liest und wählt aus (übergibt: Nachfassen nötig), dann Sorrel entwirft die Erinnerungen (übergibt: Entwurf bereit).
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Rechnungsbuch, der in Ihrem Tresor unter Data/Invoice Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Zahlungseingang liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Offen · Überfällig · Bezahlt in den letzten 90 Tagen · Rechnungen im Buch · Geschuldet, nach Verzug · Im Buch, nach Status · Ausgestellt, Monat für Monat · Bereit zum Nachhaken · Das Buch · So funktioniert dieses Dashboard · Alle Rechnungen — tippen Sie auf eine, um den Kunden zu öffnen.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Brook verfügt über Erfassung Ausgangsrechnungen · Sorrel verfügt über Entwürfe für Zahlungserinnerungen · Erfassung Ausgangsrechnungen schreibt in Rechnungsbuch · Durchgang Ausgangsrechnungen schreibt in Rechnungsbuch · Rechnungsbuch wird in Zahlungseingang angezeigt · Zahlungseingang wird von Durchgang Ausgangsrechnungen aktuell gehalten · Durchgang Ausgangsrechnungen wird von Brook ausgeführt · Rechnungsbuch speist Zahlungserinnerungen · Brook übergibt an Sorrel.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Öffnen Sie Zahlungseingang montags, nachdem der Durchgang Ausgangsrechnungen gelaufen ist. „Offen“ und „Überfällig“ sind die beiden Zahlen; „Geschuldet, nach Verzug“ sagt Ihnen, ob es um eine einzelne hartnäckige Rechnung geht oder ob sich das ganze Buch verschiebt.
• Nennen Sie eine Rechnung, sobald sie rausgeht — „INV-1042 an Aisha geschickt, für Phase eins, 4.800, dreißig Tage“ —, und die Erfassung Ausgangsrechnungen legt sie genau dort ab, wo der Durchgang es getan hätte, samt Fälligkeitsdatum.
• Kommt ein Zahlungsavis oder ein Kontoauszug, fügen Sie ihn in den Chat ein oder legen ihn in Ihren Tresor. Die Erfassung Ausgangsrechnungen gleicht ihn mit den offenen Zeilen ab, markiert nur, was passt, und fragt nach, wenn zwei Rechnungen zur selben Zahlung passen könnten. So bleibt „Offen“ ehrlich, ganz ohne Tabellenkalkulation.
• Lesen Sie „Bereit zum Nachhaken“ am Donnerstag, nach dem Lauf der Zahlungserinnerungen, und öffnen Sie dann Ihre Entwürfe: Der Ton ist schon darauf abgestimmt, wie überfällig jede Rechnung ist. Ändern Sie, was Sie möchten, senden Sie die, die Sie senden wollen, und lassen Sie den Rest liegen.
• Stellen Sie Brook die Fragen, für die Sie sonst ein Kontenblatt durchrechnen müssten — „Was hat Contoso noch offen?“, „Was habe ich im letzten Quartal in Rechnung gestellt?“, „Was wurde diesen Monat bezahlt?“ —, und die Antworten kommen aus Ihrem eigenen Buch.
• Nennen Sie Brook die festen Regeln einmal: Ihre Zahlungsziele, wann die erste Erinnerung rausgehen soll und wie oft danach, den Kunden, den Sie nie erinnern. Jeder Durchgang und jeder Erinnerungslauf richtet sich danach — und ist eine Zeile falsch, sagen Sie es; diese Korrektur hält das Dashboard wahr.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Ihre Zahlungsziele — dreißig Tage, fünfundvierzig für die größeren Kunden —, einmal gesagt und für jede danach abgelegte Zeile verwendet.
• Wann die erste Erinnerung rausgehen soll und wie oft danach — und welche Kunden nie erinnert werden.
• Das Postfach, aus dem Ihre Rechnungen verschickt werden, damit der Durchgang an einer Stelle sucht statt überall, wo er hinkommt.
• Wann der Durchgang am Montag und der Erinnerungslauf am Donnerstag laufen — oder einen davon abschalten und das Buch von Hand führen.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Das Hinzufügen des Kits endet auf dem Bildschirm des ersten Durchgangs, wo um die E-Mail-Freigabe gebeten wird — das ist das ganze Versprechen, also steht die Bitte vorne. Starten Sie ihn, und Brook liest ein Jahr Ihrer gesendeten Mails zurück, auf der Suche nach den Rechnungen, die Sie gestellt haben — Nummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit —, durchsucht die eingegangenen Mails nach den Zahlungsavisen, mit denen sie beglichen wurden, und baut daraus das Buch auf. Der Durchgang liest nur; er sendet nie etwas, antwortet nie und erinnert nie einen Kunden. Es ist ein echter Lauf und verbraucht Guthaben wie jeder andere.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Brook eine kurze Notiz in Ihrem 1Presence-Posteingang, was abgelegt wurde — wie viele Rechnungen, für wie viele Kunden —, und lädt zu ein paar Minuten über die drei Dinge ein, die nur Sie wissen: aus welchem Postfach Ihre Rechnungen verschickt werden, welche davon tatsächlich Sie einziehen und welche Zahlungsziele Sie haben. Dort sagen Sie auch, was bereits bezahlt ist.
3. Überspringen Sie den Durchgang, funktioniert das Buch trotzdem von Hand: Nennen Sie Brook Ihre offenen Rechnungen — Nummer, Empfänger, Leistung, Betrag und Fälligkeit —, und das Dashboard füllt sich daraus. Nichts in diesem Gespräch berührt Ihre Mails, und der Durchgang Ausgangsrechnungen wartet unter „Routinen“, bis Sie ihn starten.
4. Danach läuft der Durchgang montagmorgens: Er legt Neues ab, markiert nur das als bezahlt, was ein Zahlungsavis zweifelsfrei belegt, zeichnet das Dashboard neu und legt nur dann eine Karte vor, wenn etwas überfällig geworden ist oder sich eine Zahlung nicht zuordnen ließ. Donnerstagmorgens folgt der Erinnerungslauf — Brook wählt die Rechnungen aus, die zu lange offen sind, und überspringt alles, wozu Sie in den letzten zwei Wochen schon Kontakt hatten; Sorrel schreibt jede Erinnerung in Ihre Entwürfe. Nichts wird je versendet.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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