Rechnungen & Zahlungseingang

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Durchgang Ausgangsrechnungen läuft montags · 8 Uhr und hält das Dashboard Zahlungseingang aktuell. Montags — legt ab, was Sie in Rechnung gestellt haben, markiert, was bezahlt wurde, und meldet, was überfällig ist.
• Zahlungserinnerungen läuft donnerstags · 9 Uhr, in 2 Stufen: Brook liest und wählt aus (übergibt: Nachfassen nötig), dann Brook entwirft die Erinnerungen (übergibt: Entwurf bereit).
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Rechnungsbuch, der in Ihrem Tresor unter Data/Invoice Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Angebotsbuch, der in Ihrem Tresor unter Data/Quote Book liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Wiederkehrende Rechnungen, der in Ihrem Tresor unter Data/Recurring Invoices liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Zahlungseingang liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Offen · Überfällig · Bezahlt in den letzten 90 Tagen · Rechnungen im Buch · Geschuldet, nach Verzug · Im Buch, nach Status · Ausgestellt, Monat für Monat · Bereit zum Nachhaken · Angebote, nach Stand · Demnächst auszustellen · Das Buch · So funktioniert dieses Dashboard · Ihre Kunden.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Brook verfügt über Erfassung Ausgangsrechnungen · Brook verfügt über Entwürfe für Zahlungserinnerungen · Erfassung Ausgangsrechnungen schreibt in Rechnungsbuch · Durchgang Ausgangsrechnungen schreibt in Rechnungsbuch · Rechnungsbuch wird in Zahlungseingang angezeigt · Zahlungseingang wird von Durchgang Ausgangsrechnungen aktuell gehalten · Durchgang Ausgangsrechnungen wird von Brook ausgeführt · Rechnungsbuch speist Zahlungserinnerungen · Brook verfügt über Rechnungserstellung · Brook verfügt über Angebote und wiederkehrende Rechnungen · Rechnungserstellung schreibt in Rechnungsbuch · Rechnungserstellung schreibt in Angebotsbuch · Angebote und wiederkehrende Rechnungen schreibt in Angebotsbuch · Angebote und wiederkehrende Rechnungen schreibt in Wiederkehrende Rechnungen · Angebotsbuch wird in Zahlungseingang angezeigt · Wiederkehrende Rechnungen wird in Zahlungseingang angezeigt.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Öffnen Sie Zahlungseingang montags, nachdem der Durchgang Ausgangsrechnungen gelaufen ist. „Offen“ und „Überfällig“ sind die beiden Zahlen; „Geschuldet, nach Verzug“ sagt Ihnen, ob es um eine einzelne hartnäckige Rechnung geht oder ob sich das ganze Buch verschiebt.
• Nennen Sie eine Rechnung, sobald sie rausgeht — „INV-1042 an Aisha geschickt, für Phase eins, 4.800, dreißig Tage“ —, und die Erfassung Ausgangsrechnungen legt sie genau dort ab, wo der Durchgang es getan hätte, samt Fälligkeitsdatum.
• Kommt ein Zahlungsavis oder ein Kontoauszug, fügen Sie ihn in den Chat ein oder legen ihn in Ihren Tresor. Die Erfassung Ausgangsrechnungen gleicht ihn mit den offenen Zeilen ab, markiert nur, was passt, und fragt nach, wenn zwei Rechnungen zur selben Zahlung passen könnten. So bleibt „Offen“ ehrlich, ganz ohne Tabellenkalkulation.
• Lesen Sie „Bereit zum Nachhaken“ am Donnerstag, nach dem Lauf der Zahlungserinnerungen, und öffnen Sie dann Ihre Entwürfe: Der Ton ist schon darauf abgestimmt, wie überfällig jede Rechnung ist. Ändern Sie, was Sie möchten, senden Sie die, die Sie senden wollen, und lassen Sie den Rest liegen.
• Stellen Sie Brook die Fragen, für die Sie sonst ein Kontenblatt durchrechnen müssten — „Was hat Contoso noch offen?“, „Was habe ich im letzten Quartal in Rechnung gestellt?“, „Was wurde diesen Monat bezahlt?“ —, und die Antworten kommen aus Ihrem eigenen Buch.
• Nennen Sie Brook die festen Regeln einmal: Ihre Zahlungsziele, wann die erste Erinnerung rausgehen soll und wie oft danach, den Kunden, den Sie nie erinnern. Jeder Durchgang und jeder Erinnerungslauf richtet sich danach — und ist eine Zeile falsch, sagen Sie es; diese Korrektur hält das Dashboard wahr.
• Bitten Sie Brook um eine Rechnung („Rechnung an Lena für die Markenüberarbeitung, 3.400, dreißig Tage“), und die Rechnungserstellung schreibt sie in Ihren Tresor, mit der nächsten Nummer Ihrer Reihe, Ihren Angaben und wie zu zahlen ist, öffnet sie und legt sie als Entwurf im Buch an. Exportieren Sie sie aus dem Dokument als PDF, versenden Sie sie selbst und sagen Sie Brook Bescheid, wenn sie verschickt wurde. Geben Sie Brook diese Angaben einmal: den Namen, unter dem Sie arbeiten, Ihre Anschrift, Ihre steuerliche Registrierung und Ihren Steuersatz, falls vorhanden, und wie ein Kunde Sie bezahlen soll. Sie werden auf jeder Rechnung, jedem Angebot und jeder Gutschrift wortwörtlich verwendet, und was Sie nicht genannt haben, bleibt weg, statt geraten zu werden.
• Sagen Sie, wann ein Angebot verschickt und wann es beantwortet wird; Angebote und wiederkehrende Rechnungen führt das Angebotsbuch weiter, und Angebote, nach Stand zeigt, was wartet und was zu Arbeit geworden ist. Bitten Sie um die Rechnung zu einem angenommenen Angebot, und sie wird aus dem Angebot erstellt.
• Erzählen Sie Brook von allem, was Sie im Turnus abrechnen (eine Monatspauschale, ein Supportvertrag, eine Jahresgebühr), und wann die nächste ansteht. Demnächst auszustellen listet nach jedem Durchgang am Montag auf, was in den nächsten sieben Tagen wiederkommt, und nichts wird ausgestellt, bis Sie darum bitten.
• Fragen Sie nach einer Gutschrift, einer Aufstellung für einen Kunden oder danach, wie eine Steuerregel bei Rechnungen funktioniert. Die Gutschrift wird bei der Rechnung vermerkt, die sie korrigiert, die Aufstellung listet, was dieser Kunde offen hat, und die Antwort zur Steuer kommt von den eigenen Seiten der Steuerbehörde, mit Quellenangabe. Welchen Satz Sie berechnen, bleibt Ihre Entscheidung.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Ihre Zahlungsziele — dreißig Tage, fünfundvierzig für die größeren Kunden —, einmal gesagt und für jede danach abgelegte Zeile verwendet.
• Wann die erste Erinnerung rausgehen soll und wie oft danach — und welche Kunden nie erinnert werden.
• Das Postfach, aus dem Ihre Rechnungen verschickt werden, damit der Durchgang an einer Stelle sucht statt überall, wo er hinkommt.
• Wann der Durchgang am Montag und der Erinnerungslauf am Donnerstag laufen — oder einen davon abschalten und das Buch von Hand führen.
• Ihre Angaben für die Unterlagen (Name, Anschrift, steuerliche Registrierung und Steuersatz, wie Sie bezahlt werden und wie Sie Rechnungen, Angebote und Gutschriften nummerieren), einmal gesagt und auf jedem Dokument verwendet.
• Wie lange ein Angebot gilt, und welche Ihrer Rechnungen wiederkehren, wie oft und wann die nächste ansteht.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Das Hinzufügen des Kits endet auf dem Bildschirm des ersten Durchgangs, wo um die E-Mail-Freigabe gebeten wird — das ist das ganze Versprechen, also steht die Bitte vorne. Starten Sie ihn, und Brook liest ein Jahr Ihrer gesendeten Mails zurück, auf der Suche nach den Rechnungen, die Sie gestellt haben — Nummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit —, durchsucht die eingegangenen Mails nach den Zahlungsavisen, mit denen sie beglichen wurden, und baut daraus das Buch auf. Der Durchgang liest nur; er sendet nie etwas, antwortet nie und erinnert nie einen Kunden. Es ist ein echter Lauf und verbraucht Guthaben wie jeder andere.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Brook eine kurze Notiz in Ihrem 1Presence-Posteingang, was abgelegt wurde — wie viele Rechnungen, für wie viele Kunden —, und lädt zu ein paar Minuten über die Dinge ein, die nur Sie wissen: aus welchem Postfach Ihre Rechnungen verschickt werden, welche davon tatsächlich Sie einziehen und welche Zahlungsziele Sie haben. Dort sagen Sie auch, was bereits bezahlt ist, und ergänzen, was die E-Mails nicht zeigen konnten: einen Betrag, der nur in der angehängten Rechnung stand, eine Rechnung aus einer Buchhaltungssoftware, eine Zahlung, die ohne E-Mail einging. Dieselbe Karte bietet an, den Durchgang zusätzlich zum Zeitplan wenige Minuten nach neuer E-Mail von den gelesenen Absendern laufen zu lassen: ein Tippen genügt, bis zu 24 zusätzliche Läufe pro Tag, vorerst nur mit Gmail.
3. Überspringen Sie den Durchgang, funktioniert das Buch trotzdem von Hand. Brook geht von dem aus, was 1Presence schon weiß (allem, was Sie erwähnt haben, und Kopien von Rechnungen oder einem Export aus Ihrer Buchhaltungssoftware in Ihrem Tresor), legt Ihnen das Gefundene zur Bestätigung vor und fragt nur nach den Lücken: Nummer, Empfänger, Leistung, Betrag und Fälligkeit. Nichts in diesem Gespräch berührt Ihre Mails, und der Durchgang Ausgangsrechnungen wartet unter „Routinen“, bis Sie ihn starten.
4. Was noch offen ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Brook, und Brook bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft (etwa dass Sie nichts im Turnus abrechnen) oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, dann fragt Brook nicht mehr.
5. Danach läuft der Durchgang montagmorgens: Er legt Neues ab, markiert nur das als bezahlt, was ein Zahlungsavis zweifelsfrei belegt, zeichnet das Dashboard neu und legt nur dann eine Karte vor, wenn etwas überfällig geworden ist, sich eine Zahlung nicht zuordnen ließ, eine Rechnung ohne Betrag oder Fälligkeit eingegangen ist, eine wiederkehrende Rechnung gestellt werden muss oder eine, die Sie im Turnus abrechnen, offenbar nicht rausgegangen ist (und sagt dann, wo sich das Fehlende findet). Donnerstagmorgens folgt der Erinnerungslauf — Brook wählt die Rechnungen aus, die zu lange offen sind, und überspringt alles, wozu Sie in den letzten zwei Wochen schon Kontakt hatten, und schreibt jede Erinnerung in Ihre Entwürfe. Nichts wird je versendet.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

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