Recruiting

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Recruiting-Durchgang läuft montags und donnerstags · 8 Uhr und hält das Dashboard Recruiting aktuell. Montags und donnerstags — bringt jeden Kandidaten anhand der Belege weiter und nennt, wessen schriftliches Feedback aussteht.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Stellenliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Role Register liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Kandidaten-Pipeline, der in Ihrem Tresor unter Data/Candidate Pipeline liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Debriefing-Protokoll, der in Ihrem Tresor unter Data/Debrief Log liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Interviewfragen, der in Ihrem Tresor unter Data/Interview Questions liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Schritte nach dem Angebot, der in Ihrem Tresor unter Data/Offer Steps liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Recruiting liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Diese Stelle · Die Pipeline, Phase für Phase · Warten auf Feedback · Wo sie stehen, nach Stelle · Erfasste Kandidaten · Was ansteht · Fragen für das Interview · Bevor sie anfangen · Zeit in der Phase — Median in Tagen · Das Angebot auf dem Tisch · So funktioniert dieses Dashboard · Die Stellen.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Birch verfügt über Kandidatenerfassung · Birch verfügt über Debriefing-Erfassung · Birch verfügt über Feedback-Erinnerung · Birch verfügt über Fragen je Runde · Birch verfügt über Nach dem Angebot · Kandidatenerfassung schreibt in Stellenliste · Kandidatenerfassung schreibt in Kandidaten-Pipeline · Recruiting-Durchgang schreibt in Stellenliste · Recruiting-Durchgang schreibt in Kandidaten-Pipeline · Debriefing-Erfassung schreibt in Kandidaten-Pipeline · Debriefing-Erfassung schreibt in Debriefing-Protokoll · Fragen je Runde schreibt in Interviewfragen · Nach dem Angebot schreibt in Schritte nach dem Angebot · Stellenliste wird in Recruiting angezeigt · Kandidaten-Pipeline wird in Recruiting angezeigt · Interviewfragen wird in Recruiting angezeigt · Schritte nach dem Angebot wird in Recruiting angezeigt · Recruiting wird von Recruiting-Durchgang aktuell gehalten · Recruiting-Durchgang wird von Birch ausgeführt.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Lesen Sie „Die Pipeline, Phase für Phase“ nach einem Durchgang — montags und donnerstags — statt mitten in der Woche: Jedes Band zeigt, wie viele Menschen mindestens so weit gekommen sind, und der Abfall zwischen zwei Bändern ist die Stelle, an der Ihr Prozess tatsächlich Leute verliert. Wer eingestellt wurde und wer nicht, steht außerhalb des Funnels, denn eine Phasenspalte kann nicht sagen, nach welchem Schritt jemand gegangen ist.
• Sehen Sie in „Warten auf Feedback“ das Panel, für das sich das Kit lohnt. Es zählt ab dem Tag, an dem die Person in die Phase kam, und nennt, wer die Einschätzung noch schuldet — und wenn eine zu lange liegt, bitten Sie Birch nachzufassen: Die Feedback-Erinnerung schreibt die Nachricht an die Person aus Ihrem Team, in Ihrem Ton, in Ihre Entwürfe. Sie wird nie für Sie gesendet und richtet sich nie an die Bewerberin oder den Bewerber.
• Sagen Sie, was passiert ist, so wie Sie es im Team sagen würden — „Alice ist weiter, Panel am Donnerstag mit Sam“, „wir haben Bob ein Angebot gemacht“, „Nadia hat woanders zugesagt“ — und die Kandidatenerfassung verschiebt genau die eine Zeile, die sich geändert hat. Sind zwei Stellen offen, nennen Sie die richtige; tun Sie es nicht, fragt Birch nach, statt zu raten.
• Halten Sie das Debriefing fest, solange es frisch ist: Erzählen Sie Birch, was die Person gesagt hat, die das Interview geführt hat, und die Debriefing-Erfassung schreibt es in ihren Worten ins Debriefing-Protokoll, ihre eigene Empfehlung klar ihr zugeordnet, und markiert dieses Feedback als eingegangen. Birch fügt nie ein Urteil hinzu, bildet nie einen Schnitt über ein Panel und sagt nie, wen Sie einstellen sollen — die Aufzeichnung ist da, damit das Entscheidungsgespräch auf etwas Besserem aufbaut als dem Gedächtnis.
• Nutzen Sie „Zeit in der Phase — Median in Tagen“, wenn sich eine Besetzung zäh anfühlt, aber niemand sagen kann, wo: Es ist der Median der Menschen, die gerade in der jeweiligen Phase stehen, ein hoher Balken ist also der Schritt, an dem Ihr Prozess tatsächlich hängt. Tippen Sie in der Seitenleiste auf eine Stelle, um Funnel, Zählung, Balken und Kalender auf diese eine Besetzung einzugrenzen.
• Halten Sie die Stellenliste an beiden Enden ehrlich: Legen Sie eine Stelle an, sobald Sie sich zum Einstellen entschließen (der Durchgang kann Menschen nur Stellen zuordnen, die er kennt), und sagen Sie es, wenn eine Stelle besetzt ist — sie behält ihre Zeile und ihre Geschichte, sodass sich der Funnel noch nachlesen lässt, wenn Sie das nächste Mal dafür einstellen.
• Sagen Sie Birch vor einer Runde, was die Stelle braucht, in Ihren eigenen Worten, und bitten Sie um die Fragen: „Fragen je Runde“ schreibt dafür einen kurzen Satz, und jede Frage nennt die Anforderung, nach der sie fragt, sodass allen in der Runde dieselben Dinge gefragt werden. Bitten Sie darum, ein Interview vorzubereiten, und der Satz wird für diesen Kandidaten kopiert; öffnen Sie „Fragen für das Interview“ im Dashboard, wenn Sie hineingehen, und die Fragen erscheinen eine nach der anderen, mit einem Häkchen und einer Zeile dafür, was gesagt wurde. Es ist Ihre Liste, sie wird nie an den Kandidaten geschickt, und nichts darauf wird bewertet: Ein Eindruck vom Kandidaten gehört weiterhin ins Debriefing-Protokoll, in den Worten des Interviewers.
• Wenn jemand zusagt, sagen Sie, was vor dem Start passieren muss, so wie es Ihnen einfällt („Referenzen sind da, Gehaltsabrechnung bis zum 23., Sam kümmert sich um den Laptop“). „Nach dem Angebot“ legt jeden Schritt unter „Bevor sie anfangen“ ab, nur mit den Terminen und Verantwortlichen, die Sie genannt haben, und dort haken Sie sie ab, sobald sie erledigt sind. Bitten Sie Birch um eine Willkommensnachricht oder eine E-Mail zum Starttermin, und Birch entwirft eine, die Sie selbst senden; ein Angebotsschreiben oder einen Vertrag entwirft Birch nur als Ausgangspunkt für Ihre eigene Prüfung, mit dem Hinweis, dass sich bei Arbeitsbedingungen eine fachkundige Beratung lohnt.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• In welchem Postfach Bewerbungen ankommen, damit der Durchgang an der richtigen Stelle sucht.
• Die Runden jeder Stelle und wer daran teilnimmt — sie gehören der Stelle, in Ihren Worten, sodass die Portfolio-Besprechung im Design und das technische Interview im Engineering nebeneinander bestehen.
• Wann der Recruiting-Durchgang läuft, oder ihn zwischen zwei Besetzungen pausieren und die Pipeline von Hand führen.
• Wer aus dem Team nie erinnert werden soll, und Agenturen, deren Mails nicht abgelegt werden sollen — feste Vorlieben, keine Zeilen.
• Was jede Stelle braucht: Das sagen Sie, und die Fragen für jede Runde leiten sich daraus ab.
• Die Schritte, die Sie nach einem Angebot üblicherweise durchlaufen: Sagen Sie sie einmal, und Birch kann sie als Ausgangspunkt für die nächste Einstellung anbieten.
• Die Liste können Sie jederzeit bearbeiten: eine Phase korrigieren, eine Stelle schließen, die Zeile einer Person wieder so herstellen, wie sie war.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Die Installation endet auf dem Bildschirm des ersten Durchgangs, wo nach dem Zugriff auf E-Mail und Kalender gefragt wird — genau darum geht es bei diesem Kit, also steht die Frage vorn, wo sie Sinn ergibt. Der Bildschirm verbindet Ihre E-Mail; verbinden Sie zuerst Ihren Kalender auf dem Bildschirm Konnektoren, wenn der Durchgang ihn lesen soll. Starten Sie ihn, und Birch liest drei Monate Bewerbungs- und Terminmails zurück, dazu die Interviews, die schon in Ihrem Kalender stehen, und baut die Pipeline neu auf: jede Kandidatin und jeden Kandidaten, die Stelle, auf die sie sich beworben haben, die Phase, in der die Belege sie verorten, was gebucht ist und wer dabei ist. Sie sehen zu, wie sich das Dashboard füllt. Es ist ein echter Durchlauf und verbraucht Guthaben wie jeder andere.
2. Wenn dieser erste Durchgang fertig ist, hinterlässt Birch eine Karte mit dem Ergebnis — wie viele Kandidaten, über wie viele Stellen — und der Einladung, ein paar Minuten lang zu korrigieren, was falsch gelesen wurde, und zu ergänzen, was die E-Mails nicht zeigen konnten: welche Stellen tatsächlich offen sind, was jede braucht (das können nur Sie sagen), wer gar nicht kandidiert, eine falsch erkannte Phase, wer über eine Empfehlung oder ein Bewerbermanagementsystem kam und wer für welche Stelle die Interviews führt. Dort sagen Sie auch, in welchem Postfach Bewerbungen ankommen — das wird als Vorliebe gemerkt, nicht als Zeile angelegt.
3. Überspringen Sie den Durchgang, funktioniert die Pipeline trotzdem von Hand: Birch nimmt zuerst die Stellen auf — wie Sie jede nennen, das Team, ungefähr seit wann sie offen ist, welche Runden sie hat, wer die Interviews führt und was sie braucht — und dann, wer für jede im Rennen ist, eine nach der anderen. Nichts in diesem Gespräch berührt Ihre E-Mails, und der Recruiting-Durchgang wartet unter Routinen, bis Sie ihn starten.
4. So oder so beginnt Birch bei dem, was 1Presence schon weiß: Ihrem Gedächtnis und jeder Stellenbeschreibung, jedem Anforderungsprofil und jeder Bewerberliste in Ihrem Tresor. Es legt Ihnen vor, was es findet, und wartet auf Ihr Ja, bevor etwas in eine Liste kommt, nimmt nur auf, was die Pipeline über Kandidaten verlangt, und fragt nur nach den Lücken.
5. Was noch offen ist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Birch, und Birch bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, dann fragt Birch nicht mehr.
6. Danach läuft der Durchgang montags und donnerstags um acht, liest nur, was seit dem letzten neu ist, ändert eine Phase nur, wo eine Nachricht oder ein Kalendereintrag das belegt, und hinterlässt höchstens eine kurze Karte: wer neu dabei ist, was vor dem nächsten Durchgang gebucht ist und wessen Einschätzung am längsten aussteht. Er liest Ihre E-Mails und Ihren Kalender; er antwortet nie, legt nie einen Termin an und nimmt nie Kontakt zu Bewerbenden auf.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

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