Verträge & Compliance

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Verlängerungsaufsicht läuft montags · 9 Uhr und hält das Dashboard Verträge aktuell. Montags — berechnet jeden Kündigungstermin neu, listet auf, was zu entscheiden ist, und markiert, was die Liste nicht beantworten kann.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Vertragsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Contract Register liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Verträge liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Alle Verträge in der Liste · Was zu entscheiden ist · Wo jedes einzelne steht · In der Liste · Verträge pro Vertragspartner · Risikohinweise · Kündigungsfristen · Laufzeiten im Jahresverlauf · So funktioniert dieses Dashboard · Die Liste.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Vertragserfassung schreibt in Vertragsliste · Vertragsliste wird in Verträge angezeigt · Verträge wird von Verlängerungsaufsicht aktuell gehalten · Verlängerungsaufsicht wird von Hawthorn ausgeführt · Hawthorn verfügt über Vertragserfassung.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Füllen Sie die Liste in einer Sitzung an und hören Sie auf, sobald die Lust nachlässt. Hawthorn bietet zuerst das ganze Feld an — Software und Dienste, Lieferanten, Räume, Versicherungen, Finanzierung, Kundenverträge, freie Mitarbeit, Partnerschaften, Vertraulichkeit — und nimmt die Bereiche dann einzeln durch. Drei Verträge sind schon eine funktionierende Liste; die vergessenen können später dazukommen, und das Dashboard ist so oder so ehrlich.
• Lesen Sie „Was zu entscheiden ist“ am Montagmorgen, nachdem die Verlängerungsaufsicht die Liste durchgegangen ist. Es ist nach Dringlichkeit sortiert und das einzige Panel, das etwas von Ihnen will — ein Vertrag darauf ist eine Entscheidung für diese Woche, kein Grund zur Sorge. Alles andere auf dem Dashboard ist Kontext.
• Nehmen Sie „Kündigen bis“ als Rechnung, nicht als unumstößliche Wahrheit. Es ist das Laufzeitende minus die Kündigungsfrist, und Hawthorn sagt das jedes Mal dazu — öffnen Sie also den Vertrag und prüfen Sie ihn, bevor Sie danach handeln. Fehlt eine der beiden Angaben, wird gar kein Datum angezeigt, und der Vertrag erscheint stattdessen unter „Risikohinweise“ — genau dort, wo eine unbeantwortbare Frage hingehört.
• Legen Sie den Vertrag selbst in Ihren Tresor, sobald Sie ihn haben. Die Vertragserfassung liest Vertragspartner, Laufzeit, Verlängerungsregel und Kündigungsfrist direkt daraus ab, vermerkt, wo die Kopie liegt, und Sie müssen nie wieder das PDF suchen, um die Frage „Wie lange ist unsere Kündigungsfrist bei denen?“ zu beantworten.
• Sagen Sie Änderungen so, wie Sie sie im Team sagen würden — „wir haben den Reinigungsvertrag neu unterschrieben, läuft bis nächsten März, jetzt sechzig Tage Frist“ — und die Zeile passt sich an. Diese Korrektur hält das Dashboard zwischen den Montagen richtig.
• Sagen Sie Hawthorn die festen Dinge einmal: wie viel Vorlauf Sie vor einem Kündigungstermin wollen, wie Sie jeden Lieferanten nennen, welche Verträge nie wichtig sind. Kommen Verlängerungshinweise per E-Mail, sagen Sie es und schalten Sie diese Prüfung ausdrücklich ein — bis dahin wird nichts außerhalb Ihrer eigenen Unterlagen gelesen.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Wie viel Vorlauf Sie vor einem Kündigungstermin wollen — ab Werk neunzig Tage, einmal als feste Regel gesagt oder pro Vertrag festgelegt.
• Wie jeder Vertrag und jeder Vertragspartner heißt: Der Name in der Liste ist das Wort, das Hawthorn Ihnen gegenüber verwendet.
• Ob die Aufsicht am Montag E-Mails überhaupt nach Verlängerungshinweisen durchsucht. Das tut sie erst, wenn Sie diese Prüfung benennen, und sie sucht immer nur nach Hinweisen von Vertragspartnern, die schon in Ihrer Liste stehen.
• Wann die Aufsicht läuft, oder sie pausieren und die Liste von Hand führen — die Rechnung wird so oder so neu gemacht, sobald Sie einen Vertrag erwähnen.
• Was mit einem Vertrag geschieht, der endet: Markieren Sie ihn als beendet, und die Zeile bleibt mit ihrer Geschichte erhalten — außerhalb der Zählungen und der laufenden Panels des Dashboards.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen des Kits steht „Hawthorn kennenlernen“ vorn statt eines ersten Durchgangs, denn die Verträge, an die Sie gebunden sind, stecken in Ihrem Kopf und in einem Ordner — nicht in einem Konto, das dieses Kit lesen könnte. Hawthorn beginnt mit einem Panel zur Mehrfachauswahl, das das ganze Feld anbietet, damit auch der Vertrag seine Chance bekommt, an den Sie nicht gedacht hätten, und nimmt die gewählten dann einzeln durch: wie Sie ihn nennen, mit wem er besteht, ungefähr wann die Laufzeit endet, ob er sich von selbst verlängert, wie lang die Kündigungsfrist ist.
2. Jeder Vertrag wird in die Vertragsliste geschrieben, sobald er besprochen ist, nicht gesammelt am Ende — wer nach drei aufhört, hat also eine funktionierende Liste. Wo Sie unsicher sind, bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden: Ein Vertrag ohne Datum erscheint als undatiert, was ehrlich ist, und taucht unter „Risikohinweise“ auf, statt als unbedenklich zu gelten.
3. Solange die Liste keine erste Zeile hat, gibt es nichts zu beobachten: Die Verlängerungsaufsicht lässt ihren Montagslauf aus und hinterlässt eine Karte in Ihrem 1Presence-Posteingang, in Hawthorns Stimme, die genau dieses Gespräch anbietet. Die Kit-Seite und das Dashboard bieten es ebenfalls leise an, und alle drei hören auf, sobald ein Vertrag in der Liste steht.
4. Danach läuft die Aufsicht montagmorgens: Sie berechnet jeden Kündigungstermin aus Laufzeit und Kündigungsfrist neu, ermittelt, wo jeder Vertrag gegenüber Ihrem Vorlauf steht, zeichnet das Dashboard neu und legt nur dann eine Karte vor, wenn ein Kündigungstermin in dieses Fenster gerückt ist, gerade verstrichen ist oder eine Laufzeit geendet hat.
5. Ab Werk liest das Kit nichts außerhalb Ihrer eigenen Unterlagen. Sagen Sie Hawthorn, dass Verlängerungshinweise per E-Mail kommen, und schalten Sie diese Prüfung ausdrücklich ein — dann liest die Aufsicht am Montag genau das, was Sie benannt haben, und nichts sonst.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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