Verträge & Compliance

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Verlängerungsaufsicht läuft montags · 9 Uhr und hält das Dashboard Verträge aktuell. Montags — berechnet jeden Kündigungstermin neu, listet auf, was zu entscheiden ist, markiert, was die Liste nicht beantworten kann, und warnt vor einer Meldung, die fällig wird.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Vertragsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Contract Register liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Pflichtenliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Obligations Register liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Verträge in Verhandlung, der in Ihrem Tresor unter Data/Contracts In Progress liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Vertragspartner, der in Ihrem Tresor unter Data/Counterparties liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Verträge liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Alle Verträge in der Liste · Was zu entscheiden ist · Wo jedes einzelne steht · In der Liste · Verträge pro Vertragspartner · Risikohinweise · Meldungen und was Sie schulden · Geschuldet an · Ihre Verträge durchgehen · In Verhandlung, nach Phase · Kündigungsfristen · Laufzeiten im Jahresverlauf · So funktioniert dieses Dashboard.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Vertragserfassung schreibt in Vertragsliste · Vertragsliste wird in Verträge angezeigt · Verträge wird von Verlängerungsaufsicht aktuell gehalten · Verlängerungsaufsicht wird von Hawthorn ausgeführt · Vertragsliste wird von Verlängerungsaufsicht aktuell gehalten · Pflichtenliste wird von Verlängerungsaufsicht aktuell gehalten · Hawthorn verfügt über Vertragserfassung · Vertragserfassung schreibt in Vertragspartner · Pflichten und Meldungen schreibt in Pflichtenliste · Vom Vertrag zur Unterschrift schreibt in Verträge in Verhandlung · Verlängern oder aussteigen aktualisiert Vertragsliste · Pflichtenliste wird in Verträge angezeigt · Verträge in Verhandlung wird in Verträge angezeigt · Hawthorn verfügt über Pflichten und Meldungen · Hawthorn verfügt über Verlängern oder aussteigen · Hawthorn verfügt über Vom Vertrag zur Unterschrift.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Füllen Sie die Liste in einer Sitzung an und hören Sie auf, sobald die Lust nachlässt. Hawthorn bietet zuerst das ganze Feld an — Software und Dienste, Lieferanten, Räume, Versicherungen, Finanzierung, Kundenverträge, freie Mitarbeit, Partnerschaften, Vertraulichkeit — und nimmt die Bereiche dann einzeln durch. Drei Verträge sind schon eine funktionierende Liste; die vergessenen können später dazukommen, und das Dashboard ist so oder so ehrlich.
• Lesen Sie „Was zu entscheiden ist“ am Montagmorgen, nachdem die Verlängerungsaufsicht die Liste durchgegangen ist. Es ist nach Dringlichkeit sortiert und ist, zusammen mit „Meldungen und was Sie schulden“, die Stelle, an der das Dashboard etwas von Ihnen will — ein Vertrag darauf ist eine Entscheidung für diese Woche, kein Grund zur Sorge. Alles andere auf dem Dashboard ist Kontext.
• Nehmen Sie „Kündigen bis“ als Rechnung, nicht als unumstößliche Wahrheit. Es ist das Laufzeitende minus die Kündigungsfrist, und Hawthorn sagt das jedes Mal dazu — öffnen Sie also den Vertrag und prüfen Sie ihn, bevor Sie danach handeln. Fehlt eine der beiden Angaben, wird gar kein Datum angezeigt, und der Vertrag erscheint stattdessen unter „Risikohinweise“ — genau dort, wo eine unbeantwortbare Frage hingehört.
• Legen Sie den Vertrag selbst in Ihren Tresor, sobald Sie ihn haben. Die Vertragserfassung liest Vertragspartner, Laufzeit, Verlängerungsregel und Kündigungsfrist direkt daraus ab, vermerkt, wo die Kopie liegt, und Sie müssen nie wieder das PDF suchen, um die Frage „Wie lange ist unsere Kündigungsfrist bei denen?“ zu beantworten.
• Sagen Sie Änderungen so, wie Sie sie im Team sagen würden — „wir haben den Reinigungsvertrag neu unterschrieben, läuft bis nächsten März, jetzt sechzig Tage Frist“ — und die Zeile passt sich an. Diese Korrektur hält das Dashboard zwischen den Montagen richtig.
• Steht eine Verlängerung an, bitten Sie Hawthorn, sie auszubreiten. Verlängern oder aussteigen legt Kosten, Laufzeit, Kündigungstermin, die im Vertrag genannte Art der Kündigung, was daraus noch geschuldet wird und wie Sie gesagt haben, dass er genutzt wird, nebeneinander, bewahrt das Briefing unter Contracts/Briefs/ in Ihrem Tresor auf und überlässt die Wahl Ihnen. Fragen Sie, wohin Hawthorn tendiert, und Hawthorn begründet es aus den Fakten, mit dem klaren Hinweis, dass das eine Einschätzung ist, keine Rechtsberatung, und dass sich ein Gespräch mit einer Anwältin, einem Anwalt oder einer anderen Fachperson lohnt; sobald Sie sich für den Ausstieg entscheiden, entwirft Hawthorn die Kündigung, die Sie selbst senden. Einmal im Jahr führt Sie „Ihre Verträge durchgehen“ im Dashboard durch jeden laufenden Vertrag, um festzuhalten, was Sie entschieden haben und wie jeder genutzt wird — das ist es, was das Briefing liest.
• Führen Sie die Compliance-Hälfte auf demselben Dashboard. Fragen Sie Hawthorn, was Ihr Unternehmen einreichen muss, und Pflichten und Meldungen schlägt jede einzelne in der offiziellen Quelle für Ihren Standort nach, nennt die Seite und trägt nur das in die Pflichtenliste ein, was Sie bestätigen; was Ihr Steuerberater Ihnen schon gesagt hat, wird so eingetragen, wie Sie es sagen. Findet es die offizielle Vorgabe nicht, sagt es das und schreibt nichts aus dem Gedächtnis. „Meldungen und was Sie schulden“ listet sie nach Dringlichkeit: Haken Sie eine ab, wenn sie erledigt ist, und sagen Sie, wo der Nachweis liegt; die nächste wird hinzugefügt, wenn sie wiederkehrt.
• Verweisen Sie Hawthorn auf einen abgelegten Vertrag und fragen Sie, was Sie daraus schulden. Die Gebühren, Berichte und Termine, die das Dokument selbst nennt, kommen mit der Klausel, in der sie stehen, in die Pflichtenliste; was ein Lesen der Klausel erfordert, wird benannt und Ihnen oder einer fachkundigen Person überlassen, nie ausgelegt.
• Erzählen Sie Hawthorn von einem Vertrag, den Sie noch aushandeln, und Vom Vertrag zur Unterschrift begleitet ihn Phase für Phase in Verträge in Verhandlung; „In Verhandlung, nach Phase“ zeigt, wo jeder steht, und ist er unterschrieben, kommt er mit berechnetem Kündigungstermin in die Vertragsliste. Wen Sie bei jedem Vertragspartner ansprechen und wohin laut dessen Vertrag Mitteilungen gehen, wird unter Vertragspartner geführt.
• Sagen Sie Hawthorn die festen Dinge einmal: wie viel Vorlauf Sie vor einem Kündigungstermin wollen, wie Sie jeden Lieferanten nennen, welche Verträge nie wichtig sind. Kommen Verlängerungshinweise per E-Mail, sagen Sie es und schalten Sie diese Prüfung ausdrücklich ein — bis dahin wird nichts außerhalb Ihrer eigenen Unterlagen gelesen.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Wie viel Vorlauf Sie vor einem Kündigungstermin wollen — ab Werk neunzig Tage, einmal als feste Regel gesagt oder pro Vertrag festgelegt.
• Wie jeder Vertrag und jeder Vertragspartner heißt: Der Name in der Liste ist das Wort, das Hawthorn Ihnen gegenüber verwendet.
• Ob die Aufsicht am Montag E-Mails überhaupt nach Verlängerungshinweisen durchsucht. Das tut sie erst, wenn Sie diese Prüfung benennen, und sie sucht immer nur nach Hinweisen von Vertragspartnern, die schon in Ihrer Liste stehen.
• Wann die Aufsicht läuft, oder sie pausieren und die Liste von Hand führen — die Rechnung wird so oder so neu gemacht, sobald Sie einen Vertrag erwähnen.
• Was mit einem Vertrag geschieht, der endet: Markieren Sie ihn als außer Kraft, und die Montagsaufsicht warnt nicht mehr davor. Die Zeile bleibt mit ihrer Geschichte erhalten und zählt weiterhin im Dashboard, als außer Kraft angezeigt.
• Was in der Pflichtenliste steht: Nur was Sie als zutreffend bestätigen, kommt hinein, und was nicht mehr zutrifft, wird als nicht nötig markiert statt gelöscht, damit die Geschichte erhalten bleibt.
• Wo Sie sind und welche Art Unternehmen Sie führen: einmal gesagt, als feste Angabe gespeichert und bei jedem Nachschlagen einer Meldung verwendet.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen des Kits steht „Hawthorn kennenlernen“ vorn statt eines ersten Durchgangs, denn die Verträge, an die Sie gebunden sind, stecken in Ihrem Kopf und in einem Ordner — nicht in einem Konto, das dieses Kit lesen könnte. Hawthorn beginnt bei dem, was 1Presence schon weiß: den Verträgen, die Sie erwähnt haben, und jedem unterzeichneten Vertrag oder Verlängerungsschreiben in Ihrem Tresor, jeweils mit Angabe der Herkunft zur Bestätigung vorgelegt, sodass Sie nur die Lücken füllen. Dann bietet ein Panel zur Mehrfachauswahl das übrige Feld an, damit auch der Vertrag seine Chance bekommt, an den Sie nicht gedacht hätten, und Hawthorn nimmt die gewählten einzeln durch: wie Sie ihn nennen, mit wem er besteht, ungefähr wann die Laufzeit endet, ob er sich von selbst verlängert, wie lang die Kündigungsfrist ist. Bevor es abschließt, fragt es einmal, ob auch Meldungen, Erklärungen oder Lizenzen hier geführt werden sollen, und lässt sie sonst weg.
2. Jeder Vertrag wird in die Vertragsliste geschrieben, sobald er besprochen ist, nicht gesammelt am Ende — wer nach drei aufhört, hat also eine funktionierende Liste. Wo Sie unsicher sind, bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden: Ein Vertrag ohne Datum erscheint als undatiert, was ehrlich ist, und taucht unter „Risikohinweise“ auf, statt als unbedenklich zu gelten.
3. Solange die Liste keine erste Zeile hat, gibt es nichts zu beobachten: Die Verlängerungsaufsicht lässt ihren Montagslauf aus und hinterlässt eine Karte in Ihrem 1Presence-Posteingang, in Hawthorns Stimme, die genau dieses Gespräch anbietet. Was danach noch fehlt, etwa ein Vertrag ohne Enddatum oder ein sich verlängernder ohne Kündigungsfrist, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Hawthorn, und Hawthorn bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, dann fragt Hawthorn nicht mehr.
4. Danach läuft die Aufsicht montagmorgens: Sie berechnet jeden Kündigungstermin aus Laufzeit und Kündigungsfrist neu, ermittelt, wo jeder Vertrag gegenüber Ihrem Vorlauf steht, zeichnet das Dashboard neu und legt nur dann eine Karte vor, wenn ein Kündigungstermin in dieses Fenster rückt, innerhalb von sechzig oder von dreißig Tagen, oder verstreicht, wenn eine Laufzeit endet oder wenn etwas in der Pflichtenliste in dieselbe Reichweite rückt oder seinen Termin überschreitet und noch offen ist. Wird eine wiederkehrende Meldung abgehakt, fügt sie die nächste hinzu.
5. Ab Werk liest das Kit nichts außerhalb Ihrer eigenen Unterlagen. Sagen Sie Hawthorn, dass Verlängerungshinweise per E-Mail kommen, und schalten Sie diese Prüfung ausdrücklich ein — dann liest die Aufsicht am Montag genau das, was Sie benannt haben, und nichts sonst.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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