Rechnungen & Verträge

So funktioniert es

Die Mechanik dieses Kits, schlicht gesagt – was wann läuft, wo die Daten landen und worauf Sie schauen.

• Rechnungsdurchgang läuft montags · 7 Uhr und hält das Dashboard Rechnungen auf einen Blick aktuell. Wöchentlich — findet neue Rechnungen in Ihren E-Mails und meldet, was bald fällig wird.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Rechnungsliste, der in Ihrem Tresor unter Data/Bills Record liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Versorgung und Verträge, der in Ihrem Tresor unter Data/Bill Supplies liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Was erfasst wird, landet im Datensatz Rechnungsanteile, der in Ihrem Tresor unter Data/Bill Shares liegt — Sie können ihn öffnen, durchsuchen und bearbeiten wie jede andere Datei.
• Das Dashboard Rechnungen auf einen Blick liest aus dem Datensatz und zeigt auf einen Blick: Noch zu zahlen · Bezahlt oder noch fällig · Erfasste Rechnungen · Insgesamt berechnet · Kosten im Zeitverlauf · Wohin es geht · Versorgung und Verträge · So funktioniert dieses Dashboard.

Die Verknüpfungen auf einen Blick: Rechnungserfassung schreibt in Rechnungsliste · Kontoauszugsabgleich markiert in Rechnungsliste als bezahlt · Rechnungsliste wird in Rechnungen auf einen Blick angezeigt · Rechnungen auf einen Blick wird von Rechnungsdurchgang aktuell gehalten · Verträge und Lastschriften pflegt Versorgung und Verträge · Ärger mit Rechnungen liest Versorgung und Verträge · Rechnungsaufteilung pflegt Rechnungsanteile · Versorgung und Verträge wird in Rechnungen auf einen Blick angezeigt · Rechnungsdurchgang aktualisiert Versorgung und Verträge.

Das Beste daraus machen

Ein Kit verdient sich seinen Platz, wenn es verändert, worauf Sie schauen und was Sie sagen – nicht mit der Installation. Das ist der Rhythmus, der sich auszahlt.

• Das Lesen übernimmt der Montagsdurchgang; Ihre Aufgabe ist der Blick darauf. Öffnen Sie „Rechnungen auf einen Blick“ unter der Woche: „Noch zu zahlen“ listet auf, was unbezahlt ist, das am frühesten Fällige zuerst. Bezahlen Sie nach der Liste statt aus dem Kopf, und haken Sie jede Rechnung ab, sobald Sie sie bezahlt haben.
• Eine Rechnung, die nicht per E-Mail kommt — eine Papierrechnung, die Sie fotografieren, eine Nachricht vom Vermieter —, geben Sie Bursar mit einem Satz dazu, worum es sich handelt. Die Rechnungserfassung legt sie dort ab, wo der Durchgang es getan hätte.
• Legen Sie einmal im Monat einen Kontoauszug in Ihren Tresor und sagen Sie Bescheid. Der Kontoauszugsabgleich markiert die Rechnungen, die er findet, als bezahlt, sodass „noch fällig“ ehrlich bleibt, ohne dass Sie etwas abhaken.
• Stellen Sie Bursar die Fragen, für die Sie sonst eine Tabellenkalkulation bemühen müssten — „Was haben wir letzten Winter für Energie ausgegeben?“, „Welcher Anbieter ist am stärksten teurer geworden?“. Die Antworten kommen aus Ihrer eigenen Liste.
• Ist eine Rechnung falsch oder fehlt sie, korrigieren Sie die Liste oder sagen Sie es im Chat. Bursar lernt die Anbieternamen und die Kategorien, die Sie verwenden.
• Erzählen Sie Bursar einmal von jeder Versorgung: bei wem sie läuft, der Tarif, wann der Vertrag oder der Festpreis endet, was ein vorzeitiger Ausstieg kostet und die Lastschrift. „Verträge und Lastschriften“ hält sie in „Versorgung und Verträge“ fest und trägt das Ende jedes Vertrags und jede Änderung der Lastschrift in den gemeinsamen Finanzkalender ein. Der Montagsdurchgang bemerkt den Brief eines Anbieters, der eines von beidem verschiebt.
• Sieht eine Rechnung falsch aus, sagen Sie es, und geben Sie Bursar die Zählerstände, falls die Rechnung sie nicht zeigt. „Ärger mit Rechnungen“ rechnet sie anhand der Zählerstände und der auf der Rechnung gedruckten Preise nach, jeder Schritt sichtbar, und entwirft eine Beschwerde zum Absenden, falls die Rechnung nicht stimmt. Wenn Sie Ihre Zählerstände im Kit Haus & Instandhaltung führen, liest es sie von dort.
• Wird das Bezahlen schwer, fragen Sie, welche Hilfen es gibt. Bursar sucht die Angebote heraus, die offizielle Quellen beschreiben, und sagt Ihnen, an wen sich jedes laut seiner eigenen Seite richtet. Ob Sie Anspruch haben, sagt das Angebot, nicht Bursar.
• Teilen Sie die Haushaltsrechnungen mit der „Rechnungsaufteilung“: Sagen Sie, wer dabei ist und wie Sie teilen (zu gleichen Teilen, nach festen Anteilen oder nach den Tagen, die jede Person da war). Bursar rechnet jeden Anteil aus, zeigt den Rechenweg und hält in „Rechnungsanteile“ fest, wer was schuldet, bis es zurückgezahlt ist. Niemand sonst meldet sich an, und es wird nichts gesendet.
• Fragen Sie, wie eine Tarifart funktioniert oder was Ihr eigener Verbrauch zu den Preisen eines Angebots kosten würde. Bursar erklärt es aus einer offiziellen Quelle und zeigt den Rechenweg. Welchen Anbieter oder Tarif Sie wählen, entscheiden immer Sie: Er empfiehlt nie einen.

Machen Sie es zu Ihrem

Nichts hier ist in Stein gemeißelt. Die Teile sind ganz normale Agenten, Routinen, Datensätze und Dashboards – alles, was Sie über deren Gestaltung wissen, gilt auch hier. Legen Sie still, was nichts einbringt.

Was Leute meist zuerst ändern

Sagen Sie eines davon im Chat oder bearbeiten Sie es auf der Kit-Seite in der App.

• Welche Anbieter als Haushaltsrechnungen zählen und welche etwas anderes sind.
• Wie viel Vorlauf Sie vor einem Fälligkeitstermin möchten.
• Wie Rechnungen auf dem Dashboard gruppiert werden.
• Welche Versorgungen in „Versorgung und Verträge“ stehen, mit Vertragsende und Lastschrift jeder einzelnen.
• Wie Ihr Haushalt eine Rechnung teilt und wer dabei ist.

Ihr erster Lauf

Bei der Installation beginnt ein kurzes Einrichtungsgespräch – kein Formular. Antworten Sie ungefähr und korrigieren Sie später.

1. Beim Hinzufügen bietet das Kit den ersten Durchgang sofort an: Verbinden Sie auf demselben Bildschirm Ihre E-Mails, starten Sie ihn mit einem Tipp und sehen Sie zu, wie er bis zu zwei Jahre an Rechnungen zurückliest und das Dashboard zeichnet — nützlich, bevor Sie ein Wort gesagt haben. Sie möchten keine E-Mails verbinden? Sagen Sie Bursar stattdessen, wer Ihnen Rechnungen schickt, und die Liste entsteht von Hand.
2. Auf welchem Weg Sie auch beginnen: Bursar geht zuerst von dem aus, was 1Presence schon weiß — was Sie früher erzählt haben und alle Rechnungen, Auszüge oder Briefe von Anbietern in Ihrem Tresor. Was sich dort findet, legt Bursar Ihnen zur Bestätigung vor und fragt nur nach den Lücken.
3. Ist dieser erste Durchgang fertig, hinterlässt Bursar eine kurze Notiz in Ihrem 1Presence-Posteingang — wie viele Rechnungen von wie vielen Anbietern abgelegt wurden — und lädt zu ein paar gemeinsamen Minuten ein, um zu ergänzen, was die E-Mails nicht zeigen konnten: einen Betrag, der nur im Anhang oder auf der Website des Anbieters stand, oder alle, die Ihnen Rechnungen auf Papier schicken. Dieselbe Karte bietet an, den Durchgang zusätzlich zum Zeitplan wenige Minuten nach neuer E-Mail von den gelesenen Absendern laufen zu lassen: ein Tippen genügt, bis zu 24 zusätzliche Läufe pro Tag, vorerst nur mit Gmail.
4. Was noch fehlt, wartet auf der Kit-Seite mit einem Weg zurück zu Bursar, und Bursar bietet es beim nächsten Gespräch einmal an. Sagen Sie, dass ein Teil auf Sie nicht zutrifft oder dass Sie mit der Einrichtung fertig sind, und es fragt nicht mehr.
5. Danach kommt eine Karte nur, wenn etwas bald fällig oder überfällig ist, eine regelmäßige Rechnung auszubleiben scheint oder ohne Betrag ankam (mit dem Hinweis, wo es sie gibt), und einmal, wenn ein Vertrag innerhalb von 60 Tagen endet oder sich eine Lastschrift ändert.
6. Legen Sie einen Kontoauszug in Ihren Tresor und sagen Sie Bursar Bescheid, und der Kontoauszugsabgleich markiert, was schon bezahlt ist.

Sehen Sie sich den ersten Durchgang an und sagen Sie dann, was Sie anders gemacht hätten – diese Korrektur lehrt es mehr als jede Einrichtung.

Das Wesentliche

Lernen, Präferenzen und Laufkosten funktionieren in jedem Kit gleich – deshalb werden sie einmal erklärt, im Kits-Leitfaden.

Mit einem Kit leben – der Kits-Leitfaden →

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