Convierte tus reuniones en notas, para que dejes de tomarlas.

Conecta tu calendario. Las notas se toman solas.

1Presence trabaja a partir de las reuniones de tu calendario. Así que el primer paso es conectar uno: Google Calendar, Microsoft 365 o los dos. Con uno conectado, vigila los eventos que llevan un enlace de video y se prepara calladamente para capturarlos.

Cuando un evento lleva dentro un enlace de Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, eso es todo lo que 1Presence necesita. Lee el enlace de la invitación: no pegas nada, no etiquetas nada ni instalas nada en la reunión. ¿Aún no tienes el calendario conectado? Puedes capturar igualmente cualquier llamada suelta entregándole el enlace a 1Presence en el chat.

Hay dos maneras de que 1Presence saque las palabras de una llamada, y siempre elige la más barata que de verdad vaya a funcionar.

Tú no eliges entre las dos. 1Presence lee el enlace, comprueba si hay una transcripción gratuita sobre la mesa y, o bien la trae sin coste, o bien envía el grabador: lo que de verdad pueda entregar las notas.

Google Meet y Microsoft Teams pueden escribir ellos mismos la transcripción, durante la llamada. Cuando esa transcripción existe, 1Presence la lee por la conexión propia de cada plataforma: ningún participante entra en tu reunión, y no cuesta nada. Es la misma transcripción y el mismo resumen en tu bóveda, solo que sin grabador y sin contador.

Para la vía gratuita tienen que cumplirse dos cosas. Primera, quien organiza tiene que estar en un plan que genere transcripciones. Segunda — y esta es la que se olvida — la transcripción tiene que estar activada en la llamada. 1Presence solo puede leer una transcripción que existe; no puede crearla a posteriori. Así te aseguras de que esté ahí:

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   Google Meet: Business Standard o superior

   En un plan de Google Workspace Business Standard o superior, inicia la transcripción dentro de la llamada: “Activities → Transcripts → Start transcription”. (Las cuentas personales de @gmail no pueden generar una transcripción de Meet; esas llamadas recaen en el grabador.) Conecta Google Calendar y vuelve a conectarlo una vez para que 1Presence pueda leer tus transcripciones de Meet.

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   Microsoft Teams: transcripción activada

   En la mayoría de los planes de empresa de Microsoft 365, actívala dentro de la llamada: “More (⋯) → Record and transcribe → Start transcription”. Tu administrador de Microsoft tiene que permitir la transcripción y, la primera vez, conceder a 1Presence permiso para leer transcripciones de reuniones. Después es automático.

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   ¿Prefieres que no falle nunca?

   Activa la transcripción de forma predeterminada en los ajustes de administración de tu Google Workspace o de Microsoft Teams, para que cada llamada escriba una sin que nadie tenga que acordarse de pulsar un botón.

Si una llamada concreta no tiene transcripción cuando 1Presence va a buscarla — los subtítulos estaban apagados, o el plan no los admite — te lo dice con claridad en vez de fallar en silencio, y la próxima vez puedes usar el grabador.

Zoom todavía no tiene aquí una vía gratuita de leer la transcripción, así que las llamadas de Zoom las captura el grabador: un participante llamado 1Presence entra en la reunión y la graba. Esa es la vía medida: consume tu crédito a $0.55 la hora (facturado por minuto, así que una llamada de 30 minutos cuesta unos 28¢) y se detiene solo cuando tu saldo baja, de modo que nunca puede acumular una factura calladamente.

El grabador es también la red de seguridad para todo lo que la vía gratuita no cubre: una llamada de Google Meet o Microsoft Teams con la transcripción apagada, un anfitrión en un plan gratuito, o cualquier otro enlace de reunión que le entregues. En resumen:

Así que el coste depende honestamente de la llamada: las reuniones que tu plataforma ya transcribe salen gratis, y el resto son $0.55 la hora, facturado por minuto. Conecta las transcripciones de Google Meet y Microsoft Teams y casi toda tu semana suele caer del lado gratuito. La última fila es la rara: nada entra, nada graba, así que solo pagas por convertir en palabras un audio que ya es tuyo.

Si ya usas un tomador de notas de reuniones — Read AI es al que 1Presence se conecta hoy — puede que no necesites el grabador para nada. Conéctalo y 1Presence lee las transcripciones, los resúmenes y los puntos de acción que tu tomador de notas ya hace, directamente a tu bóveda y al alcance de tu agente. El que está en la llamada es tu tomador de notas; 1Presence sencillamente lee lo que produjo.

Por esto 1Presence no cobra nada: ya le pagas a tu tomador de notas, y nosotros solo leemos de él. Es la misma idea que la vía gratuita de Meet y Teams: cuando algo más ya hizo la transcripción, 1Presence la lee en vez de enviar un grabador propio.

Un detalle a tener en cuenta: el tomador de notas y el grabador son independientes. Si el grabador está encendido y además usas tu propio tomador de notas, los dos podrían presentarse a la misma llamada. Para que sea solo uno, deja el grabador apagado y tira de tu tomador de notas, y enciéndelo solo cuando quieras a 1Presence en la sala.

Todo lo anterior empieza con un enlace de reunión. Muchas reuniones no tienen ninguno: cuatro personas alrededor de una mesa, una conversación en una visita a obra, una llamada atendida en el teléfono. A esas no se puede unir nada. Así que, en vez de unirse, 1Presence toma la grabación que hiciste y la convierte en los mismos dos archivos.

Adjunta un archivo de audio o de video en el chat y pide que lo redacte. Vuelve como una transcripción y un resumen archivados en Meetings por fecha y título, indistinguibles de una llamada en la que se sentó el grabador, y listados junto a ellas cuando preguntas qué reuniones tienes. Las distintas voces se separan en Speaker 1, Speaker 2 y así sucesivamente; puede oír que la voz cambió, no de quién es, así que dile quién estaba y pondrá los nombres.

Esta vía se mide a $0.24 la hora de audio, cobrada sobre la duración real de la grabación una vez procesada, que es la razón por la que se te da la tarifa por adelantado y nunca un total: nada puede saber cuánto dura un archivo hasta haberlo recorrido. Adjuntar una grabación siempre es gratis y nunca arranca nada: se guarda, y se te pregunta. Una grabación larga tarda unos minutos, y mientras la transcripción no exista de verdad te lo dirá en vez de adivinar lo que hay dentro. Audio o video, hasta 500 MB: unas ocho horas de conversación.

Llegara como llegara, cada reunión se convierte en dos archivos en tu bóveda, archivados en Meetings por fecha y título: una transcripción completa con quién dijo qué, y un resumen con los puntos principales, las decisiones y los puntos de acción. Como viven en tu bóveda, tu agente puede buscarlos, citártelos y tejerlos con todo lo demás que sabe: la llamada de la semana pasada se convierte en contexto para el correo de esta.

Cuando el grabador sí entra — en Zoom y en las llamadas medidas — entra como un participante claramente identificado, 1Presence, y se anuncia al llegar, para que todo el mundo vea que se está grabando. Nunca entra con una identidad disfrazada ni con la marca de un tercero. En la vía gratuita de Meet y Teams no entra nada de 1Presence: el aviso de grabación que ves es el de tu propia plataforma de reuniones, mostrado porque quien organiza activó la transcripción.

Tu control es el interruptor mismo. Enciende el grabador y 1Presence graba todas las videorreuniones de tu calendario; apágalo y no graba nada. Para una llamada suelta, entrégale un enlace en vez de conectar tu calendario, y en cualquiera de los dos casos una grabación nunca queda oculta: el participante 1Presence siempre está a la vista en las llamadas a las que entra, y la vía gratuita va montada sobre el aviso de transcripción de tu propia reunión.

La captura solo ocurre cuando has dado el paso: un enlace suelto que entregas o, una vez que enciendes el grabador, todas las videorreuniones de tu calendario. No hay escucha en segundo plano ni grabación oculta. La transcripción y el resumen son tuyos, en tu bóveda, y puedes borrarlos como cualquier otra nota.

Sobre el coste: la vía gratuita (transcripciones de Meet y Teams) es gratis. El grabador se mide a $0.55 la hora, facturado por minuto y descontado del mismo crédito que todo lo demás; se detiene solo cuando tu saldo se acaba. Redactar una grabación que entregas cuesta $0.24 la hora de audio del mismo crédito, y solo cuando lo pides: adjuntar un archivo no cuesta nada. Solo se te cobra por las llamadas a las que el grabador tiene que entrar de verdad, y puedes apagarlo todo con un toque.