Contratos y cumplimiento

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Vigilancia de renovaciones se ejecuta lunes · 9:00 y mantiene al día el panel Contratos. Los lunes: recalcula cada fecha de preaviso, enumera lo que hay que decidir, señala lo que el registro no puede responder y avisa de un trámite que está por vencer.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de contratos, que vive en Data/Contract Register dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de obligaciones, que vive en Data/Obligations Register dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Contratos en negociación, que vive en Data/Contracts In Progress dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Contrapartes, que vive en Data/Counterparties dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Contratos lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: todos los contratos del registro · lo que hay que decidir · en qué punto está cada uno · en el registro · contratos por contraparte · alertas de riesgo · trámites y lo que debes · a quién se debe · repasar tus contratos · en negociación, por etapa · periodos de preaviso · plazos a lo largo del año · cómo funciona este panel.

Las conexiones, de un vistazo: Captura de contratos escribe en Registro de contratos · Contratos muestra Registro de contratos · Vigilancia de renovaciones mantiene al día Contratos · Hawthorn ejecuta Vigilancia de renovaciones · Vigilancia de renovaciones mantiene al día Registro de contratos · Vigilancia de renovaciones mantiene al día Registro de obligaciones · Hawthorn cuenta con Captura de contratos · Captura de contratos escribe en Contrapartes · Obligaciones y trámites escribe en Registro de obligaciones · Del contrato a la firma escribe en Contratos en negociación · Renovar o salir actualiza Registro de contratos · Contratos muestra Registro de obligaciones · Contratos muestra Contratos en negociación · Hawthorn cuenta con Obligaciones y trámites · Hawthorn cuenta con Renovar o salir · Hawthorn cuenta con Del contrato a la firma.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Llena el registro de una sentada y detente cuando te aburras. Hawthorn te muestra primero todo el terreno (software y servicios, proveedores, locales, seguros, finanzas, acuerdos con clientes, contratistas, alianzas, confidencialidad) y luego va de uno en uno. Con tres contratos ya tienes un registro que funciona; los que olvidaste pueden sumarse después, y el panel es honesto en cualquier caso.
• Lee Lo que hay que decidir el lunes por la mañana, después de que la Vigilancia de renovaciones haya repasado el registro. Va de lo más próximo a lo más lejano y, junto con Trámites y lo que debes, es donde el panel te pide algo: un contrato ahí es una decisión que tomar esta semana, no algo por lo que preocuparse. Todo lo demás del panel es contexto.
• Toma “Preaviso hasta” como aritmética, no como palabra sagrada. Es el fin del plazo menos el periodo de preaviso, y Hawthorn lo dice cada vez; así que, antes de actuar sobre una de esas fechas, abre el contrato y compruébala. Si falta cualquiera de las dos cifras, no se muestra ninguna fecha y el contrato aparece en Alertas de riesgo, que es justo donde corresponde una pregunta sin respuesta.
• Cuando tengas el contrato, suéltalo en tu bóveda. Captura de contratos lee directamente de él las partes, el plazo, cómo se renueva y el periodo de preaviso, anota dónde está la copia, y nunca más tienes que buscar el PDF para responder “¿cuánto preaviso les debemos?”.
• Cuenta los cambios como se los contarías a un colega (“renovamos el contrato de limpieza, va hasta marzo del año que viene y ahora son sesenta días de preaviso”) y la fila se actualiza. Esa es la corrección que mantiene el panel fiel entre un lunes y otro.
• Cuando se acerque una renovación, pídele a Hawthorn que la exponga. Renovar o salir pone lado a lado el costo, el plazo, la fecha de preaviso, cómo dice el contrato que se da el preaviso, lo que aún se debe en virtud de él y cómo has dicho que se usa, guarda el informe en Contracts/Briefs/ de tu bóveda y deja la decisión en tus manos. Pregunta hacia dónde se inclina Hawthorn y te dice por qué, a partir de los datos, con la aclaración de que es una opinión, no asesoramiento legal, y de que vale la pena consultar a un abogado u otro profesional; cuando decidas salir, redacta el preaviso para que lo envíes tú. Una vez al año, Repasar tus contratos, en el panel, te lleva por cada contrato vigente para anotar qué has decidido y cómo se usa cada uno, que es lo que lee el informe.
• Lleva la mitad de cumplimiento en el mismo panel. Pregúntale a Hawthorn qué tiene que presentar tu negocio y Obligaciones y trámites busca cada uno en la fuente oficial que corresponde al lugar donde estás, nombra la página y pone en el Registro de obligaciones solo lo que confirmas; lo que tu contador ya te ha dicho se anota tal como lo dijiste. Si no encuentra la guía oficial, lo dice y no escribe nada de memoria. Trámites y lo que debes los enumera con lo más próximo primero: marca uno cuando esté hecho y di dónde está la prueba, y el siguiente se añade cuando le vuelve a tocar.
• Señálale a Hawthorn un contrato archivado y pregúntale qué debes en virtud de él. Las cuotas, los informes y las fechas que el propio documento indica pasan al Registro de obligaciones con la cláusula en la que están; lo que exige leer la cláusula se nombra y se deja para ti o para una persona calificada, y nunca se interpreta.
• Cuéntale a Hawthorn de un contrato que aún estás acordando y Del contrato a la firma lo sigue etapa por etapa en Contratos en negociación; En negociación, por etapa muestra en qué punto está cada uno, y una vez firmado se suma al registro con su fecha de preaviso calculada. Con quién tratas en cada contraparte, y adónde dice su contrato que van los avisos, se guarda en Contrapartes.
• Cuéntale a Hawthorn los datos fijos una sola vez: con cuánta antelación quieres el aviso antes de una fecha de preaviso, cómo llamas a cada proveedor y qué contratos no importan nunca. Si los avisos de renovación llegan por correo, dilo y activa esa comprobación por su nombre: no se lee nada fuera de tus propios registros hasta que lo hagas.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Con cuánta antelación quieres el aviso antes de una fecha de preaviso: noventa días de serie, dicho una vez como regla fija o ajustado contrato por contrato.
• Cómo se llama cada contrato y cada contraparte: el nombre del registro es la palabra que Hawthorn te devuelve.
• Si la vigilancia del lunes lee o no el correo en busca de avisos de renovación. No lo hace hasta que nombres esa comprobación, y solo busca avisos de las partes que ya están en tu registro.
• Cuándo se ejecuta la vigilancia, o pausarla y llevar el registro a mano: la aritmética se rehace cada vez que mencionas un contrato, en cualquier caso.
• Qué pasa con un contrato que termina: márcalo como retirado y la vigilancia del lunes deja de avisar sobre él. La fila se queda con su historial y sigue contando en el panel, mostrada como retirada.
• Qué hay en el Registro de obligaciones: solo entra lo que confirmas que te corresponde, y lo que ya no te corresponde se marca como no necesario en lugar de borrarse, así que su historial se queda.
• Dónde estás y qué tipo de negocio llevas: se dice una vez, se guarda como dato fijo y se usa cada vez que se busca un trámite.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Al añadir el Kit, lo primero es “Conoce a Hawthorn” y no una primera revisión, porque los contratos que te obligan viven en tu cabeza y en una carpeta, no en ninguna cuenta que este Kit pueda leer. Hawthorn parte de lo que 1Presence ya sabe: los contratos que has mencionado y cualquier contrato firmado o carta de renovación que haya en tu bóveda, que te devuelve para que los confirmes, cada uno con su procedencia, así que solo rellenas los huecos. Luego un selector de opción múltiple ofrece el resto del terreno, para que el contrato en el que no habrías pensado tenga su oportunidad, y Hawthorn toma de uno en uno los que elijas: cómo lo llamas, con quién es, más o menos cuándo termina el plazo, si se renueva solo y cuánto preaviso necesita. Antes de terminar pregunta una sola vez si hay trámites, declaraciones o licencias que quieras llevar aquí también, y si no, los deja.
2. Cada contrato se escribe en el Registro de contratos a medida que se acuerda, no todo junto al final, así que parar después de tres te deja un registro que funciona. Lo que no tengas claro se deja en blanco en vez de adivinarlo: un contrato sin fecha aparece sin fecha, que es lo honesto, y sale en Alertas de riesgo en vez de contar como si estuviera bien.
3. Hasta que el registro tiene su primera fila no hay nada que vigilar, así que la Vigilancia de renovaciones se salta su ejecución del lunes y deja una tarjeta en tu bandeja de entrada de 1Presence, con la voz de Hawthorn, ofreciéndote esa misma conversación. Lo que siga faltando después, como un contrato sin fecha de fin o uno que se renueva y no tiene periodo de preaviso, espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Hawthorn, y Hawthorn te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile que una parte no se aplica a ti, o que ya terminaste la puesta en marcha, y deja de preguntar.
4. A partir de ahí, la vigilancia se ejecuta los lunes por la mañana: recalcula cada fecha de preaviso a partir del plazo y del periodo de preaviso, calcula en qué punto está cada contrato frente a tu margen de aviso, vuelve a dibujar el panel y deja una tarjeta solo cuando una fecha de preaviso entra en ese margen, dentro de sesenta días o de treinta, o pasa, cuando un plazo termina, o cuando algo del Registro de obligaciones entra en ese mismo margen o pasa su fecha sin hacerse. Cuando se marca un trámite que vuelve a tocar, añade el siguiente.
5. De serie, el Kit no lee nada fuera de tus propios registros. Dile a Hawthorn que los avisos de renovación llegan por correo y activa esa comprobación por su nombre, y la vigilancia del lunes leerá exactamente lo que nombraste, y nada más.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

Convivir con un Kit — la guía de Kits →

← Todos los Kits