Pipeline de ventas

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión del pipeline se ejecuta mañanas entre semana · 8:00 y mantiene al día el panel Pipeline. Cada mañana laborable: lee lo que llegó, mantiene al día el último paso, el siguiente paso y las tareas de cada negocio, y cambia una etapa solo donde el correo muestra que cambió.
• Consolidación de la previsión se ejecuta viernes · 17:00 y mantiene al día el panel Pipeline. Los viernes por la tarde: suma la semana, recalcula la previsión ponderada y la tasa de éxito, y dice qué se movió de verdad.
• Resumen del contacto se ejecuta cuando lo pides, desde el escritorio de llamadas. Antes de marcar: un resumen breve de un contacto, escrito en el registro de contactos.
• Investigación de la organización se ejecuta cuando lo pides, desde el escritorio de llamadas. Los datos que tu equipo guarda de cada organización, buscados una vez y compartidos por todos los que la llaman.
• Resumen de llamadas del equipo se ejecuta mañanas de días laborables · 8:30. Mañanas de días laborables: las llamadas de ayer por persona, frente a los objetivos de cada una.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de negocios, que vive en Data/Deal Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Tareas de negocios, que vive en Data/Deal Tasks dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de contactos, que vive en Data/Lead Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de llamadas, que vive en Data/Call Log dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Aprobaciones de descuentos, que vive en Data/Discount Approvals dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Plantillas de seguimiento, que vive en Data/Follow-up Templates dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Objetivos del equipo, que vive en Data/Team Targets dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Pipeline lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: etapa · este negocio · pipeline abierto ponderado · tasa de éxito, últimos cuatro trimestres · negocios en el registro · el pipeline, por etapa · hacia dónde va el trimestre · negocios estancados: más tiempo en una etapa · tasa de éxito, trimestre a trimestre · próximas acciones, por fecha de vencimiento · cada negocio y en qué punto está · el tablero del pipeline · tareas, las más próximas primero · cómo funciona este panel · el registro.
• El panel Llamadas lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: llamadas de hoy · minutos hablados hoy · este contacto · llamar · llamadas de hoy, según cómo terminaron · llamadas anteriores a este contacto · tu lista de llamadas.

Las conexiones, de un vistazo: Bracken cuenta con Captura de negocios · Bracken cuenta con Repaso del pipeline · Bracken cuenta con Resumen de llamada · Bracken cuenta con Secuencias de seguimiento · Bracken cuenta con Descuentos y motivos de cierre · Bracken cuenta con Seguimientos con plantilla · Bracken cuenta con Nota de traspaso · Resumen de llamada escribe en Registro de contactos · Llamadas muestra Registro de contactos · Llamadas muestra Registro de llamadas · Captura de negocios escribe en Registro de negocios · Revisión del pipeline escribe en Registro de negocios · Captura de negocios escribe en Tareas de negocios · Revisión del pipeline escribe en Tareas de negocios · Secuencias de seguimiento escribe en Tareas de negocios · Secuencias de seguimiento escribe en Registro de negocios · Descuentos y motivos de cierre escribe en Aprobaciones de descuentos · Descuentos y motivos de cierre escribe en Registro de negocios · Seguimientos con plantilla escribe en Plantillas de seguimiento · Seguimientos con plantilla lee Registro de negocios · Nota de traspaso lee Registro de negocios · Nota de traspaso lee Tareas de negocios · Nota de traspaso lee Aprobaciones de descuentos · Pipeline muestra Registro de negocios · Pipeline muestra Tareas de negocios · Revisión del pipeline mantiene al día Pipeline · Consolidación de la previsión mantiene al día Pipeline · Bracken ejecuta Revisión del pipeline · Bracken ejecuta Consolidación de la previsión · Resumen del contacto escribe en Registro de contactos · Investigación de la organización escribe en Registro de contactos · Bracken ejecuta Resumen del contacto · Bracken ejecuta Investigación de la organización · Resumen de llamadas del equipo lee Registro de llamadas · Resumen de llamadas del equipo lee Objetivos del equipo · Bracken ejecuta Resumen de llamadas del equipo.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Lee el panel el lunes por la mañana y otra vez después de la consolidación del viernes. El lunes te dice qué movió la Revisión del pipeline durante el fin de semana y qué se ha quedado quieto; el viernes, cuánto pesa ahora tu pipeline abierto y qué negocios lo cambiaron. “Negocios estancados” es la señal honesta: se mide, no se juzga; más de treinta días en una etapa, el más largo primero.
• Dale a cada negocio abierto un valor y una probabilidad, aunque sea a ojo. La previsión no es más que el valor por la probabilidad, sumado sobre los negocios abiertos, así que un negocio sin probabilidad simplemente no entra —y Bracken dice cuántos quedaron fuera en lugar de adivinar por ti—. Ese es todo el trato: los números son tuyos; las cuentas, de Bracken.
• En la primera conversación, dile a Bracken cómo llamas TÚ a tus etapas. El registro guarda seis fijas para poder dibujar el embudo en orden, pero a partir de ahí Bracken habla con tus palabras —“Descubrimiento”, “Precios”, “Papeleo”— y escribe debajo las seis. Es una sola frase, y hace que cada intercambio posterior suene a tu negocio y no a un CRM.
• Cuenta un avance como lo dirías de un escritorio a otro —“Northwind pasó a propuesta, sesenta por ciento, mando las condiciones el viernes”— y Captura de negocios cambia la etapa, anota el día en que se movió y registra la próxima acción con su fecha. Desde ese día cuenta “Negocios estancados”, así que mencionarlo de pasada es lo que mantiene honesta la antigüedad. Cuando un hilo resulte no haber sido nunca un negocio, dilo también: se aparta y pierde su etapa, así que sale del embudo y de todas las cifras sin borrarse, y sin darse por perdido ni rebajar en silencio tu tasa de éxito.
• Antes de una conversación sobre la previsión, pide el recorrido: “repasa el pipeline conmigo”. Repaso del pipeline te lo lee etapa por etapa, con valores, probabilidades y días en cada etapa, y muestra las cuentas detrás de la previsión para que puedas comprobarla en vez de fiarte. Pregunta por un negocio por su nombre y tendrás ese negocio, más lo que haya surgido sobre el cliente en tus conversaciones.
• Abre la app propia del kit para la jornada. «Hoy» muestra los negocios que necesitan algo de ti, «Negocios» y «Tablero» contienen el pipeline, y «Pronóstico» enseña las cuentas detrás de la cifra de la semana; mover una tarjeta en el tablero mueve el negocio en el registro. Trabaja la lista de llamadas desde la «Mesa de llamadas» de la app: inicia la llamada y tu navegador llama al contacto —o primero suena tu propio teléfono, si lo prefieres— mientras Bracken te pone al día sobre quién es. Al colgar, el resultado es una tecla y la llamada pasa al historial del contacto. Si tu equipo graba las llamadas, un administrador puede activar un breve aviso que la otra persona oye antes de oírte a ti.
• Planifica una secuencia de seguimientos en una sola frase: «una llamada el jueves, un correo el lunes siguiente, una última llamada ese viernes». La habilidad Secuencias de seguimiento archiva cada paso como una tarea con fecha en ese negocio, cuenta cualquier fecha que no dijiste tal cual para que compruebes la suma antes de archivar, y mantiene la próxima acción del negocio en el paso más próximo que siga abierto. Bracken nunca decide cuántos seguimientos hay ni cuánto los separa, así que di tu espaciado habitual una vez y queda guardado como preferencia. Una secuencia no se detiene sola cuando un comprador responde: marca un paso como hecho o pide que se descarte el resto.
• Cuenta un descuento de pasada: «Halden quiere un diez por ciento de descuento el primer año, se lo pasé a finanzas». La habilidad Descuentos y motivos de cierre lo anota en Aprobaciones de descuentos, junto al negocio, y luego archiva la decisión, quién la tomó y cuándo, en cuanto dices cómo volvió. Pregunta qué espera una decisión y lo que lleva más tiempo esperando va primero. Bracken nunca aprueba, rechaza ni aconseja sobre un descuento, y uno aprobado no cambia nada en el negocio hasta que le das un valor nuevo. Tampoco calcula un precio con descuento ni escribe el presupuesto: el Kit no escribe propuestas ni presupuestos.
• Dile a Bracken por qué se ganó o se perdió un negocio con tus propias palabras, el día en que se cierra o cuando quieras después: «se fueron con una solución interna», «nos eligieron por el soporte». Nunca pregunta por qué sin que se lo pidas y nunca aporta un motivo. Cuando quieras ver el patrón, pregunta «¿por qué perdemos?»: ofrece grupos en forma de preguntas, tú los nombras, y desde entonces cuenta los negocios de cada grupo y muestra la suma.
• Guarda como plantillas los seguimientos que escribes una y otra vez: «guarda eso como mi nota de después de la propuesta». La habilidad Seguimientos con plantilla conserva tu texto exactamente como lo escribiste, así que marca los huecos como prefieras, [nombre] o {negocio}. Luego «usa mi nota de después de la propuesta para Northwind» los completa con el registro del propio negocio y deja el borrador en tus borradores de correo. Un hueco que el registro no puede completar queda como un corchete para ti, y nunca se rellena un precio, un descuento ni una condición. Cuando se gana un negocio, pide «la nota de traspaso de Northwind». La habilidad Nota de traspaso la escribe a partir del propio registro del negocio en tu bóveda, en Sales/Hand-overs, enumera lo que el registro no tiene para que quien lo ejecute sepa qué preguntar, y no se la envía a nadie. Bracken no ofrece una sin que se la pidas.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Cómo llamas a cada etapa y cómo se corresponden tus palabras con las seis que guarda el registro: dilo una vez y Bracken hablará con las tuyas a partir de entonces.
• Qué significa para ti una probabilidad, y una meta trimestral si fijas una; la meta se dibuja sobre la previsión, como una simple resta y nada más.
• Qué cuenta como un negocio que vale la pena registrar: remitentes y tipos de hilo que la revisión no debe volver a registrar nunca.
• Cuándo se ejecutan la Revisión del pipeline y la Consolidación de la previsión, o pausar cualquiera de las dos y llevar el registro a mano.
• Si Bracken puede leer un CRM que ya uses —HubSpot, una vez que lo conectes—: solo lectura, y solo porque tú lo dijiste.
• Cómo espacias tus seguimientos, dicho una vez, y los nombres de los grupos en los que pones por qué ganas o pierdes los negocios.
• Quién autoriza un descuento, y a partir de qué nivel, si tienes una regla: Bracken te la devuelve como una pregunta y nunca la aplica por ti.
• El texto de tus plantillas de seguimiento, todas las que quieras, y cuáles has dejado de usar.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. La instalación termina en la pantalla de la primera revisión, donde se pide el permiso para leer tu correo: ese es todo el argumento, así que la petición va delante, donde tiene sentido. Iníciala y Bracken recorre seis meses de tu correo en busca de los hilos en los que se envió o se pidió una propuesta, un presupuesto, una estimación o un alcance. Cada uno se convierte en un negocio del registro con el cliente, la etapa a la que había llegado el hilo y el día en que llegó; el valor, la probabilidad, la fecha de inicio y la duración quedan en blanco, porque esas cifras son tuyas y nada aquí va a inventarlas. Lee; nunca responde, nunca redacta y nunca toca un CRM. Es una ejecución real y gasta créditos como cualquier otra.
2. Cuando termina esa primera revisión, Bracken deja una tarjeta con lo que encontró —cuántos negocios y de cuántos clientes— y una invitación a repasarlos: cuáles son de verdad negocios (lo que era una entrega, un presupuesto de un proveedor o un hilo interno se aparta, nunca se borra), cómo llamas a tus propias etapas, cuánto vale aproximadamente cada negocio y qué significa para ti, en realidad, una probabilidad. Ahí también nombras los negocios acordados en una llamada que el correo nunca vio, y fijas una meta trimestral si la tienes.
3. Bracken parte de lo que 1Presence ya sabe: lo que le has contado antes y cualquier propuesta, presupuesto u hoja de pipeline que haya en tu bóveda. Te ofrece lo que encuentra para que digas que sí, y pregunta solo por los huecos.
4. Si te saltas la revisión, el registro funciona igual a mano: Bracken te pregunta cómo llamas a tus etapas y qué significa para ti una probabilidad, y luego toma uno a uno los negocios que se te ocurran. Nada de esa conversación toca tu correo, y la Revisión del pipeline espera en tu pantalla de Rutinas hasta que decidas ejecutarla.
5. Lo que siga en blanco espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Bracken, y Bracken te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen: un negocio sin valor, sin probabilidad o sin siguiente acción, o uno acordado en una llamada o en una reunión que el correo nunca vio. Dile que una parte no se aplica a ti, o que ya terminaste la puesta en marcha, y deja de preguntar.
6. A partir de ahí, la revisión se ejecuta cada mañana de día laborable a las 8:00, lee solo lo nuevo y cambia una etapa solo cuando el correo muestra claramente que se movió: una propuesta enviada, condiciones intercambiadas, una aceptación, un no. El silencio nunca mueve nada. Solo deja una tarjeta cuando algo se movió o algo vence. Y cada viernes a las 17:00 la consolidación recalcula la previsión y la tasa de éxito, vuelve a dibujar la proyección y deja una tarjeta breve: qué se movió, cuál es la previsión y qué negocios la cambiaron.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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