Informes para el consejo e inversores

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Dossier mensual se ejecuta el día 3 de cada mes · 8:00 y mantiene al día el panel Dossier del consejo. El día 3 de cada mes: lee los Kits que uses, escribe el próximo informe y marca las secciones que redactó.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Instantáneas de KPI, que vive en Data/KPI Snapshots dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Secciones del dossier, que vive en Data/Pack Sections dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Peticiones a inversores, que vive en Data/Investor Asks dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Agenda del consejo, que vive en Data/Board Agenda dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Acciones del consejo, que vive en Data/Board Actions dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Lectores del informe, que vive en Data/Update Readers dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Resoluciones del consejo, que vive en Data/Board Resolutions dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Dossier del consejo lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: el informe de este mes: lo que aún necesita · peticiones: en qué punto están · los últimos dossiers · efectivo en el banco · runway · pipeline ponderado · aRR · efectivo en el banco, informe a informe · aRR, informe a informe · resoluciones y consentimientos: en qué punto están · acciones del consejo, las abiertas primero · recorrer la agenda del consejo · cada cifra reportada y en qué se apoyó · cómo funciona este panel.

Las conexiones, de un vistazo: Tarn cuenta con Captura de peticiones · Tarn cuenta con Redacción del dossier · Tarn cuenta con Reunión del consejo · Tarn cuenta con Registro de resoluciones · Captura de peticiones escribe en Peticiones a inversores · Redacción del dossier escribe en Secciones del dossier · Dossier mensual escribe en Secciones del dossier · Dossier mensual registra Instantáneas de KPI · Dossier del consejo muestra Secciones del dossier · Dossier del consejo muestra Instantáneas de KPI · Dossier del consejo muestra Peticiones a inversores · Dossier mensual mantiene al día Dossier del consejo · Tarn ejecuta Dossier mensual · Reunión del consejo escribe en Agenda del consejo · Reunión del consejo mantiene Acciones del consejo · Registro de resoluciones mantiene Resoluciones del consejo · Redacción del dossier mantiene Lectores del informe · Dossier mensual lee Lectores del informe · Dossier del consejo muestra Agenda del consejo · Dossier del consejo muestra Acciones del consejo · Dossier del consejo muestra Resoluciones del consejo.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Dedica la primera sesión a la lista de secciones, no a las cifras. Lo que Tarn puede redactar depende por completo de lo que tu registro de Secciones del dossier dice que debe contener el informe, y de qué secciones marcas como tomadas de tus Kits o como tuyas para escribir. Diez minutos ahí son toda la configuración, y es la única parte que nadie más puede hacer por ti.
• Mira el panel el día 3, cuando ya se haya ejecutado el Dossier mensual. Responde a una sola pregunta (qué te queda por escribir) y la responde como un hueco, no como una lista de casillas, porque las secciones que te toca escribir nunca se marcan hasta que las escribes. Todo lo marcado como tomado de tus Kits ya estará redactado.
• Lee las cuatro cifras siempre con la línea que llevan debajo, nunca sin ella. Cada una dice en qué se apoya: en qué mes se midió el consumo de caja, cuántos negocios abiertos se ponderaron y con las probabilidades de quién, cuántas cuentas cubre el valor de la cartera. Esa frase es lo que permite repetir un número sin riesgo ante alguien que no estaba en la sala, y es la primera que la gente omite.
• Toma un guion como información. Donde una cifra aparece como un guion, el Kit que la aporta no está instalado en esta cuenta: Finanzas de startup y runway para el efectivo y el runway, Pipeline de ventas para el pipeline ponderado, Éxito de cliente y renovaciones para el valor de la cartera. Tarn nunca pondrá un cero ahí, y lo que llena el hueco es instalar ese Kit.
• Di tus peticiones en voz alta cuando las haces: “le pedí a Northwind dos presentaciones”, “Fabrikam va a revisar la página de precios”. Captura de peticiones pone cada una en la lista con su fecha, la sección de peticiones del siguiente informe se escribe sola a partir de las que siguen abiertas, y nada de lo que pediste caduca en silencio.
• Edita el borrador y deja que Tarn vea la forma en que lo dejaste. El dossier se escribe en Board Updates/ dentro de tu bóveda y se queda ahí: nunca envía nada. Si reescribes una y otra vez la misma sección, dilo: la lista de secciones es tuya para cambiarla, y retirar una sección que ya no reportas es cuestión de una línea.
• Antes de una reunión del consejo, pide la agenda: “el consejo trimestral es el 15 y tenemos que aprobar el presupuesto”. Reunión del consejo la arma a partir de lo que dices, de las acciones del consejo que siguen abiertas y de las resoluciones que piensas presentar. En la sala, “Recorrer la agenda del consejo”, en el Dossier del consejo, te lleva por ella punto por punto, con una marca y una línea para el acta en cada uno. Después pide el acta: Tarn escribe un borrador a partir de esas líneas y de nada más, para que quien preside lo apruebe, y las acciones pasan al panel, donde las marcas como hechas y la siguiente agenda arranca con lo que siga abierto.
• Dile a Tarn cuándo se aprueba una resolución o cuándo llega un consentimiento, y quién lo aprobó: el Registro de resoluciones guarda cuándo y por quién. Pega el texto que tú o tu asesor legal dejaron cerrado y se copia exactamente tal cual; Tarn nunca escribe el texto de una resolución y nunca dice que una se aprobó en debida forma.
• Di quién lee el informe y qué busca cada uno (“Lena siempre quiere la retención neta”). Tarn revisa cada borrador contra tus Lectores del informe y te avisa cuando alguien busca algo que ninguna sección cubre; añadir una o no lo decides tú.
• Mira el panel para ver los gráficos, no el borrador. Un gráfico no puede entrar en un documento de tu bóveda, así que el borrador lleva una tabla pequeña con cada cifra en los informes anteriores, y el Dossier del consejo dibuja el efectivo y el ARR informe a informe a partir de las mismas cifras.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Qué contiene el informe. Añade una sección, cámbiale el nombre a otra o retira la que ya no reportas: lo dices, la lista cambia y el siguiente dossier la sigue.
• Qué secciones redacta Tarn y cuáles son tuyas. Una sección marcada como tomada de tus Kits se escribe a partir de tus registros; una marcada como tuya para escribir recibe su título y una línea que dice lo que necesita, sin nada inventado de por medio.
• Cuándo se redacta el dossier, o pausar la rutina y pedir un borrador cuando lo necesites: “tenemos reunión del consejo el jueves” lo compone al momento a partir de los mismos registros.
• Cómo se lee el informe: su extensión, cómo empieza, lo que nunca pones por escrito. Reescribe un borrador, di qué cambiaste y Tarn lo conserva.
• Cuándo deja de ser útil una petición. Ponle una fecha y envejece contra ella; déjala en blanco y simplemente se queda en la lista hasta que tenga respuesta.
• Dónde viven los borradores: Board Updates/ en tu bóveda, un documento por informe, con el nombre de su mes, y los borradores del acta en Board Meetings/. Las carpetas son fijas, para que el panel siempre encuentre los últimos dossiers; copia un borrador a donde quieras una vez escrito.
• Quién lee el informe y qué busca cada uno. Añade un lector, retira a otro o di que alguien ahora quiere ver otra cosa, y el siguiente borrador se revisa contra eso.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Añadir el Kit abre una conversación en lugar de una revisión: “Conoce a Tarn”. No hay ningún conector que autorizar y nada se ejecuta por su cuenta hasta que hayas dicho qué es el informe, porque este Kit lee tus propios registros y tus propias palabras, y nada más.
2. Antes de preguntarte nada, Tarn parte de lo que 1Presence ya sabe: lo que le has contado, y un informe anterior o una lista de inversores de tu bóveda. Te ofrece lo que encuentra para que lo confirmes, usa los encabezados de un informe anterior como lista inicial de secciones y nunca copia una cifra de un informe viejo. Después pregunta solo por lo que aún falta.
3. Son tres cosas como máximo. A quién va el informe y cómo le llega (cada persona que nombras entra en tu lista de Lectores del informe, con lo que busca si lo dices), y deja claro una vez, sin rodeos, que Tarn redacta y tú envías. Qué tiene que contener el informe, ofrecido como una breve lista para elegir sobre el terreno habitual (efectivo y runway, pipeline, ingresos y retención, producto, equipo, riesgos, lo que necesitamos de ustedes) con espacio para tus propias secciones, sin las que ya encontró. Y cada cuánto se envía.
4. Cada sección que nombras se escribe directamente en el registro de Secciones del dossier en cuanto la dices, marcada como tomada de tus Kits (donde las cifras salen de un registro que Tarn puede leer) o como tuya para escribir. Esa lista es lo que dibuja el panel Dossier del consejo, así que el panel deja de estar vacío durante la conversación, no después.
5. Hacia el final, Tarn comprueba qué Kits hermanos tiene realmente esta cuenta y dice qué cifras podrá leer. Donde falta uno, lo dice en ese momento, en lugar de dejar que lo descubras un mes después por un hueco en el panel.
6. Lo que siga faltando espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Tarn, y Tarn te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile a Tarn que una parte no se aplica a ti, como decir quién lee el informe, o que ya terminaste de configurar, y deja de preguntar.
7. A partir de ahí, el Dossier mensual se ejecuta el día 3 de cada mes, dos días después del cierre contable: redacta el siguiente informe en Board Updates/ dentro de tu bóveda, sección por sección, marca lo que redactó, vuelve a dibujar el panel y deja una tarjeta. Mientras la lista de secciones esté vacía, la rutina no se ejecuta y deja una invitación en lugar de funcionar sobre la nada.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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