Facturas y suministros

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión de facturas se ejecuta lunes · 7:00 y mantiene al día el panel Facturas de un vistazo. Semanal: encuentra facturas nuevas en tu correo y avisa de lo que está por vencer.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de facturas, que vive en Data/Bills Record dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Servicios y contratos, que vive en Data/Bill Supplies dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Partes de factura, que vive en Data/Bill Shares dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Facturas de un vistazo lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: aún por pagar · pagado frente a pendiente · facturas registradas · total facturado · costo a lo largo del tiempo · adónde va · servicios y contratos · cómo funciona este panel.

Las conexiones, de un vistazo: Captura de facturas escribe en Registro de facturas · Conciliación de extractos marca como pagado en Registro de facturas · Facturas de un vistazo muestra Registro de facturas · Revisión de facturas mantiene al día Facturas de un vistazo · Contratos y débitos automáticos mantiene Servicios y contratos · Problemas con facturas lee Servicios y contratos · División de facturas mantiene Partes de factura · Facturas de un vistazo muestra Servicios y contratos · Revisión de facturas actualiza Servicios y contratos.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Deja que la revisión del lunes haga la lectura; lo tuyo es el vistazo. Abre Facturas de un vistazo a mitad de semana: Aún por pagar muestra lo que está sin pagar, con lo que vence antes primero. Paga desde la lista y no de memoria, y marca cada factura cuando la pagues.
• Una factura que llega fuera del correo (una factura en papel a la que le tomas una foto, un mensaje del arrendador) va a Bursar con una frase sobre qué es. Captura de facturas la archiva donde la habría archivado la revisión.
• Añade un extracto bancario a tu bóveda una vez al mes y dilo. Conciliación de extractos marca como pagadas las facturas que encuentra, así que “pendiente” sigue siendo honesto sin que tengas que marcar nada.
• Hazle a Bursar las preguntas que una hoja de cálculo te obligaría a calcular: “cuánto gastamos en energía el invierno pasado”, “qué proveedor ha subido más”. Las respuestas salen de tu propio registro.
• Cuando una factura esté mal o falte, corrige el registro o dilo en el chat. Bursar aprende los nombres de los proveedores y las categorías que usas.
• Cuéntale a Bursar de cada servicio una sola vez: con quién está, la tarifa, cuándo termina el contrato o el precio fijo, cuánto cuesta salir antes de tiempo y el débito automático. Contratos y débitos automáticos los guarda en Servicios y contratos y pone en el calendario financiero compartido el fin de cada contrato y cualquier cambio de débito automático. La revisión del lunes se da cuenta de la carta de un proveedor que cambia cualquiera de los dos.
• Cuando una factura parezca incorrecta, dilo, y dale a Bursar las lecturas del medidor si la factura no las muestra. Problemas con facturas la revisa a partir de las lecturas y de los precios que imprime la factura, con cada paso a la vista, y redacta una queja para que la envíes si la cuenta no cuadra. Si llevas tus lecturas en el Kit Casa y mantenimiento, las lee desde allí.
• Si pagar se está poniendo difícil, pregunta qué ayudas hay. Bursar busca las ayudas que describen las fuentes oficiales y te dice a quién dice la página de cada una que va dirigida. Si cumples los requisitos, eso lo dice la ayuda, no Bursar.
• Reparte las facturas del hogar con División de facturas: di quiénes participan y cómo las repartes (a partes iguales, por partes fijas o por los días que estuvo cada persona). Bursar calcula cada parte, muestra la cuenta y guarda en Partes de factura quién debe qué hasta que se devuelva. Nadie más inicia sesión y no se envía nada.
• Pregunta cómo funciona un tipo de tarifa, o cuánto costaría tu propio consumo con los precios de un presupuesto. Bursar lo explica a partir de una fuente oficial y muestra la cuenta. Qué proveedor o tarifa eliges es siempre cosa tuya: nunca recomienda una.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Qué proveedores cuentan como facturas del hogar y cuáles son otra cosa.
• Con cuánta antelación quieres el aviso antes de un vencimiento.
• Cómo se agrupan las facturas en el panel.
• Qué servicios están en Servicios y contratos, y el fin de contrato y el débito automático de cada uno.
• Cómo reparte tu hogar una factura y quiénes participan.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Al añadir el Kit se ofrece la primera revisión enseguida: conecta tu correo en la misma pantalla, inícialo con un toque y mira cómo repasa hasta dos años de facturas y dibuja el panel, útil antes de que hayas dicho una palabra. ¿Prefieres no conectar el correo? Cuéntale a Bursar quién te factura y el registro se construye a mano.
2. Empieces como empieces, Bursar parte de lo que 1Presence ya sabe: lo que le has contado antes y las facturas, los extractos o las cartas de proveedores que haya en tu bóveda. Te ofrece lo que encuentra para que lo confirmes, y solo pregunta por lo que falta.
3. Cuando termina esa primera revisión, Bursar deja una nota breve en tu bandeja de entrada de 1Presence con lo que archivó (cuántas facturas y de cuántos proveedores) y te invita a dedicarle unos minutos juntos para completar lo que el correo no podía mostrar: un importe que solo venía en un adjunto o en el sitio del proveedor, o quien te facture en papel. La misma tarjeta ofrece ejecutar la revisión a los pocos minutos de que llegue correo nuevo de los remitentes que leyó, además de en su horario: basta un toque para decir que sí, hasta 24 ejecuciones extra al día, por ahora solo con Gmail.
4. Lo que siga en blanco te espera en la página del Kit, con un camino de vuelta a Bursar, y Bursar te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile que algo no aplica en tu caso, o que ya terminaste de configurarlo, y deja de preguntar.
5. A partir de ahí, solo levanta una tarjeta cuando algo vence pronto, está vencido o parece que falta una factura habitual o llegó sin su importe (y dice dónde conseguirla), y una vez cuando un contrato termina dentro de 60 días o está por cambiar un débito automático.
6. Añade un extracto bancario a tu bóveda y díselo a Bursar, y Conciliación de extractos marca lo que ya está pagado.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

Convivir con un Kit — la guía de Kits →

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