Gastos y recibos

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión de recibos se ejecuta lunes · 7:15 y mantiene al día el panel Gastos. Los lunes: encuentra los recibos que llegaron, archiva cada uno y suma lo que está pendiente de reclamar.
• Informe mensual se ejecuta el día 1 de cada mes · 8:00 y mantiene al día el panel Gastos. El día 1: el total del mes y los recibos reembolsables en una sola hoja en tu bóveda.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Libro de gastos, que vive en Data/Expense Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de kilometraje, que vive en Data/Mileage Log dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Gastos lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: este mes · pendiente de reclamar · recibos en el libro · en qué punto está cada reembolso · adónde va · por proyecto o cliente · mes a mes · los más antiguos por reclamar · el informe de este mes · cómo funciona este panel.

Las conexiones, de un vistazo: Captura de gastos escribe en Libro de gastos · Revisión de recibos escribe en Libro de gastos · Seguimiento de reembolsos escribe en Libro de gastos · Gastos muestra Libro de gastos · Revisión de recibos mantiene al día Gastos · Informe mensual resume Libro de gastos · Finch ejecuta Revisión de recibos · Finch ejecuta Informe mensual · Finch cuenta con Captura de gastos · Finch cuenta con Seguimiento de reembolsos · Reembolsos de kilometraje escribe en Registro de kilometraje · Reembolsos de kilometraje escribe en Libro de gastos · Comprobación del extracto de tarjeta escribe en Libro de gastos · Exportación de reembolsos lee Libro de gastos · Exportación de reembolsos lee Registro de kilometraje · Informe mensual resume Registro de kilometraje · Finch cuenta con Reembolsos de kilometraje · Finch cuenta con Comprobación del extracto de tarjeta · Finch cuenta con Exportación de reembolsos.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Deja que la Revisión de recibos del lunes haga la lectura. Abre Gastos un lunes para ver Este mes y Pendiente de reclamar, y presenta los reembolsos a partir de Los más antiguos por reclamar en lugar de una caja de zapatos: va del más antiguo al más reciente, y una línea que se puso roja lleva más de un mes esperando.
• Menciona un gasto en el momento en que lo pagas —“taxi al cliente, 23,80, lo voy a reclamar”— y Captura de gastos lo archiva donde lo habría hecho la revisión. Un recibo en papel es una foto en el chat: Finch guarda la imagen en Expenses/Receipts dentro de tu bóveda y enlaza la fila a ella, así el recibo nunca se pierde ni se pega en ningún lado.
• Cuando presentes un reembolso, dilo —“presenté el reembolso de agosto”— y cuando te lo paguen, dilo también. Seguimiento de reembolsos mueve las filas, y Pendiente de reclamar se mantiene honesto sin una hoja de cálculo. Pega el comprobante de pago y cuadra los montos por sí solo.
• El día 1, abre la hoja que el Informe mensual escribió en Expenses/Reports —el mes totalizado, cada recibo aún por reclamar con dónde está— y entrégasela a quien paga los reembolsos. El informe de este mes, en el panel, enlaza directamente a ella.
• Hazle a Finch las preguntas que una hoja de cálculo te obligaría a calcular: “¿cuánto lleva costando el trabajo de Northwind?”, “¿cuánto gasté en viajes el trimestre pasado?”. Las respuestas salen de tu propio libro.
• Dile a Finch las reglas fijas una sola vez —“lo que va en la tarjeta de la empresa no se reclama”, “los pasajes de Coastal Rail son de la auditoría Northwind”— y cada revisión archiva según ellas. Cuando una fila esté mal, dilo; esa corrección es lo que mantiene fiel el panel.
• Menciona un trayecto el día que lo haces —“a las oficinas de Northwind, ida y vuelta, 84 millas, por la auditoría”— y Reembolsos de kilometraje lo anota en el Registro de kilometraje con el total a la tarifa de tu empresa, que le dices a Finch una sola vez. Si pides la tarifa oficial de donde trabajas, Finch la consulta y nombra la página y la fecha en que la leyó; esa tarifa se usa solo cuando tú lo dices. El reembolso de cada trayecto va al Libro de gastos, así que se cuenta en el panel y aparece en la hoja del mes junto con tus recibos.
• Dile a Finch una sola vez los límites de tu empresa —“las comidas tienen un tope de 25 por persona”, “los hoteles, hasta 150 la noche”— y un recibo que supere uno queda anotado en su fila como un hecho, con la cifra. Nada se juzga y nada se quita del reembolso: lo que entra sigue siendo decisión tuya. Un recibo pagado en el extranjero conserva los dos importes, con el tipo de cambio y de dónde salió, y el impuesto de un recibo se guarda exactamente como está impreso.
• Cuando llegue el extracto de la tarjeta, añádelo a tu bóveda y pídele a Finch que lo compruebe. Comprobación del extracto de tarjeta escribe una nota breve a su lado: lo que coincidió y las líneas sin recibo en el libro. Dile cuáles de esas fueron por trabajo y entran en el libro. Después pide el reembolso como un archivo con las columnas que quiere el sistema de gastos de tu empresa: Exportación de reembolsos lo escribe en Expenses/Exports para que lo subas, y recuerda las columnas para el mes siguiente. Un extracto que importaste como tabla se comprueba igual, y una línea que etiquetaste con un proyecto conserva ese proyecto cuando entra en el libro.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• La regla de la tarjeta de la empresa y lo que reclamas: se dice una vez y cada revisión posterior archiva según eso.
• Los proyectos o clientes a los que pertenecen los recibos, y qué comercios o trayectos van con cada uno.
• Cómo y cuándo se presentan los reembolsos —cada mes, por viaje, a través de un sistema concreto— para que el informe llegue cuando sirve.
• Cuándo se ejecuta la revisión del lunes, o desactivarla y llevar el libro a mano.
• La tarifa de kilometraje de tu empresa, y si cuentas millas o kilómetros, dicho una sola vez.
• Los límites que fija tu empresa, con tus propias palabras, para que se anote un recibo que supere uno.
• Las columnas, su orden y el formato de fecha que quiere el sistema de gastos de tu empresa, para que el archivo del reembolso salga listo para subir.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Al agregar el Kit se ofrece la primera revisión de inmediato: conecta tu correo en la misma pantalla, iníciala con un toque y mírala leer seis meses de recibos hacia atrás —pasajes, hoteles, planes de software, equipos, comidas fuera, entradas y comisiones— y archivar cada uno con su monto y dónde se guarda el recibo. A qué proyecto pertenece un recibo, y si lo reclamas o no, queda en tus manos en lugar de adivinarse. ¿Prefieres no conectar el correo? Cuéntale a Finch lo que pagaste últimamente, y el libro se arma a mano. Finch parte de lo que 1Presence ya sabe, los recibos y los extractos de tu bóveda y lo que hayas mencionado, y solo pregunta por lo que falta.
2. Cuando termina esa primera revisión, Finch deja una nota breve en tu bandeja de entrada de 1Presence diciendo lo que archivó —cuántos recibos, de cuántos comercios— y te invita a pasar dos minutos juntos para completar lo que el correo no podía mostrar: cuáles de estos reclamas (la regla de la tarjeta de la empresa), un recibo pagado en moneda extranjera que sigue esperando la cifra de la tarjeta, los recibos en papel y los pagos con tarjeta que nunca llegan al correo, qué no es un gasto de trabajo y a qué proyectos o clientes pertenecen los recibos.
3. Lo que siga en blanco espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Finch, y Finch te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Di que una parte no va contigo, o que ya terminaste de configurar, y deja de preguntar.
4. A partir de ahí, la revisión se ejecuta los lunes por la mañana: archiva lo nuevo desde la ejecución anterior, suma este mes y lo pendiente de reclamar, y solo crea una tarjeta cuando un reembolso lleva más de un mes esperando o un recibo no pudo ubicarse.
5. El día 1 de cada mes, el Informe mensual escribe la hoja del mes en tu bóveda, en Expenses/Reports, y pone la línea y el enlace en el panel.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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