Éxito de cliente y renovaciones

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión de cuentas se ejecuta lunes · 9:00 y mantiene al día el panel Cuentas. Los lunes: lee lo que llegó desde la semana pasada, adelanta la última interacción, cuenta los silencios y nombra quién se ha quedado en silencio.
• Cuenta regresiva de renovaciones se ejecuta cada mañana · 7:30 y mantiene al día el panel Cuentas. Cada mañana: lo que se renueva en los próximos noventa días, y una tarjeta el día que una cuenta cruza los 90, 60 o 30.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de cuentas, que vive en Data/Account Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Planes de cuenta, que vive en Data/Account Plans dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Preguntas de la revisión, que vive en Data/Review Questions dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Quién es quién, que vive en Data/Account People dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Cuentas lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: salud · esta cuenta · se renuevan en los próximos 90 días · se renuevan en 90 días, según la salud que fijaste · cuentas registradas · aRR en cartera · aRR en riesgo · planes de cuenta · preguntas para la revisión · en silencio (el silencio más largo primero) · por salud · aRR por renovar, por mes · salud de las cuentas · cómo funciona este panel · todas las cuentas.

Las conexiones, de un vistazo: Myrtle cuenta con Captura de cuentas · Myrtle cuenta con Informe de renovación · Myrtle cuenta con Plan de cuenta y revisión · Myrtle cuenta con Personas de la cuenta · Captura de cuentas escribe en Registro de cuentas · Revisión de cuentas escribe en Registro de cuentas · Personas de la cuenta escribe en Registro de cuentas · Plan de cuenta y revisión escribe en Planes de cuenta · Plan de cuenta y revisión escribe en Preguntas de la revisión · Personas de la cuenta escribe en Quién es quién · Cuentas muestra Registro de cuentas · Cuentas muestra Planes de cuenta · Cuentas muestra Preguntas de la revisión · Revisión de cuentas mantiene al día Cuentas · Cuenta regresiva de renovaciones mantiene al día Cuentas · Myrtle ejecuta Revisión de cuentas · Myrtle ejecuta Cuenta regresiva de renovaciones.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Lee a primera hora “Se renuevan en los próximos 90 días”: la cuenta regresiva lo vuelve a dibujar cada mañana, el valor más alto primero, con la salud que marcaste y cuánto hace del último contacto. Es el único panel que te dice qué hacer hoy, y nada en él es una predicción: es una lista de fechas y un recuento de días.
• Marca una salud en cuanto tengas una opinión, y cámbiala en cuanto esa opinión cambie: basta con “Fabrikam se tambalea”. Myrtle nunca rellena esa columna, así que “ARR en riesgo” y “Por salud” valen exactamente lo que vale tu propio criterio, y una cuenta que dejas como “sin datos” es honestamente desconocida, no una que se da por buena sin decir nada.
• Cuenta lo que notas en cuanto lo notas —“nuestro aliado interno se fue”, “volvieron a mover la revisión”—. Captura de cuentas lo añade con la fecha a las señales de esa cuenta, así que la historia está en la tarjeta de la cuenta regresiva a noventa, sesenta y treinta días, justo cuando la necesitas y ya no la recordarías. Lo que oyes sobre querer más —“preguntaron por el plan superior”— va en su propia línea, el margen de crecimiento, con tus palabras y nunca como una previsión.
• Toma la tarjeta de los noventa días como preparación, no como un empujón: pídele a Myrtle que te ponga al día antes de la llamada (“prepárame para la renovación de Northwind”) y tendrás el valor, la fecha, la salud que marcaste, el último contacto y cada señal en orden, con lo que sigue abierto en su plan y quién es quién allí. Después, la conversación es tuya.
• Lee “En silencio” el lunes, después de la revisión. Sesenta días sin contacto real es el valor predeterminado, y puedes cambiarlo con solo decirlo; la lista va del silencio más largo al más corto, y el recuento de días es todo lo que afirma. Si ves ahí un nombre que no te preocupa, lo normal es que el umbral no sea el adecuado para esa cuenta, no que pase algo.
• Mantén al día las fechas de renovación: todo el panel gira en torno a ellas. Cuando una se renueve, dilo con el plazo (“otro año”, “el de dos años”) y la fecha avanza; una cuenta sin fecha queda fuera de la cuenta regresiva en lugar de recibir una fecha supuesta.
• Dale un plan a una cuenta el día que firma y ve marcándolo. “Arma un plan de incorporación para Adventure Works”, con los pasos y las fechas que tengas en mente, se convierte en una lista en el panel, con lo abierto primero y lo más próximo primero; marca un paso ahí, o di que está hecho. Myrtle solo escribe los pasos y las fechas que le das, y una fecha de revisión es una fila del plan, nunca un evento en tu calendario.
• Antes de una revisión, pídele a Myrtle que te prepare: “prepárame para la revisión de Litware”. Recibes la cuenta resumida y, después, las preguntas para la reunión, cada una con la línea del registro de la que salió. Empieza desde “Preguntas para la revisión” en el panel y repásalas de una en una, marcando cada una al hacerla y guardando una línea con lo que se dijo; la próxima vez las respuestas siguen ahí. La lista es para la reunión; pídeselo y Myrtle la convierte en un borrador de correo con el orden del día o en el texto de una invitación para que lo envíes tú.
• Ve anotando quién es quién a medida que lo sabes: “Dana es nuestro aliado interno en Northwind”, “Tomas ya no está, ahora firma Ines”. Una persona que se va se queda en “Quién es quién”, marcada, y una línea con fecha entra en las señales de la cuenta: un registro de lo que cambió, no un veredicto sobre la renovación.
• Lee “Se renuevan en 90 días, según la salud que fijaste” junto a la lista de noventa días, y pregunta qué se renovará cuando lo quieras para otro periodo. Son tus propias marcas de salud sumadas, con el método a la vista: nunca ponderadas por una probabilidad; pregunta cuánto se conservará y Myrtle da primero la suma y luego una estimación aproximada, marcada como tal y con una salvedad. Y cuando una cuenta se va, di por qué con las palabras que te dieron; Myrtle las guarda tal como se dijeron y las pone una junto a otra cuando preguntas por qué se han ido las cuentas, sin sacar conclusiones.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Cómo llamas a cada cuenta: el nombre del registro es el que Myrtle usa al responderte.
• Cuánto tiene que durar un silencio para contar como tal: sesenta días, salvo que digas otra cosa.
• Cuándo se ejecutan la revisión de los lunes y la cuenta regresiva de las mañanas, o pausar cualquiera de las dos y llevar el registro a mano.
• Qué organizaciones nunca son cuentas y cuál es tu propio dominio, como preferencias permanentes que la revisión respeta.
• Cuánto dice la tarjeta de la cuenta regresiva, y si la quieres en las tres marcas o solo en las más cercanas.
• Tus pasos habituales de incorporación y tu ritmo de revisiones: una preferencia permanente que Myrtle ofrece como punto de partida de un plan, y que nunca escribe sin tu sí.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. La instalación termina en la pantalla de la primera revisión, donde se piden los permisos de correo y calendario: leer un año de ambos es todo el argumento, así que la petición va delante, donde tiene sentido. La pantalla conecta tu correo; si quieres que la revisión lea también tu calendario, conecta antes el calendario en la pantalla de Conectores. Iníciala y Myrtle busca un solo dato: con qué organizaciones tuviste de verdad contacto en ambas direcciones, y cuándo. Cada una se convierte en una cuenta con la persona a través de la que pasa, el último contacto y una línea con el recuento de lo que hubo en el año; cuánto vale, cuándo se renueva y cómo va quedan en blanco, porque eso lo dices tú. Nada se lee por lo que decía, nada se escribe de vuelta y no se contacta a nadie. Es una ejecución real y gasta créditos como cualquier otra.
2. Cuando termina esa primera revisión, Myrtle deja una tarjeta con lo que encontró y una invitación a repasarlo: cuáles no son cuentas de clientes en absoluto (se apartan, nunca se borran), cuándo se renueva cada una, cuánto vale aproximadamente al año, cómo va de verdad y quién es su responsable. Ahí también nombras las cuentas que la revisión no podía ver —compradas a través de un socio, llevadas por un colega— y dices cuál es tu propio dominio, para que tus colegas nunca acaben en el registro.
3. Si te saltas la revisión, el registro funciona igual a mano: Myrtle toma una a una las cuentas que se te ocurran —con quién es, cuánto vale, cuándo se renueva, cómo va— y nada de esa conversación toca tu correo. La Revisión de cuentas espera en tu pantalla de Rutinas hasta que decidas ejecutarla.
4. Sea cual sea el camino, Myrtle parte de lo que 1Presence ya sabe: tu memoria y cualquier contrato, formulario de pedido, aviso de renovación o exportación de un CRM que haya en tu bóveda. Te ofrece lo que encuentra para que digas que sí antes de que nada pase al registro, y pregunta solo por los huecos. El correo muestra con quién estuviste en contacto, no cuánto vale una cuenta ni cuándo se renueva, así que esas son las dos cosas que con más probabilidad te pedirá.
5. Se te pregunta una cosa más, una sola vez y de pasada, empieces como empieces: cómo sueles atender una cuenta una vez que firma (una incorporación estándar, un ritmo de revisiones). Myrtle guarda tu respuesta como el punto de partida que te ofrece cuando pides un plan de cuenta, y no escribe nada a partir de ella hasta que digas que sí. Si dices que no tienes ninguna, no se guarda nada.
6. Lo que siga en blanco espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Myrtle, y Myrtle te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile que una parte no se aplica a ti (una cuenta en un plan continuo no tiene fecha de renovación, por ejemplo), o que ya terminaste la puesta en marcha, y deja de preguntar.
7. A partir de ahí, dos cosas funcionan solas. La Revisión de cuentas se ejecuta los lunes a las 9:00, lee solo lo nuevo, adelanta la última interacción, añade una línea con recuento a las señales que cambiaron, vuelve a dibujar el valor en riesgo y la lista de cuentas en silencio, y deja como mucho una tarjeta breve, cuando una cuenta se ha quedado en silencio o ha pasado una fecha de renovación sin que el registro sepa qué ocurrió (y dice dónde está la respuesta), y nada en caso contrario. La Cuenta regresiva de renovaciones se ejecuta cada mañana a las 7:30, vuelve a dibujar la lista de los noventa días y solo habla el día en que una cuenta queda a noventa, sesenta o treinta días de su renovación.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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