Facturación y cobros

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión de facturas emitidas se ejecuta lunes · 8:00 y mantiene al día el panel Cobros. Los lunes: archiva lo que facturaste, marca lo que se ha pagado y dice qué ha pasado su fecha.
• Recordatorios de cobro se ejecuta jueves · 9:00, en 2 etapas: Brook lee y elige (entrega: requiere seguimiento), luego Brook redacta los recordatorios (entrega: borrador listo).
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Libro de facturas, que vive en Data/Invoice Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Libro de presupuestos, que vive en Data/Quote Book dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Facturas recurrentes, que vive en Data/Recurring Invoices dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Cobros lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: pendiente · vencidas · pagado en los últimos 90 días · facturas en el libro · adeudado, según el retraso · en el libro, por estado · facturado, mes a mes · listas para reclamar · presupuestos, según su estado · por emitir · el libro · cómo funciona este panel · tus clientes.

Las conexiones, de un vistazo: Brook cuenta con Captura de facturas emitidas · Brook cuenta con Borradores de recordatorios de cobro · Captura de facturas emitidas escribe en Libro de facturas · Revisión de facturas emitidas escribe en Libro de facturas · Cobros muestra Libro de facturas · Revisión de facturas emitidas mantiene al día Cobros · Brook ejecuta Revisión de facturas emitidas · Libro de facturas alimenta Recordatorios de cobro · Brook cuenta con Creación de facturas · Brook cuenta con Presupuestos y facturas recurrentes · Creación de facturas escribe en Libro de facturas · Creación de facturas escribe en Libro de presupuestos · Presupuestos y facturas recurrentes escribe en Libro de presupuestos · Presupuestos y facturas recurrentes escribe en Facturas recurrentes · Cobros muestra Libro de presupuestos · Cobros muestra Facturas recurrentes.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Abre Cobros un lunes, cuando ya se haya ejecutado la Revisión de facturas emitidas. “Pendiente” y “Vencidas” son las dos cifras; “Adeudado, según el retraso” te dice si se trata de una sola factura rebelde o de una deriva en todo el libro.
• Menciona una factura en cuanto sale (“le envié a Aisha la INV-1042 por el trabajo de la primera fase, 4.800, a treinta días”) y Captura de facturas emitidas la registra exactamente donde la habría puesto la revisión, con su fecha de vencimiento y todo.
• Cuando llegue un aviso de pago o un extracto bancario, pégalo en el chat o déjalo en tu bóveda. Captura de facturas emitidas lo cruza con las filas abiertas y marca solo lo que encaja, y pregunta cuando dos facturas podrían corresponder al mismo pago: eso es lo que mantiene honesto “Pendiente” sin necesidad de una hoja de cálculo.
• Lee “Listas para reclamar” el jueves, después de la pasada de Recordatorios de cobro, y luego abre tus borradores: el tono ya está ajustado a cuánto se ha retrasado cada una. Cambia lo que quieras, envía los que de verdad quieras enviar y deja el resto.
• Hazle a Brook las preguntas que un libro contable te obligaría a calcular (“qué le queda pendiente a Contoso”, “qué facturé el trimestre pasado”, “qué se cobró este mes”) y las respuestas salen de tu propio libro.
• Dile a Brook las reglas permanentes una sola vez: tus condiciones de pago, cuándo debe salir el primer recordatorio y cada cuánto después, el cliente al que nunca se le reclama. Cada revisión y cada pasada de recordatorios se rigen por ellas; y cuando una fila esté mal, dilo: esa corrección es lo que mantiene fiel el panel.
• Pídele a Brook una factura (“factúrale a Lena la renovación de marca, 3.400, a treinta días”) y Creación de facturas la escribe en tu bóveda con el siguiente número de tu serie, tus datos y cómo pagar, la abre y la pone en el libro como borrador. Expórtala como PDF desde el documento, envíala por tu cuenta y avísale a Brook cuando haya salido. Dale esos datos a Brook una sola vez: el nombre con el que trabajas, tu dirección, tu registro fiscal y tu tasa de impuesto si los tienes, y cómo debe pagarte un cliente. Se usan palabra por palabra en cada factura, presupuesto y nota de crédito, y lo que no hayas dado se deja fuera en lugar de adivinarlo.
• Di cuándo sale un presupuesto y cuándo se responde, y Presupuestos y facturas recurrentes mantiene el Libro de presupuestos; Presupuestos, según su estado muestra lo que está esperando y lo que se convirtió en trabajo. Pide la factura de un presupuesto aceptado y se hace a partir del presupuesto.
• Cuéntale a Brook sobre todo lo que facturas de forma periódica (una cuota fija, un plan de soporte, una tarifa anual) y cuándo toca la siguiente. Por emitir muestra lo que toca en los próximos siete días después de cada revisión del lunes, y no se emite nada hasta que lo pidas.
• Para una nota de crédito, un estado de cuenta de un cliente o cómo funciona una norma fiscal sobre facturas, solo pregunta. La nota de crédito se registra en la factura que corrige, el estado de cuenta enumera lo que ese cliente tiene abierto y la respuesta fiscal sale de las propias páginas de la autoridad fiscal, con la fuente. Qué tasa cobras sigue siendo decisión tuya.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Tus condiciones de pago (treinta días, cuarenta y cinco para los clientes más grandes), dichas una vez y aplicadas a cada fila que se registre después.
• Cuándo debe salir el primer recordatorio y cada cuánto después, y los clientes a los que nunca se les reclama.
• El buzón desde el que salen tus facturas, para que la revisión busque en un solo sitio en lugar de en todos los que puede alcanzar.
• Cuándo se ejecutan la revisión del lunes y la pasada de recordatorios del jueves, o apagar cualquiera de las dos y llevar el libro a mano.
• Tus datos para los documentos (nombre, dirección, registro fiscal y tasa de impuesto, cómo pagarte y cómo numeras facturas, presupuestos y notas de crédito), dichos una vez y usados en cada documento.
• Cuánto tiempo vale un presupuesto, y cuáles de tus facturas se repiten, cada cuánto y cuándo toca la siguiente.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Añadir el Kit termina en la pantalla de la primera revisión, donde se pide el permiso de correo: esa es toda la propuesta, así que la petición va delante. Iníciala y Brook recorre un año de tu correo enviado en busca de las facturas que emitiste (número, cliente, importe, fecha de vencimiento), y lo que te llegó de vuelta en busca de los avisos de pago que las saldaron, y con eso arma el libro. Lee; nunca envía nada, nunca responde y nunca le reclama a un cliente. Es una ejecución real y consume créditos como cualquier otra.
2. Cuando termina esa primera revisión, Brook deja una nota breve en tu bandeja de entrada de 1Presence con lo que registró (cuántas facturas, para cuántos clientes) y te invita a dedicar unos minutos a las cosas que solo tú sabes: desde qué buzón salen tus facturas, cuáles de ellas te toca cobrar de verdad y cuáles son tus condiciones de pago. Ahí también dices qué se pagó ya y completas lo que el correo no podía mostrar: una cifra que solo estaba en la factura adjunta, una factura emitida en una herramienta contable, un pago que llegó sin correo. La misma tarjeta ofrece ejecutar la revisión a los pocos minutos de que llegue correo nuevo de los remitentes que leyó, además de en su horario: basta un toque para decir que sí, hasta 24 ejecuciones extra al día, por ahora solo con Gmail.
3. Si te saltas la revisión, el libro sigue funcionando a mano. Brook parte de lo que 1Presence ya sabe (lo que hayas mencionado y las copias de facturas o una exportación de tu herramienta contable que haya en tu bóveda), te ofrece lo que encontró para que lo confirmes y pregunta solo por los huecos: el número, a quién fue, por qué concepto, el importe y cuándo vencía. Nada en esa conversación toca tu correo, y la Revisión de facturas emitidas espera en tu pantalla de Rutinas hasta que decidas ejecutarla.
4. Lo que siga en blanco espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Brook, y Brook te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile que una parte no se aplica a ti (por ejemplo, que no facturas nada de forma periódica), o que ya terminaste la puesta en marcha, y deja de preguntar.
5. Después, la revisión se ejecuta los lunes por la mañana: registra lo nuevo, marca como pagado solo lo que un aviso de pago confirma sin lugar a dudas, vuelve a dibujar el panel y solo deja una tarjeta cuando algo ha pasado su fecha, un pago no se pudo asignar, una factura llegó sin su importe o sin su fecha de vencimiento, toca emitir una factura recurrente o una que facturas de forma periódica parece no haber salido (y dice dónde conseguir lo que falta). Los jueves por la mañana llega la pasada de recordatorios: Brook elige las facturas que llevan demasiado tiempo, se salta cualquiera sobre la que ya hayas estado en contacto en las últimas dos semanas, y escribe cada recordatorio en tus borradores. Nunca se envía nada.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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