Cumpleaños y ocasiones

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Revisión de ocasiones se ejecuta lunes · 8:00 y mantiene al día el panel Lo que viene. Los lunes: adelanta las fechas, lee tu calendario en busca de eventos anuales que no has mencionado, vuelve a dibujar la cuenta atrás y avisa con al menos dos semanas de antelación.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Ocasiones, que vive en Data/Occasions dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Ideas de regalo, que vive en Data/Gift Ideas dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Plan del día, que vive en Data/Day Plan dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Lista de invitados, que vive en Data/Guest List dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Regalos en grupo, que vive en Data/Group Gifts dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Agradecimientos, que vive en Data/Thank Yous dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel Lo que viene lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: próximos 30 días · qué tipo · gastado, por persona · en el registro · gastado hasta ahora · por hacer · aún por aportar · por agradecer · el año, mes a mes · el registro · banco de ideas de regalo · cómo funciona este panel.

Las conexiones, de un vistazo: Captura de ocasiones escribe en Ocasiones · Revisión de ocasiones escribe en Ocasiones · Captura de ocasiones escribe en Ideas de regalo · Preselección de regalos escribe en Ideas de regalo · Planificador de ocasiones escribe en Plan del día · Planificador de ocasiones escribe en Lista de invitados · Planificador de ocasiones escribe en Agradecimientos · Planificador de ocasiones escribe en Ideas de regalo · Regalo en grupo escribe en Regalos en grupo · Regalo en grupo escribe en Ideas de regalo · Lo que viene muestra Plan del día · Lo que viene muestra Regalos en grupo · Lo que viene muestra Agradecimientos · Lo que viene muestra Ocasiones · Lo que viene muestra Ideas de regalo · Revisión de ocasiones mantiene al día Lo que viene · Clover ejecuta Revisión de ocasiones · Clover cuenta con Captura de ocasiones · Clover cuenta con Preselección de regalos · Clover cuenta con Planificador de ocasiones · Clover cuenta con Regalo en grupo.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Pon en el registro todas las fechas que se te ocurran el mismo día que lo instalas: el nombre que le darías, de quién es, el día y con cuánta antelación quieres el aviso. El calendario, el recuento y el registro se llenan con esa primera sesión; “Próximos 30 días” espera a la revisión del lunes, así que ejecútala desde tu pantalla Rutinas si quieres ver hoy mismo la cuenta regresiva.
• Suelta una idea de regalo en cuanto se te ocurra, “a Sam le encantarían esos calcetines para correr” o “Maya dijo que quería una planta para el departamento nuevo”, y Captura de ocasiones la guarda en el banco junto a la persona. Eso es lo que convierte marzo en el recordatorio que llega en septiembre con algo ya pensado.
• Para saber qué hay que hacer, lee la tarjeta del lunes, no el panel: llega al menos con tu antelación, con la fecha, el presupuesto y todas las ideas que esperan para esa persona, y lo que le regalaste la última vez para no repetirlo. Dile a Clover con cuánta antelación te gusta enterarte y eso pasa a ser el valor por defecto de cada fecha nueva; si una tarjeta llega siempre demasiado tarde para mandar algo por correo postal, cambia los días de antelación de esa fecha diciéndolo. Cuando llegue una fecha que ya no celebras, dilo y se aparta, nunca se borra.
• Antes de comprar, pregúntale a Clover “¿qué le regalo a Priya?” y Preselección de regalos te devuelve tu propio banco: primero lo que entra en el presupuesto, lo que ya compraste y está esperando, y lo que le regalaste la última vez para no repetirlo. Di “compré la taza, 22 €” y la fila avanza con el costo; “Gastado hasta ahora” y “Gastado, por persona” solo suman lo que dijiste que pagaste.
• Deja que la revisión lea tu calendario en lugar de volver a escribirlo: un evento anual de alguien que está en tu Libreta de contactos entra en el registro por sí solo; a quien no esté en la libreta se le ofrece por su nombre en la tarjeta, nunca se añade. Nunca se escribe nada en el calendario a menos que pidas que se ponga una fecha.
• ¿Organizas un día? Cuéntale a Clover la ocasión y las tareas a medida que se te ocurran (“reservar la mesa para el viernes”, “Ines trae las bebidas”) y Planificador de ocasiones las guarda en el Plan del día, con quién hace cada una y para cuándo solo si lo dijiste. “Por hacer” en el panel muestra lo que sigue abierto, lo más cercano primero, y una marca ahí da una tarea por hecha, así que puedes ir avanzando el mismo día sin decir nada dos veces. Clover lleva tu lista; no te dice qué necesita una fiesta.
• Di quién viene a medida que llegan las respuestas (“Noor viene con dos más, Lena está en duda, a Omar aún no lo he invitado”) y pregunta “¿quién viene?” cuando quieras: recibes los números sumados con el cálculo a la vista, los que están en duda y los que aún esperan respuesta, por nombre, y a quién no has invitado. Invitar es cosa tuya. Clover no envía nada a ningún invitado; pídeselo y redacta la invitación o el mensaje para que lo envíes tú, y solo anota lo que le dices que ya has preguntado.
• Antes de encargar algo que hay que entregar, pídele a Clover el último día para pedirlo y dale el plazo de entrega que indica el vendedor: “tarda ocho días hábiles y lo necesito para el 10”. Clover cuenta hacia atrás desde el día en que lo necesitas, te muestra la cuenta y dice qué no puede ver, como los feriados y la hora límite del vendedor. Nunca busca por su cuenta una tienda ni un plazo de entrega. La fecha queda en la idea de regalo, o en la tarea, y la tarjeta del lunes la repite junto a la idea.
• ¿Participas con otros en un regalo? Di quién entra y cuánto pone cada uno, o “a partes iguales, sesenta entre cuatro”, y Regalo en grupo guarda una fila por persona y lo suma cuando lo pidas: lo que suman las partes, lo que ya entró, quién falta por pagar y si cubre el precio que diste. Marca a quien ya pagó en “Aún por aportar”. Clover no guarda dinero ni envía ningún mensaje para pedirlo (pídeselo y redacta uno para que lo envíes tú), y solo tu propia parte cuenta como lo que gastaste.
• Después del día, dile a Clover quién te dio qué (“Noor una bufanda, Ben una botella de vino, Ines cocinó todo el día”) y “Por agradecer” guarda la lista, la más antigua primero, para que la recorras y marques cada una a medida que escribes el agradecimiento. Clover lleva la lista; pídeselo y redacta la nota, la tarjeta o el mensaje para que lo envíes tú.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Con cuánta antelación quieres el aviso, por fecha o por defecto: “dame un mes para Sam”, “con dos semanas está bien para los demás”.
• Un presupuesto por ocasión, o ninguno: un hueco en blanco nunca se reclama.
• Cuándo se ejecuta la Revisión de ocasiones, o pausarla y llevar el registro a mano.
• Si una fecha debería ir alguna vez a tu calendario: solo se añade cuando lo pides, y puedes decir que nunca.
• Quién y qué no debe estar nunca en el registro, como una preferencia fija que la revisión respeta al leer el calendario.
• El registro y el banco son tuyos para editar: recuperar una fecha apartada, corregir lo que calculaste para una idea, lo que algo costó de verdad.
• Quién hace cada tarea y para cuándo: en blanco significa tú, y una tarea sin día no tiene ninguno, porque nada se fecha por tu cuenta. El Plan del día, la Lista de invitados, los Regalos en grupo y los Agradecimientos también son tuyos para editar a mano.
• Si quieres que se lleve una lista de invitados, un regalo en grupo o una lista de agradecimientos. Di “nunca lleves listas de invitados” una vez y pasa a ser una preferencia fija que Clover respeta.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. La instalación termina con “Conoce a Clover” y una conversación breve, no un formulario. Clover parte de lo que 1Presence ya sabe: los cumpleaños y aniversarios que has mencionado antes, y cualquier lista de cumpleaños o exportación de contactos que haya en tu bóveda. Te ofrece lo que encuentra para que lo confirmes y solo pregunta lo que falta. Si tienes instalado Mantener el contacto, Clover también te ofrece las personas que ya están en tu Libreta de contactos (una lista de nombres para tocar, primero aquellos con quienes has hablado más recientemente) y te pregunta cuáles tienen una fecha que te gustaría guardar, para no preguntarte dos veces por nadie; si aún no hay libreta, simplemente te pregunta quién te viene primero a la cabeza. Luego, cada ocasión por turno: qué es, el día, con cuánta antelación quieres el aviso (catorce días si no dices otra cosa), un presupuesto si quieres y el año en que empezó, si lo sabes. Cada una entra en el registro a medida que la dices, y una persona que aún no está en la libreta entra primero en ella. Alguien cuyo día no conoces entra igualmente, con el día en blanco, y Clover dice dónde podría encontrarse.
2. Nada en esa conversación pide tu calendario. Hacia el final, Clover dice una vez que la revisión del lunes lee tu calendario en busca de eventos anuales que no has nombrado y pide ese acceso en su primera ejecución, y que puedes ejecutarla enseguida desde la pantalla Rutinas si quieres ver hoy mismo la cuenta regresiva. El calendario, el recuento y el registro ya se dibujan con lo que dijiste.
3. Puedes parar cuando quieras: las fechas que se te ocurran ya son una primera sesión completa. Lo que siga faltando, ninguna fecha todavía o una persona cuyo día no conocías, espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Clover, y Clover te lo ofrece una sola vez, la próxima vez que hablen. Dile que una parte no se aplica, o que ya terminaste de configurar, y deja de preguntar. Hasta que haya una primera ocasión en el registro, la revisión se retira y deja una sola tarjeta que te invita a volver en lugar de recorrer un registro vacío.
4. Después, la revisión se ejecuta cada lunes a las 8:00: pasa al año siguiente cualquier fecha que ya haya pasado, lee tu calendario en busca de eventos anuales y añade los de las personas de tu libreta, vuelve a dibujar “Próximos 30 días” y deja como mucho una tarjeta por semana (las ocasiones que ya están dentro de su antelación, con el presupuesto, las ideas del banco y el último día para pedir las que diste un plazo de entrega, y como mucho tres fechas del calendario que quizá quieras guardar) o ninguna, cuando no viene nada. Lee tu calendario y nunca escribe en él.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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