Práctica de consultoría

Cómo funciona

La mecánica de este Kit, sin rodeos: qué se ejecuta y cuándo, dónde acaban los datos y qué miras tú.

• Planificador de llamadas se ejecuta días laborables a las 7:00 y mantiene al día el panel La práctica. Cada día laborable a las siete: las sesiones de hoy y un informe escrito para cada una que lo necesite.
• Repaso de la práctica se ejecuta los viernes a las 16:00 y mantiene al día el panel La práctica. Los viernes: lo que queda por entregar frente a lo que vendiste, lo que parece que vale la pena facturar y en torno a qué gira una y otra vez la práctica.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Cartera de encargos, que vive en Data/Practice Roster dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de sesiones, que vive en Data/Session Log dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Agenda de sesión, que vive en Data/Session Agenda dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Metas de los clientes, que vive en Data/Client Outcomes dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Recursos para clientes, que vive en Data/Client Resources dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• Lo que se captura acaba en el conjunto de datos Registro de supervisión, que vive en Data/Supervision Log dentro de tu bóveda: tuyo para abrir, buscar y editar como cualquier otro archivo.
• El panel La práctica lee del conjunto de datos y muestra de un vistazo: sesiones de esta semana · informes listos · agenda para la sala · en qué punto están las metas · encargos en cartera · en qué punto están los encargos · sesiones pendientes, por encargo · la cartera · cada sesión y lo comprometido · temas entre clientes · cómo leer este panel · sesiones por cliente · tu supervisión y formación, horas por tipo.

Las conexiones, de un vistazo: Glade cuenta con Notas de sesión · Glade cuenta con Preparación de informes · Notas de sesión escribe en Registro de sesiones · Planificador de llamadas escribe en Registro de sesiones · Notas de sesión escribe en Cartera de encargos · Planificador de llamadas escribe en Cartera de encargos · La práctica muestra Cartera de encargos · La práctica muestra Registro de sesiones · Planificador de llamadas mantiene al día La práctica · Repaso de la práctica mantiene al día La práctica · Glade ejecuta Planificador de llamadas · Glade ejecuta Repaso de la práctica · Glade cuenta con Agenda y horarios · Glade cuenta con Metas y recursos · Glade cuenta con Supervisión y formación · Agenda y horarios escribe en Agenda de sesión · Agenda y horarios escribe en Registro de sesiones · Metas y recursos escribe en Metas de los clientes · Metas y recursos escribe en Recursos para clientes · Supervisión y formación escribe en Registro de supervisión · La práctica muestra Agenda de sesión · La práctica muestra Metas de los clientes · La práctica muestra Registro de supervisión.

Sacarle el máximo partido

Un Kit se gana su sitio cuando cambia lo que miras y lo que dices, no cuando se instala. Este es el ritmo que hace que valga la pena.

• Lee la tarjeta de la mañana antes de la primera sesión, no el panel: para eso existe la ejecución de las siete. Nombra las sesiones del día con sus informes, y cada informe es un documento de tu bóveda que puedes abrir de camino. El panel es para el viernes.
• Cuenta la sesión en voz alta en cuanto salgas de ella: “acabo de salir de la de Dana; trabajamos lo de la carta y la trae la próxima vez”. Notas de sesión escribe la nota, la archiva a su nombre, pone en una fila propia lo que ELLA se comprometió a hacer y actualiza el recuento del encargo. Treinta segundos en ese momento valen más que una hora intentando reconstruirlo un domingo, y la columna de compromisos es con lo que abre el siguiente informe.
• Mantén un criterio estricto sobre lo que entra en “a qué se comprometió”. Es lo que el CLIENTE dijo que haría: no lo que tú acordaste enviar ni lo que crees que debería hacer. Lo que debes tú va en las notas. La columna solo vale algo porque guarda una sola clase de cosa, y es la mejor pregunta con la que abrir una sesión.
• Usa el recuadro de sesiones pendientes como la señal honesta del viernes. Es pura aritmética (las contratadas menos las sesiones usadas) y las dos cifras detrás de cada barra están en la tabla de la cartera, justo debajo, así que puedes comprobar la cuenta en vez de fiarte de ella. Cuando el registro da por realizadas más sesiones de las que cuenta la cartera, la cifra del registro es la que se resta. Es lo que te avisa de que a un cliente se le están acabando las sesiones mientras todavía planeas la siguiente.
• Pregúntale a Glade en vez de buscar: “¿en qué punto estamos con Tomas?”, “¿a qué se comprometió Marco la última vez?”, “¿quién dejó de dar señales?”. Lee la cartera y el registro y responde con lo que está escrito, y te dice con claridad cuándo algo no consta en vez de rellenar el hueco.
• Deja que el recuadro de temas hable de la práctica, nunca de una persona. Nombra lo que surgió en más de un encargo y en cuántos, que es de donde sale una charla, una publicación o un cambio en tu forma de trabajar. Nunca nombra a un cliente, y Glade no lleva lo que dijo un cliente al informe de otro aunque se lo pidas.
• Pide una agenda el día antes de una sesión que la necesite: “prepárame una agenda para Dana el jueves”. Glade la escribe a partir de a qué se comprometió ella la última vez, lo que dejó pendiente la última nota, una meta aún en marcha y lo que tú añadas, y cada punto dice de dónde salió. Recórrela desde el recuadro Agenda para la sala de La práctica, punto por punto, con una marca y una nota de lo que se dijo. Lo que escribiste ahí pasa a la nota cuando dices que la sesión terminó.
• Di una vez qué quiere un cliente del trabajo, con sus palabras: “Dana quiere que su equipo decida sin consultarla”. Se guarda tal como ella lo dijo. En qué punto está es palabra tuya, nunca de Glade: di “eso va en marcha” o “ya llegó” y el día queda al lado. Di también qué le diste (“le di la matriz de delegación, la usó con dos de sus responsables”), y el informe antes de la próxima sesión lleva las dos cosas.
• Pregunta “¿cuándo puedo ver a Marco?” y Glade lee tu calendario en los días a los que apunta su frecuencia y propone hasta tres horarios. No reserva nada y no envía nada: reservar es cosa tuya, y la nota a Marco proponiendo los horarios te la redacta para que la envíes tú cuando se lo pidas.
• Cuéntale a Glade tu propia supervisión y formación según ocurre, “dos horas de supervisión esta mañana”, y queda en un registro de horas que es solo tuyo. Deja fuera el nombre de un cliente aunque la sesión haya tratado de uno, así que lo que llevaste a tu supervisor no entra en él.

Hazlo tuyo

Aquí nada es fijo. Las piezas son agentes, rutinas, conjuntos de datos y paneles corrientes, así que todo lo que sepas sobre moldearlos vale aquí. Retira lo que no aporte nada.

Lo que la gente suele cambiar primero

Di cualquiera de estas cosas en el chat, o edítalas en la página del Kit dentro de la aplicación.

• Cuándo llega la tarjeta de la mañana (de serie, los días laborables a las siete) y cuándo se ejecuta el repaso, o pausar cualquiera de los dos y conservar la cartera y el registro tal como están.
• Si cada sesión recibe un informe o solo las que pidas. Lo dices una vez y queda guardado.
• Qué series de reuniones nunca son encargos, y el dominio de tu propia organización para que las reuniones internas nunca se archiven. Una línea cada una, y la ejecución deja de sugerirlas.
• Lo contratado, las condiciones y la tarifa de cada encargo: solo tuyos, anotados tal como los das. Nada estima una tarifa, y un campo vacío se queda vacío.
• La fase en la que está un encargo. Solo cambia cuando lo dices tú: quedarse sin sesiones contratadas no lo pasa a “en cierre”, y nada se cierra sin tu palabra.
• Si una grabadora alimenta las notas. Puedes conectar Read AI o Plaud en Conectores si quieres que las transcripciones se incorporen a una nota de sesión; nada llega a ninguna nota hasta que lo hagas.
• Las horas en las que das sesiones, los días que dejas libres y cuánto dura una sesión. Se dice una vez y queda guardado, y solo se usa cuando pides un horario.
• Un número de horas de supervisión que te pide tu organismo profesional, si quieres contrastar el registro con él. Glade anota la cifra que le des y, si nombras el organismo, puede buscar su propia página publicada y decirte dónde lo encontró.

Tu primera ejecución

Al instalarlo se abre una breve conversación de configuración, no un formulario. Responde a grandes rasgos y corrige después.

1. Al añadir el Kit se te ofrece la primera ejecución en ese mismo momento: conecta tu calendario en la misma pantalla, y tu correo en la pantalla de Conectores si quieres que se ubiquen las entradas escuetas, iníciala con un toque y Glade repasa un año de tu calendario en busca de las reuniones que tienes una y otra vez con alguien de fuera de tu organización. Cada una se convierte en un encargo de la cartera, con todas las sesiones que puede ver que ya realizaste asociadas a él. Cuando una entrada del calendario es demasiado escueta para saber con quién fue, lee el asunto del correo con el que se organizó, para ese dato y nada más.
2. ¿Prefieres no conectar nada? Dilo y Glade arma la cartera contigo, encargo por encargo. Parte de lo que 1Presence ya sabe, en tu memoria y en las propuestas o los acuerdos de trabajo que tengas en tu bóveda, y solo pregunta por los huecos: el cliente, en qué consiste el trabajo, qué contrataste y, más o menos, cuántas sesiones llevas. El Planificador de llamadas queda en tu pantalla de Rutinas por si cambias de idea más adelante.
3. Cuando termina la primera ejecución, Glade deja una nota breve con lo que archivó y te pide veinte minutos para lo que un calendario no puede saber: qué se contrató en cada encargo y en qué condiciones, cuántas de esas sesiones has usado en realidad, cuáles de estos son de verdad encargos (una reunión interna fija no lo es) y cualquier encargo cerrado por llamada que nunca llegó a tu calendario. Glade parte de lo que ya sabe y de lo que hay en tu bóveda, anota tus cifras tal como se las das y nunca estima una tarifa.
4. Lo que siga en blanco espera en la página del Kit con un camino de vuelta a Glade, y Glade te lo ofrece una vez la próxima vez que hablen. Dile a Glade que una parte no se aplica a ti, o que ya terminaste de configurar, y deja de preguntar.
5. A partir de ahí, el Planificador de llamadas se ejecuta cada día laborable a las siete: pasa al registro lo que se haya reservado desde la última vez, escribe el informe de cada sesión de los próximos dos días que aún no lo tenga, vuelve a dibujar la semana siguiente y deja una tarjeta solo cuando el día de verdad trae algo. El Repaso de la práctica se ejecuta los viernes.
6. Glade nunca contacta a un cliente y nunca escribe en tu calendario; un seguimiento, un resumen o una nota proponiendo horarios te los redacta para que los envíes tú cuando se lo pidas, solo a partir del registro de ese cliente, y nada de las sesiones de un cliente pasa al informe de otro.

Observa la primera pasada y luego dile qué habrías hecho de otra manera: esa corrección le enseña más que cualquier configuración.

Lo esencial

El aprendizaje, las preferencias y el costo de las ejecuciones funcionan igual en todos los Kits, así que se explican una sola vez, en la guía de Kits.

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