Pipeline commercial et prévisions

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue du pipeline tourne en semaine, le matin · 8 h et tient à jour le tableau de bord Pipeline. Chaque matin ouvré — lit ce qui est arrivé, tient à jour la dernière étape, la prochaine étape et les tâches de chaque affaire, et ne change une étape que là où le courrier montre qu’elle a changé.
• Bilan de la prévision tourne le vendredi · 17 h et tient à jour le tableau de bord Pipeline. Le vendredi après-midi — fait le total de la semaine, recalcule la prévision pondérée et le taux de réussite, et dit ce qui a réellement bougé.
• Brief du contact tourne quand vous le demandez, depuis le poste d’appel. Avant de composer : un brief court sur un contact, écrit dans le registre des contacts.
• Recherche sur l’organisation tourne quand vous le demandez, depuis le poste d’appel. Les chiffres que votre équipe suit pour chaque organisation, cherchés une fois et partagés par tous ceux qui l’appellent.
• Récapitulatif des appels de l’équipe tourne les matins des jours ouvrés · 8 h 30. Les matins des jours ouvrés — les appels de la veille par personne, face à ses propres objectifs.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Registre des affaires, rangé sous Data/Deal Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Tâches des affaires, rangé sous Data/Deal Tasks dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Registre des contacts, rangé sous Data/Lead Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Journal des appels, rangé sous Data/Call Log dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Validations de remises, rangé sous Data/Discount Approvals dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Modèles de relance, rangé sous Data/Follow-up Templates dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Objectifs de l’équipe, rangé sous Data/Team Targets dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord Pipeline lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : étape · cette affaire · pipeline ouvert pondéré · taux de réussite, quatre derniers trimestres · affaires au registre · le pipeline, par étape · où va le trimestre · affaires bloquées — le plus longtemps à une étape · taux de réussite, trimestre par trimestre · prochaines actions, par échéance · chaque affaire, où elle en est · le tableau du pipeline · tâches, les plus proches d’abord · comment fonctionne ce tableau · le registre.
• Le tableau de bord Appels lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : appels du jour · minutes de conversation aujourd’hui · ce contact · appeler · appels du jour, selon leur issue · appels précédents à ce contact · votre liste d’appels.

Le câblage, en un coup d’œil : Bracken dispose de Saisie des affaires · Bracken dispose de Point sur le pipeline · Bracken dispose de Brief d’appel · Bracken dispose de Séquences de relance · Bracken dispose de Remises et motifs de clôture · Bracken dispose de Relances à partir de modèles · Bracken dispose de Note de passation · Brief d’appel écrit dans Registre des contacts · Appels affiche Registre des contacts · Appels affiche Journal des appels · Saisie des affaires écrit dans Registre des affaires · Revue du pipeline écrit dans Registre des affaires · Saisie des affaires écrit dans Tâches des affaires · Revue du pipeline écrit dans Tâches des affaires · Séquences de relance écrit dans Tâches des affaires · Séquences de relance écrit dans Registre des affaires · Remises et motifs de clôture écrit dans Validations de remises · Remises et motifs de clôture écrit dans Registre des affaires · Relances à partir de modèles écrit dans Modèles de relance · Relances à partir de modèles lit Registre des affaires · Note de passation lit Registre des affaires · Note de passation lit Tâches des affaires · Note de passation lit Validations de remises · Pipeline affiche Registre des affaires · Pipeline affiche Tâches des affaires · Revue du pipeline tient Pipeline à jour · Bilan de la prévision tient Pipeline à jour · Bracken exécute Revue du pipeline · Bracken exécute Bilan de la prévision · Brief du contact écrit dans Registre des contacts · Recherche sur l’organisation écrit dans Registre des contacts · Bracken exécute Brief du contact · Bracken exécute Recherche sur l’organisation · Récapitulatif des appels de l’équipe lit Journal des appels · Récapitulatif des appels de l’équipe lit Objectifs de l’équipe · Bracken exécute Récapitulatif des appels de l’équipe.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Lisez le tableau de bord le lundi matin, puis de nouveau après le bilan du vendredi. Le lundi vous dit ce que la Revue du pipeline a fait bouger pendant le week-end et ce qui s’est endormi ; le vendredi, ce que pèse désormais votre pipeline ouvert et quelles affaires l’ont fait bouger. « Affaires bloquées » est le signal honnête — mesuré, pas jugé : plus de trente jours à une même étape, les plus anciennes d’abord.
• Donnez à chaque affaire ouverte une valeur et une probabilité, même approximatives. La prévision n’est rien d’autre que la somme, sur les affaires ouvertes, de la valeur multipliée par la probabilité : une affaire sans probabilité n’y figure tout simplement pas — et Bracken dit combien ont été laissées de côté plutôt que de deviner à votre place. C’est tout l’arrangement : les chiffres sont à vous, l’arithmétique est à lui.
• Dites à Bracken, dès la première conversation, comment VOUS appelez vos étapes. Le registre en stocke six, fixes, pour que l’entonnoir se dessine dans l’ordre, mais Bracken parle ensuite avec vos mots — « Découverte », « Chiffrage », « Formalités » — et inscrit les six en dessous. Cela tient en une phrase, et chaque échange suivant sonne alors comme votre métier plutôt que comme un CRM.
• Annoncez un mouvement comme vous le diriez à votre voisin de bureau — « Northwind passe en proposition, soixante pour cent, j’envoie les conditions vendredi » — et Saisie des affaires change l’étape, date le jour du changement et classe la prochaine action avec son échéance. C’est à partir de cette date que compte « Affaires bloquées » : le dire en passant, c’est ce qui garde l’ancienneté honnête. Quand un fil se révèle n’avoir jamais été une affaire, dites-le aussi : il est mis de côté et perd son étape, si bien qu’il sort de l’entonnoir et de tous les chiffres sans être supprimé, et sans être déclaré perdu ni faire discrètement baisser votre taux de réussite.
• Demandez le tour complet avant une discussion sur la prévision : « fais-moi le tour du pipeline ». Point sur le pipeline le relit étape par étape, avec les valeurs, les probabilités et les jours passés à chaque étape, et montre le calcul derrière la prévision, pour que vous puissiez le vérifier plutôt que de le croire sur parole. Nommez une affaire et vous obtenez cette affaire, plus ce qui s’est dit sur le client en conversation.
• Ouvrez l’app du kit pour la journée de travail. « Aujourd’hui » liste les affaires qui attendent quelque chose de vous, « Affaires » et « Tableau » contiennent le pipeline, et « Prévisions » montre le calcul derrière le chiffre de la semaine ; déplacer une carte sur le tableau déplace l’affaire dans le registre. Travaillez la liste d’appels depuis le « Poste d’appels » de l’app : lancez l’appel et votre navigateur appelle le contact — ou votre propre téléphone sonne d’abord, si vous préférez — pendant que Bracken vous rappelle qui il est. Quand vous raccrochez, le résultat tient en une touche et l’appel rejoint l’historique du contact. Si votre équipe enregistre les appels, un administrateur peut activer un bref avis que l’autre personne entend avant de vous entendre.
• Planifiez une séquence de relances en une phrase : « un appel jeudi, un e-mail le lundi suivant, un dernier appel ce vendredi ». La compétence Séquences de relance classe chaque relance comme une tâche datée sur cette affaire, calcule toute date que vous n’avez pas donnée vous-même pour que vous puissiez vérifier la somme avant de classer, et garde la prochaine action de l’affaire sur la première relance encore ouverte. Bracken ne choisit jamais combien de relances il y a ni leur espacement : dites votre espacement habituel une fois et il est gardé comme préférence. Une séquence ne s’arrête pas d’elle-même quand un acheteur répond : cochez une relance, ou demandez d’abandonner le reste.
• Dites une remise en passant : « Halden veut dix pour cent de remise sur la première année, je l’ai soumis à la finance ». La compétence Remises et motifs de clôture la garde dans Validations de remises, sur l’affaire, puis classe la décision, qui l’a prise et quand, dès que vous dites ce qu’il en est advenu. Demandez ce qui attend une décision et l’attente la plus longue vient en premier. Bracken n’approuve, ne refuse ni ne conseille jamais sur une remise, et une remise approuvée ne change rien sur l’affaire tant que vous ne lui donnez pas une nouvelle valeur. Bracken ne calcule pas non plus de prix remisé et n’écrit pas le devis : le Kit n’écrit ni proposition ni devis.
• Dites à Bracken pourquoi une affaire a été gagnée ou perdue dans vos propres mots, le jour de la clôture ou plus tard : « ils sont partis en interne », « ils nous ont choisis pour l’assistance ». Bracken ne demande jamais pourquoi de lui-même et ne fournit jamais un motif. Quand vous voulez voir la tendance, demandez « pourquoi perdons-nous ? » : Bracken propose des groupes sous forme de questions, vous les nommez, et ensuite il compte les affaires de chaque groupe et montre la somme.
• Gardez les relances que vous écrivez encore et encore comme modèles : « garde ça comme ma note après proposition ». La compétence Relances à partir de modèles garde votre texte exactement comme vous l’avez écrit : marquez donc les blancs comme vous voulez, [prénom] ou {affaire}. « Utilise ma note après proposition pour Northwind » les remplit ensuite d’après la fiche de l’affaire et met le brouillon dans vos brouillons d’e-mail. Un blanc que la fiche ne peut pas remplir reste un crochet pour vous, et un prix, une remise ou une condition n’est jamais rempli. Quand une affaire est gagnée, demandez « la note de passation de Northwind » : la compétence Note de passation l’écrit d’après la fiche de l’affaire dans votre coffre, sous Sales/Hand-overs, liste ce que la fiche ne contient pas pour que l’équipe qui réalise sache quoi demander, et ne l’envoie à personne. Bracken n’en propose pas sans qu’on le lui demande.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• Le nom que vous donnez à chaque étape, et la correspondance entre vos mots et les six que stocke le registre — dites-le une fois et Bracken parle ensuite avec les vôtres.
• Ce qu’une probabilité signifie pour vous, et un objectif trimestriel si vous en fixez un ; l’objectif est tracé sur la prévision, comme une simple soustraction, rien de plus.
• Ce qui mérite d’être classé comme affaire — les expéditeurs et les types de fils que la revue ne doit plus jamais classer.
• L’heure de la Revue du pipeline et du Bilan de la prévision, ou la mise en pause de l’une ou de l’autre pour tenir le registre à la main.
• Si Bracken peut lire un CRM que vous tenez déjà — HubSpot, une fois connecté — en lecture seule, et seulement parce que vous l’avez dit.
• La façon dont vous espacez vos relances, dite une fois, et le nom des groupes dans lesquels vous rangez vos motifs de gain et de perte.
• Qui valide une remise, et à partir de quel niveau, si vous avez une règle : Bracken vous la restitue sous forme de question et ne l’applique jamais à votre place.
• Le texte de vos modèles de relance, autant que vous voulez, et ceux que vous avez cessé d’utiliser.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. L’installation se termine sur l’écran de la première revue, où l’accès à vos e-mails vous est demandé — c’est tout l’intérêt, alors la demande est placée devant, là où elle a du sens. Lancez-la et Bracken remonte six mois de vos e-mails à la recherche des fils où une proposition, un devis, une estimation ou un périmètre a été envoyé ou demandé. Chacun devient une affaire au registre, avec le client, l’étape atteinte par le fil et le jour où elle l’a été — la valeur, la probabilité, la date de début et la durée restant vides, car ce sont vos chiffres et rien ici ne les inventera. Il lit ; il ne répond jamais, ne rédige aucun brouillon et ne touche jamais à un CRM. C’est une vraie exécution, qui consomme des crédits comme toute autre.
2. À la fin de cette première revue, Bracken laisse une carte avec ce qu’il a trouvé — combien d’affaires, pour combien de clients — et vous invite à les passer en revue : lesquelles sont vraiment des affaires (ce qui relevait de la livraison, d’un devis fournisseur ou d’un échange interne est mis de côté, jamais supprimé), comment vous appelez vos propres étapes, ce que vaut à peu près chaque affaire, et ce qu’une probabilité signifie vraiment pour vous. C’est aussi là que vous nommez les affaires conclues au téléphone, que votre boîte n’a jamais vues passer, et que vous fixez un objectif trimestriel si vous en avez un.
3. Bracken part de ce que 1Presence sait déjà : ce que vous lui avez dit auparavant, et toute proposition, tout devis ou tableau de pipeline dans votre coffre. Il vous propose ce qu’il trouve, pour un accord, et ne demande que les trous.
4. Passez la revue et le registre fonctionne quand même à la main : Bracken vous demande comment vous appelez vos étapes, ce qu’une probabilité signifie pour vous, puis prend une à une les affaires qui vous viennent à l’esprit. Rien dans cette conversation ne touche à vos e-mails, et la Revue du pipeline attend sur votre écran Routines jusqu’à ce que vous choisissiez de la lancer.
5. Ce qui reste vide attend sur la page du Kit, avec un chemin de retour vers Bracken, et Bracken le propose une fois à votre prochaine conversation : une affaire sans valeur, sans probabilité ou sans prochaine action, ou une affaire conclue lors d’un appel ou d’une réunion que les e-mails n’ont jamais vus. Dites-lui qu’une partie ne vous concerne pas, ou que vous avez terminé la mise en place, et il cesse de demander.
6. Ensuite, la revue tourne chaque matin ouvré à 8 h, ne lit que ce qui est nouveau et ne change une étape que là où le courrier montre clairement qu’elle a changé — une proposition envoyée, des conditions échangées, une acceptation, un refus. Le silence ne fait jamais rien bouger. Elle ne lève une carte que lorsque quelque chose a bougé ou arrive à échéance. Puis chaque vendredi à 17 h, le bilan recalcule la prévision et le taux de réussite, redessine la projection et laisse une carte courte : ce qui a bougé, où en est la prévision et quelles affaires l’ont fait bouger.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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