Recrutement

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue du recrutement tourne le lundi et le jeudi · 8 h et tient à jour le tableau de bord Recrutement. Le lundi et le jeudi — fait avancer chaque candidat d’après les éléments et signale quels comptes rendus sont attendus.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Registre des postes, rangé sous Data/Role Register dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Pipeline de candidats, rangé sous Data/Candidate Pipeline dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Journal des débriefs, rangé sous Data/Debrief Log dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord Recrutement lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : le pipeline, étape par étape · en attente de retours · où ils en sont, par poste · candidats enregistrés · ce qui arrive · temps par étape — médiane en jours · l’offre sur la table · comment fonctionne ce tableau · les postes — touchez-en un pour filtrer le tableau · tous les candidats enregistrés.

Le câblage, en un coup d’œil : Birch dispose de Saisie des candidats · Birch dispose de Saisie des débriefs · Birch dispose de Relance pour les retours · Saisie des candidats écrit dans Registre des postes · Saisie des candidats écrit dans Pipeline de candidats · Revue du recrutement écrit dans Registre des postes · Revue du recrutement écrit dans Pipeline de candidats · Saisie des débriefs écrit dans Pipeline de candidats · Saisie des débriefs écrit dans Journal des débriefs · Recrutement affiche Registre des postes · Recrutement affiche Pipeline de candidats · Revue du recrutement tient Recrutement à jour · Birch exécute Revue du recrutement.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Lisez « Le pipeline, étape par étape » après une revue — le lundi et le jeudi — plutôt qu’en milieu de semaine : chaque bande indique combien de personnes sont allées au moins jusque-là, si bien que l’écart entre deux bandes montre où votre processus perd réellement des gens. Ceux qui ont été recrutés et ceux qui ne l’ont pas été restent hors de l’entonnoir, car une colonne d’étape ne peut pas dire à quelle étape quelqu’un est parti.
• Voyez dans « En attente de retours » le panneau qui justifie à lui seul le Kit. Il compte les jours depuis l’entrée de la personne dans l’étape et nomme l’intervieweur qui doit son compte rendu — et quand l’un d’eux attend depuis trop longtemps, demandez à Birch de relancer : la compétence Relance pour les retours rédige le rappel à votre collègue, dans votre style, parmi vos brouillons. Il n’est jamais envoyé à votre place, et jamais adressé au candidat.
• Dites ce qui s’est passé comme vous le diriez à un collègue — « Alice passe devant le jury jeudi avec Sam », « on a fait une offre à Bob », « Nadia est partie ailleurs » — et la compétence Saisie des candidats déplace la seule ligne qui a changé. Avec deux postes ouverts, précisez lequel ; sinon, Birch pose la question plutôt que de deviner.
• Consignez le débrief tant qu’il est frais : dites à Birch ce que l’intervieweur a dit, et la compétence Saisie des débriefs l’inscrit au Journal des débriefs avec ses mots, en lui attribuant sa propre recommandation, puis marque ce retour comme reçu. Birch n’ajoute jamais de verdict, ne fait jamais la moyenne d’un jury et ne dit jamais qui recruter — le registre est là pour que la discussion de décision s’appuie sur mieux que des souvenirs.
• Servez-vous de « Temps par étape — médiane en jours » quand un recrutement semble lent sans que personne sache dire où : c’est la médiane des personnes présentes dans chaque étape en ce moment, donc une barre haute désigne l’étape où votre processus bloque réellement. Touchez un poste dans la colonne latérale pour limiter l’entonnoir, le compteur, les barres et le calendrier à ce seul recrutement.
• Tenez le registre juste aux deux bouts : ouvrez un poste dès que vous décidez de recruter (la revue ne peut rattacher des personnes qu’aux postes qu’elle connaît), et quand un poste est pourvu, dites-le — il garde sa ligne et son historique, pour que l’entonnoir puisse encore être relu la prochaine fois que vous recruterez pour ce poste.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• La boîte où arrivent les candidatures, pour que la revue cherche au bon endroit.
• Les étapes d’entretien de chaque poste et qui y siège — elles sont propres au poste, dites avec vos mots, si bien que la revue de portfolio d’un designer et l’épreuve technique d’un ingénieur cohabitent sans peine.
• Le moment où la Revue du recrutement s’exécute, ou sa mise en pause entre deux recrutements, en tenant le pipeline à la main.
• Jusqu’où remonte la première revue, si trois mois ne correspondent pas à ce recrutement.
• Un intervieweur qu’il ne faut jamais relancer, et les cabinets dont les e-mails ne doivent pas être classés — des préférences permanentes, pas des lignes.
• Le registre vous appartient : une étape corrigée, un poste fermé, la ligne d’un candidat remise comme elle était.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. L’installation se termine sur l’écran de la première revue, où l’accès à vos e-mails et à votre agenda vous est demandé — c’est tout l’intérêt du Kit, alors la demande figure en tête, là où elle a du sens. Lancez-la : Birch remonte trois mois d’e-mails de candidatures et de prises de rendez-vous, ainsi que les entretiens déjà inscrits dans votre agenda, et reconstruit le pipeline — chaque candidat, le poste visé, l’étape où les éléments le placent, ce qui est programmé et qui y participe. Vous voyez le tableau se remplir. C’est une vraie exécution, qui consomme des crédits comme n’importe quelle autre.
2. À la fin de cette première revue, Birch laisse une seule carte avec ce qu’il a trouvé — combien de candidats, pour combien de postes — et vous invite à passer quelques minutes à corriger ce qu’il a mal lu : les postes réellement ouverts, les personnes qui ne sont pas du tout candidates, une étape mal interprétée, et qui fait passer les entretiens pour chaque poste. C’est aussi là que vous indiquez dans quelle boîte arrivent les candidatures, ce qui va dans les préférences plutôt que sur une ligne.
3. Sans la revue, le pipeline fonctionne quand même à la main : Birch commence par les postes — comment vous appelez chacun, l’équipe, à peu près quand il a été ouvert, ses étapes d’entretien et qui les mène — puis les personnes en lice pour chacun, une à une. Rien dans cette conversation ne touche à vos e-mails, et la Revue du recrutement attend sur votre écran Routines jusqu’à ce que vous décidiez de la lancer.
4. Ensuite, la revue s’exécute le lundi et le jeudi à huit heures, ne lit que ce qui est nouveau depuis la précédente, ne change une étape que lorsqu’un e-mail ou une entrée d’agenda le justifie, et laisse au plus une courte carte : qui vient d’arriver, ce qui est programmé avant la prochaine revue, et quel compte rendu se fait attendre depuis le plus longtemps. Elle lit vos e-mails et votre agenda ; elle ne répond jamais, ne crée jamais d’événement et ne contacte jamais un candidat.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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