Notes de frais et reçus

Comment cela fonctionne

La mécanique de ce kit, sans détour — ce qui tourne et quand, où atterrissent les données, et ce que vous regardez.

• Revue des reçus tourne le lundi · 7 h 15 et tient à jour le tableau de bord Dépenses. Le lundi — trouve les reçus arrivés, classe chacun et totalise ce qui reste à réclamer.
• Rapport mensuel tourne le 1er de chaque mois · 8 h et tient à jour le tableau de bord Dépenses. Le 1er — le total du mois et les reçus remboursables sur une seule feuille dans votre coffre.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Livre des dépenses, rangé sous Data/Expense Book dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Ce qui est capté arrive dans le jeu de données Journal kilométrique, rangé sous Data/Mileage Log dans votre coffre — à vous de l’ouvrir, d’y chercher et de le modifier comme n’importe quel autre fichier.
• Le tableau de bord Dépenses lit le jeu de données et montre d’un coup d’œil : ce mois-ci · reste à réclamer · reçus dans le livre · où en est chaque remboursement · où ça part · par projet ou client · mois par mois · les plus anciens à réclamer · le rapport du mois · comment fonctionne ce tableau.

Le câblage, en un coup d’œil : Saisie des dépenses écrit dans Livre des dépenses · Revue des reçus écrit dans Livre des dépenses · Pointage des remboursements écrit dans Livre des dépenses · Dépenses affiche Livre des dépenses · Revue des reçus tient Dépenses à jour · Rapport mensuel résume Livre des dépenses · Finch exécute Revue des reçus · Finch exécute Rapport mensuel · Finch dispose de Saisie des dépenses · Finch dispose de Pointage des remboursements · Frais kilométriques écrit dans Journal kilométrique · Frais kilométriques écrit dans Livre des dépenses · Vérification du relevé de carte écrit dans Livre des dépenses · Export des remboursements lit Livre des dépenses · Export des remboursements lit Journal kilométrique · Rapport mensuel résume Journal kilométrique · Finch dispose de Frais kilométriques · Finch dispose de Vérification du relevé de carte · Finch dispose de Export des remboursements.

En tirer le meilleur

Un kit gagne sa place quand il change ce que vous regardez et ce que vous dites, pas quand il est installé. Voici le rythme qui le rend payant.

• Laissez la Revue des reçus du lundi faire la lecture. Ouvrez Dépenses le lundi pour Ce mois-ci et Reste à réclamer, et faites vos demandes de remboursement à partir du panneau Les plus anciens à réclamer plutôt que d’une boîte à chaussures — il commence par les plus anciens, et une ligne passée au rouge attend depuis plus d’un mois.
• Dites une dépense au moment où vous la payez — « taxi jusqu’au client, 23,80, à me faire rembourser » — et Saisie des dépenses la classe là où la revue l’aurait fait. Un reçu papier, c’est une photo dans la conversation : Finch range l’image sous Expenses/Receipts dans votre coffre et y relie la ligne, pour que le reçu ne soit jamais perdu ni collé nulle part.
• Quand vous envoyez une demande de remboursement, dites-le — « demande d’août envoyée » — et quand l’argent revient, dites-le aussi. Pointage des remboursements fait avancer les lignes, et Reste à réclamer reste exact sans tableur. Collez l’avis de paiement et il rapproche lui-même les montants.
• Le 1er, ouvrez la feuille que le Rapport mensuel a écrite sous Expenses/Reports — le total du mois, chaque reçu encore à réclamer avec l’endroit où il se trouve — et remettez-la à la personne qui rembourse. Le rapport du mois, sur le tableau, y mène directement.
• Posez à Finch les questions qu’un tableur vous obligerait à calculer — « combien a coûté la mission Northwind jusqu’ici », « combien j’ai dépensé en déplacements le trimestre dernier ». Les réponses viennent de votre propre livre.
• Donnez une fois pour toutes vos règles à Finch — « tout ce qui passe sur la carte de l’entreprise n’est pas à réclamer », « les billets Coastal Rail vont à l’audit Northwind » — et chaque revue classe en les appliquant. Quand une ligne est fausse, dites-le ; c’est cette correction qui garde le tableau exact.
• Dites un trajet le jour où vous le faites — « chez Northwind et retour, 84 miles, pour l’audit » — et Frais kilométriques le note dans le Journal kilométrique avec la somme au taux de votre entreprise, que vous donnez une fois à Finch. Demandez le taux officiel de l’endroit où vous travaillez : Finch le consulte et nomme la page et la date où il l’a lu ; ce taux n’est utilisé que si vous le dites. La demande de chaque trajet va dans le Livre des dépenses, si bien qu’elle est comptée sur le tableau et listée sur la feuille du mois avec vos reçus.
• Indiquez une fois à Finch les plafonds de votre entreprise — « repas plafonnés à 25 par personne », « hôtels jusqu’à 150 la nuit » — et un reçu qui en dépasse un est noté sur sa ligne comme un fait, avec le chiffre. Rien n’est jugé et rien n’est retiré de la demande : ce qui est présenté reste votre décision. Un reçu payé à l’étranger garde les deux montants, avec le taux et d’où il vient, et la taxe d’un reçu est conservée exactement comme elle est imprimée.
• Quand le relevé de carte arrive, ajoutez-le à votre coffre et demandez à Finch de le vérifier. Vérification du relevé de carte écrit une courte note à côté : ce qui correspond, et les lignes sans reçu au livre. Dites lesquelles étaient pour le travail et elles rejoignent le livre. Demandez ensuite le fichier de la demande, dans les colonnes que veut le système de notes de frais de votre entreprise : Export des remboursements l’écrit sous Expenses/Exports pour que vous le téléversiez, et retient les colonnes pour le mois suivant. Un relevé que vous avez importé sous forme de tableau se vérifie de la même façon, et une ligne que vous avez étiquetée avec un projet garde ce projet quand elle rejoint le livre.

Faites-le vôtre

Rien ici n’est figé. Les pièces sont des agents, des routines, des jeux de données et des tableaux de bord ordinaires : tout ce que vous savez sur la façon de les façonner s’applique. Retirez ce qui ne rapporte rien.

Ce que les gens changent en premier, d’habitude

Dites n’importe laquelle de ces phrases en conversation, ou modifiez-les sur la page du kit dans l’application.

• La règle de la carte de l’entreprise, et ce que vous vous faites rembourser — dit une fois, appliqué par chaque revue ensuite.
• Les projets ou clients auxquels les reçus se rattachent, et quels commerçants ou trajets vont avec lesquels.
• Comment et quand partent les demandes de remboursement — chaque mois, par déplacement, via un outil précis — pour que le rapport arrive quand il est utile.
• Quand la revue du lundi s’exécute, ou la désactiver et tenir le livre à la main.
• Le taux kilométrique de votre entreprise, et si vous comptez en miles ou en kilomètres — dit une fois.
• Les plafonds que fixe votre entreprise, dans vos propres mots, pour qu’un reçu qui en dépasse un soit noté.
• Les colonnes, leur ordre et le format de date que veut le système de notes de frais de votre entreprise, pour que le fichier de la demande sorte prêt à être téléversé.

Votre première exécution

L’installation lance une courte conversation de mise en place — pas un formulaire. Répondez grossièrement, corrigez plus tard.

1. Ajouter le Kit vous propose aussitôt la première revue : connectez vos e-mails sur le même écran, lancez-la d’un toucher et regardez-la remonter six mois de reçus — billets, hôtels, abonnements logiciels, matériel, repas au restaurant, entrées et frais — et classer chacun avec son montant et l’endroit où le reçu est conservé. Le projet auquel un reçu se rattache, et le fait de vous le faire rembourser ou non, vous sont laissés plutôt que devinés. Vous préférez ne pas connecter vos e-mails ? Dites plutôt à Finch ce que vous avez payé récemment, et le livre se construit à la main. Finch part de ce que 1Presence sait déjà, les reçus et les relevés de votre coffre et ce que vous avez mentionné, et ne demande que ce qui manque.
2. Quand cette première revue est terminée, Finch laisse une courte note dans votre boîte de réception 1Presence avec ce qu’il a classé — combien de reçus, de combien de commerçants — et vous invite à passer deux minutes ensemble pour compléter ce que la messagerie ne pouvait pas montrer : ce que vous vous faites rembourser (la règle de la carte de l’entreprise), un reçu payé en devise étrangère qui attend encore le montant de la carte, les reçus papier et les paiements par carte qui n’arrivent jamais par e-mail, ce qui n’est pas une dépense professionnelle, et les projets ou clients auxquels les reçus se rattachent.
3. Ce qui reste en blanc attend sur la page du Kit, avec un chemin pour revenir à Finch, et Finch le propose une fois, la prochaine fois que vous parlez. Dites qu’une partie ne vous concerne pas, ou que vous avez terminé la mise en place, et les questions cessent.
4. Ensuite, la revue s’exécute le lundi matin : elle classe ce qui est nouveau depuis la dernière fois, totalise le mois en cours et ce qui reste à réclamer, et ne crée une carte que lorsqu’un remboursement attend depuis plus d’un mois ou qu’un reçu n’a pas pu être classé.
5. Le 1er de chaque mois, le Rapport mensuel écrit la feuille du mois dans votre coffre sous Expenses/Reports et place la ligne et le lien sur le tableau.

Regardez le premier passage, puis dites-lui ce que vous auriez fait différemment — cette correction lui apprend plus que n’importe quelle configuration.

L’essentiel

L’apprentissage, les préférences et le coût des exécutions fonctionnent de la même façon dans chaque kit — ils sont donc traités une fois, dans le guide des Kits.

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